Comment les organisations s'attaquent aux problèmes de performance grâce à une discipline progressive
Le processus comporte une série d'efforts de plus en plus formels pour fournir une rétroaction à l'employé afin qu'il ou elle puisse corriger le problème.
L' objectif de la discipline progressive est d'attirer l'attention de l'employé afin qu'il ou elle comprenne que l'amélioration de la performance des employés est essentielle s'ils veulent conserver leur emploi.
Le processus de discipline progressive ne vise pas à punir un employé, mais à l'aider à surmonter ses problèmes de rendement et à satisfaire ses attentes. La discipline progressive est plus efficace lorsqu'elle aide un individu à devenir un membre efficace de l'organisation.
La discipline progressive est utilisée le plus souvent avec des employés horaires ou non exonérés . Dans la plupart des cas, les employés salariés ou exonérés n'évoluent jamais au-delà du stade de l'avertissement verbal écrit parce qu'ils améliorent ou cherchent un emploi ailleurs.
À défaut, la discipline progressive permet à l'organisation de mettre fin, avec une documentation substantielle , à l'emploi d'employés inefficaces et réticents à s'améliorer.
Les étapes typiques d'un système de discipline progressive peuvent inclure celles-ci.
- Conseiller l'employé sur le rendement et s'assurer de sa compréhension des exigences. Vérifier s'il y a des problèmes qui contribuent à la mauvaise performance. Ces problèmes ne sont pas toujours immédiatement évidents pour le superviseur. Résolvez ces problèmes, si possible.
Un exemple d'un problème est que l'employé ne comprend pas l'objectif de ce qu'il doit contribuer. Un deuxième exemple d'un problème dans une situation de faible performance de présence est que l'employé prend congé pour aider sa mère malade. Il n'a pas dit à son gestionnaire qui aurait renvoyé la situation aux Ressources humaines d'avoir pris le temps de s'absenter de la FMLA .
- Verbally réprimander l'employé pour la mauvaise performance. Dites à l'employé que vous documenterez les prochaines étapes de la discipline progressive et que la résiliation peut avoir lieu à n'importe quel moment du processus disciplinaire progressif lorsque l'employeur croit que l'employé est incapable de s'améliorer malgré des avertissements répétés. Documentez la conversation.
- Fournir un avertissement verbal écrit formel dans le dossier de l'employé, dans le but d'améliorer le rendement de l'employé. Poursuivre la discipline progressive tant que vous croyez que l'employé fait des efforts pour amener sa performance sur la bonne voie.
- Fournir un nombre croissant de jours durant lesquels l'employé est suspendu de son travail sans rémunération. Commencez avec un jour de congé, augmentez jusqu'à trois, puis augmentez jusqu'à cinq.
- Mettre fin à l'emploi d'une personne qui refuse de s'améliorer.
Comment communiquer avec un employé pendant une mesure disciplinaire
Êtes-vous intéressé de savoir comment vous pouvez communiquer efficacement pendant les mesures disciplinaires que vous prenez pour corriger le comportement ou la performance d'un employé? Dans cet exemple, les collaborateurs de l'employé ont souvent subi le choc de l'impact de l' absentéisme ou de l'absence de contribution de l' employé .
Ils veulent savoir que vous prenez l'affaire au sérieux et que vous travaillez pour corriger le comportement.
Rien ne blesse le moral de vos employés qui contribuent plus que de ne voir aucune action prise pour corriger les actions des employés peu performants.
Vous ne pouvez pas partager ce que vous communiquez en raison de la confidentialité des employés, mais voici comment vous pouvez aborder la conversation avec l'employé non performant. La discipline est la meilleure quand vous avez personnellement été témoin du comportement alors faites un effort véritable à cette fin. Gardez à l'esprit que votre présence peut modifier le comportement de l'employé et que vous ne verrez jamais les actions que les collègues voient.
Ses collègues apprécieront toute mesure que vous prendrez pour corriger le problème. (Vous pouvez dire à vos collègues que vous avez réglé le problème - rien de plus - mais parfois ils ont besoin de savoir que leurs plaintes ont au moins été prises en compte.)
Un formulaire d'action disciplinaire guide la discussion avec le médiocre interprète
Revisitant le sujet de la discipline des employés, en particulier la discipline progressive, ce formulaire d'action disciplinaire révisé est simple et traite des actions des employés en termes de comportement.
Les gestionnaires reçoivent des conseils via les questions du formulaire pour fournir des commentaires sur le rendement et des suggestions d'amélioration à l'employé.
Exemple de comment communiquer la discipline
La première étape de la communication des mesures disciplinaires consiste à emmener l'employé ou à organiser une réunion avec l'employé dans un bureau privé. Si vous anticipez des difficultés, et toujours à l'étape de l'avertissement verbal écrit, il est judicieux de demander à une personne des RH ou à un autre gestionnaire de siéger à la réunion afin qu'un témoin tiers soit présent.
Dans un lieu de travail représenté par un syndicat, l'employé peut également demander à son représentant syndical d'assister à la réunion. Le représentant est généralement un deuxième spectateur, mais peut poser des questions pour clarifier ou pour des exemples qui illustrent le comportement. Dans un lieu de travail non représenté, un employé peut demander à ce que son propre témoin, peut-être un collègue, y assiste également.
Parler avec l'employé
Dire à un employé «Vous avez une mauvaise attitude» ne lui donne aucune information sur le comportement que vous voulez voir changer ou améliorer. Meilleur?
Dire: «Lorsque vous claquez vos pièces sur votre établi, vous risquez de casser la pièce, vous dérangez aussi vos collègues, le bruit les dérange et ils craignent pour leur sécurité si des pièces volent dans les airs.
«Vos actions empêchent également vos collègues de travailler pour voir ce qui se passe Les bruits forts perturbent le lieu de travail Vos collaborateurs ressentent le besoin de savoir s'ils sont en danger lorsque des bruits étranges se produisent près de leur poste de travail.
"Vous pouvez considérer cela comme votre avertissement verbal que le comportement doit s'arrêter, je peux comprendre que le travail vous frustre parfois et que vous laissez l'impatience refoulée en claquant des pièces sur votre poste de travail, mais le comportement doit cesser à cause de son impact sur vos collègues.
"Vous pouvez jeter un coup d'oeil à la politique de discipline progressive dans votre manuel d'employé.La prochaine étape après cette réunion est que je vais documenter que je vous ai donné un avertissement verbal et je vous demanderai de signer le document. que vous êtes d'accord avec le document.
"Cela signifie que vous avez vu et lu le document et que vous savez que les RH le déposeront dans vos dossiers personnels .
"Enfin, George, les prochaines étapes si vous continuez ces actions est un avertissement verbal écrit formel et ensuite une suspension sans salaire.Au moment de l'avertissement verbal écrit officiel, la société décidera si vous êtes intéressé à changer votre comportement. la réponse est, peu probable, nous mettrons fin à votre emploi, comprenez-vous?
Tout comme vous êtes aussi précis que possible lorsque vous félicitez ou reconnaissez le comportement et les contributions positifs des employés , vous êtes tout aussi spécifique lorsque vous demandez à un employé d'arrêter ou d'améliorer des actions négatives. Votre effort pour décrire le comportement spécifique que vous voulez voir corrigé rend les résultats que vous voulez voir plus clairs pour l'employé.
Bien sûr, l'employé peut poser des questions et faire des commentaires sur la situation tout au long de la réunion. Il peut nier que la situation se produit et vous dire que ses collègues sont dehors pour l'obtenir.
Cette réaction est pourquoi, autant que possible, vous voudrez avoir été témoin du comportement vous-même plutôt que de discipliner basé sur les opinions des collègues. Mais, comme mentionné plus tôt, ce n'est pas toujours possible.
Contenu de la politique de discipline progressive
Sur une note finale, même si vous avez une politique écrite de discipline progressive, vous devez vous assurer que vous déclarez que vous ne l'appliquerez que dans certaines circonstances. Conservez votre droit en tant qu'employeur de sauter tout ou partie des étapes dans certaines circonstances. Dans une petite entreprise manufacturière, par exemple, les actions suivantes ont eu lieu.
Deux employés (qui sortaient en dehors du travail) ont tenu une allumette hurlante au milieu de l'usine en vue et en entendant la plupart des autres employés. Tout le travail de plus d'une centaine de personnes s'est arrêté, et bien sûr, le match hurlant a pris des heures d'attention et de conversation des employés.
Aucun employé n'a jamais fait l'objet de mesures disciplinaires à son encontre. Mais, dans ce cas, en raison de l'impact généralisé de leurs actions, ils ont chacun reçu une semaine de congé non rémunéré pour réfléchir à un comportement approprié au travail.
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