Les auditeurs internes creusent dans les affaires des autres pour gagner leur vie. À première vue, cela semble indiquer qu'ils s'insèrent là où ils n'appartiennent pas, mais en réalité, ils jouent un rôle essentiel dans la protection de leurs organisations.
Au cours de votre carrière dans la fonction publique , il y a de fortes chances que vous deviez répondre aux questions des vérificateurs internes. Ces questions peuvent venir pour de nombreuses raisons différentes, et très peu d'entre elles signifient en réalité que vous êtes accusé d'actes répréhensibles. Dans la grande majorité des cas, ils ne font que collecter des informations. Par exemple, ils peuvent essayer de comprendre le fonctionnement de votre partie de l'organisation.
Il n'est pas nécessaire de se contracter lorsqu'un auditeur interne vous parle. Les auditeurs internes sont des professionnels qui essaient simplement de faire leur travail quotidien. Certes, leur travail peut vous mettre mal à l'aise, vous et les autres. Ils identifient les faiblesses des systèmes et recommandent des actions correctives.
Mais à la fin, ils font fonctionner leurs organisations mieux, et vos réponses à leurs questions sont essentielles pour que cela se produise. Voici donc trois astuces pour répondre aux auditeurs internes lorsqu'ils viennent frapper à votre porte.
01 Répondez honnêtement.
Les auditeurs internes savent quand quelque chose ne correspond pas tout à fait. Ne leur donnez pas une raison de douter de votre crédibilité en étant tout sauf complètement honnête.
Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, n'essayez pas de la bluffer. Vous finirez par vous rendre idiot quand ils trouveront la vraie réponse. Le meilleur choix est simplement de dire que vous ne connaissez pas la réponse. Si c'est quelque chose que vous pouvez rechercher pour eux, propose de le faire. Ils peuvent vous prendre au courant de l'offre, ou ils peuvent déjà avoir des idées sur la façon d'obtenir la réponse.
Lorsque vous pensez que les auditeurs internes pourraient ne pas aimer votre réponse, n'hésitez pas à donner votre réponse. Ils veulent comprendre les choses telles qu'elles existent réellement, donc même si votre réponse n'est pas ce qui rendra leur travail plus facile ou ce qu'ils s'attendent à entendre, ils doivent connaître la vérité.
02 Supposons qu'ils ne connaissent rien de votre domaine d'expertise.
Les auditeurs internes sont généralement des personnes pointues, mais ils ne peuvent pas être des experts en tout. Certains concentrent leur formation professionnelle et travaillent sur des aspects particuliers de l'audit interne tels que les systèmes d'information ou les services financiers, mais ne supposent pas qu'ils connaissent votre domaine d'expertise.
Cela ressemble à un fait, mais il est facile de glisser dans le jargon ou de sauter des étapes lors de la description des processus. Qu'est-ce qu'une action irréfléchie est pour vous n'est probablement pas à l'auditeur interne cherchant à comprendre vos processus d'affaires. Pensez à chaque action que vous prenez. Quelque chose qui peut vous sembler une étape pourrait en fait être plusieurs étapes que vous avez fusionnées dans votre esprit à travers des années de répétition.
Même lorsque la conversation semble fastidieuse et trop simple, souvenez-vous que les auditeurs internes essaient de décomposer les processus en leurs plus petites activités. C'est seulement alors qu'ils peuvent trouver où les processus peuvent aller de travers.
03 Reliez les points pour eux.
Non seulement les auditeurs internes déconstruisent les processus à leur plus petit niveau, mais ils recherchent aussi l'interdépendance entre les personnes et les processus. Ils recherchent toutes les personnes impliquées dans un processus pour voir qui doit être impliqué, qui n'est pas impliqué mais doit être, comment ces personnes interagissent et s'il y a suffisamment de contrôles en place pour prévenir ou attraper la fraude, le gaspillage ou l'abus.
Lorsque vous répondez aux auditeurs internes, indiquez où vous et vos processus interagissez avec les autres et leurs processus. Relier les points comme ceci leur donne une image plus claire de la façon dont l'organisation fonctionne dans son ensemble. De telles informations permettent également aux auditeurs internes de savoir à qui s'adresser et où trouver des informations supplémentaires.