Le dossier du personnel est généralement entreposé dans un classeur verrouillé et ignifugé dans un endroit fermé à clé accessible au personnel des ressources humaines.
La confidentialité des informations sur les employés dans le fichier personnel est d'une importance primordiale.
De tous les dossiers d'employés tenus par l'entreprise, le dossier personnel de l'employé est le plus souvent consulté quotidiennement par l'employeur, le superviseur ou le personnel des ressources humaines.
Considérations sur le contenu du fichier du personnel de l'employé
Les principes fondamentaux et les questions à considérer lors du dépôt d'un document dans un dossier personnel sont les suivants.
- L'employeur aura-t-il besoin d'un document particulier pour justifier des décisions si l'employeur était poursuivi en justice? L'employeur aurait-il besoin du document devant un tribunal?
- L'employé sait-il et comprend-il que le document sera classé dans son dossier personnel? Dans la plupart des cas, les employeurs devraient demander à l'employé de signer le document, non pas pour signifier un accord avec le contenu du document, mais pour reconnaître qu'ils sont au courant et ont lu le document.
- Aucune surprise, opinion ou note personnelle concernant l'employé ne doit être placée dans un dossier personnel. Juste les faits, pas de pensées spéculatives, appartiennent à un dossier personnel.
Contenu d'un fichier du personnel
Voici des recommandations sur la documentation qu'un employeur doit conserver dans un dossier personnel.
Histoire d'emploi
- Demande d'emploi
- CV
- Reprendre la lettre d'accompagnement
- Vérification de l'éducation
- Vérification d'emploi
- Lettre de refus
- Description du poste
- Enregistrements d'analyse de travail
- Lettre d'offre d' emploi ou contrat de travail
- Contrat d'agence de placement ou d'agence temporaire, si utilisé
- Informations de contact d'urgence
- Formulaire d'accusé de réception du manuel d'employé signé montrant la réception du manuel de l'employé
- Liste de contrôle de l'orientation des nouveaux employés montrant les sujets couverts et par qui
- Tout accord de réinstallation et documentation
- Tout contrat, accord écrit, reçu ou accusé de réception entre l'employé et l'employeur (comme un accord de non - concurrence , un contrat de travail ou un accord relatif à une voiture fournie par la société), par exemple
- Formulaires officiels sur la vie professionnelle, y compris les demandes de transfert , de promotion , de demande d'emploi interne, etc.
- Toute autre documentation liée à l'emploi
Perfectionnement et amélioration du rendement des employés
- Des copies de toute évaluation du rendement utilisée ou des plans de perfectionnement des employés
- Auto-évaluations des employés
- Les enregistrements de toutes les séances de conseil formelles
- Notes sur la présence ou le retard
- Documentation du plan d'amélioration des performances
- Rapports d'action disciplinaire
- La reconnaissance des employés présentée tels que les certificats, les lettres de reconnaissance, etc.
- Suggestions et recommandations formelles des employés, réponses de l'organisation
- Dossiers de formation
- Demandes de formation
- Évaluations de compétences
- Formation ou notifications de session ou horaires
- Évaluations des besoins signées
- Rapports de dépenses de formation
- Plaintes de clients ou de collègues
Dossiers de cessation d'emploi
- Lettre de démission d'un employé
- Quitter la documentation d'entrevue
- Cobra notification
- Liste de contrôle de fin d'emploi
- La comptabilité finale pour tous les aspects de l'emploi de l'employé tels que le chèque de paie final, la paie de vacances, la restitution des biens de la compagnie, et ainsi de suite.
Des documents supplémentaires liés aux dossiers du personnel sont disponibles.