Voir des exemples de documentation correcte et incorrecte dans les ressources humaines
Documentation sur un dossier d'emploi
La documentation est un enregistrement écrit des actions d'un employé, des discussions, des incidents de coaching de performance , des violations de politiques constatées, des actions disciplinaires, des contributions positives, des récompenses et reconnaissances, des enquêtes, des échecs et des objectifs.
La documentation permet à l'employeur ou à l'employé de conserver une trace écrite des événements et des discussions qui ont eu lieu autour d'un événement particulier. La documentation de la relation de travail fournit un dossier écrit qui peut être nécessaire pour appuyer des actions telles que la promotion des employés, les augmentations de salaire des employés et les mesures disciplinaires, y compris la cessation d'emploi .
La documentation sur les employés est généralement positive et négative, au besoin. C'est factuel et pas de jugement. Il décrit les événements tels qu'ils se produisent et non les opinions et opinions du spectateur sur l'événement. La documentation décrit également les actions qui ont été prises dans des cas notables, par exemple lorsque vous offrez une reconnaissance officielle des employés ou prenez des mesures disciplinaires.
N'oubliez pas que vous devez créer une documentation aussi proche que possible de l'incident afin que la documentation soit à jour, détaillée et précise.
Dans une procédure judiciaire, la documentation sur le rendement passé d'un employé est souvent essentielle au résultat que l'employeur tire de l'événement.
Mettre en avant une image juste de la performance de l'employé sans se concentrer uniquement sur les événements négatifs est l'objectif.
Types de documentation
Les politiques, les procédures, le manuel de l' employé et les plans de développement de la performance sont aussi des formulaires qui enregistrent le comportement attendu des employés et les exigences du lieu de travail pour maintenir un milieu de travail ordonné et équitable dans lequel les employés savent ce qu'on attend d'eux.
La documentation est également le dossier écrit des déclarations de l'accusé, de l'accusateur et des témoins d'événements hostiles sur le lieu de travail qui impliquent une inconduite de la part d'un employé, telle que le harcèlement sexuel .
La documentation peut être formelle et conservée dans le dossier personnel de l'employé. Les employés doivent signer cette documentation pour confirmer qu'ils ont reçu une copie et ont examiné le contenu. (La signature ne signifie pas l'accord avec les déclarations dans la documentation.)
Cette documentation comprend également des dossiers permanents tels que la demande d'emploi signée, des références d'emploi écrites, des documents de demande tels que des CV et des lettres d'accompagnement, et des vérifications des antécédents. Mis à part le dossier personnel de l'employé, les documents tels que le formulaire I-9 qui vérifie l'admissibilité de l'employé à travailler aux États-Unis sont également conservés, tout comme les dossiers médicaux, les dossiers de la FMLA , etc.
La documentation peut également être informelle comme dans le dossier d'un gestionnaire de ses discussions avec un employé au cours d'une année. Il est important que les gestionnaires maintiennent cette documentation sur tous les membres de leur équipe de reporting; aucun employé ne devrait être distingué en raison de la performance. (Cela pourrait être interprété comme une discrimination à une date ultérieure.)
Utilisation de la documentation
La documentation des incidents critiques, qu'ils soient positifs ou négatifs, est également recommandée afin que les gestionnaires aient un historique des performances des employés sur une période donnée.
La documentation est utilisée d'autres façons dans les organisations. Ceux-ci peuvent inclure des procédures, des instructions de travail et des instructions sur les logiciels informatiques, pour n'en nommer que quelques-uns, mais aux fins de la fonction Ressources humaines, ce sont les utilisations courantes de la documentation. Et, ce sont des instructions sur la façon de documenter de manière appropriée .
Échantillons de documentation de performance
La documentation sur le rendement d'un employé vous permettra de discipliner , de résilier ou de promouvoir, de récompenser et de reconnaître les employés. Sans documentation, il est difficile, et potentiellement dangereux pour l'employeur, de plaider en faveur de l'une ou l'autre de ces actions.
L'employeur doit éviter toute accusation potentielle concernant le traitement discriminatoire des employés .
Mis à part la légalité, les bons employeurs veulent créer un environnement de travail juste, cohérent et qui soutient les objectifs des employés et les plans de carrière.
Cet environnement est soutenu par la documentation professionnelle du manager sur la performance des employés - à la fois un comportement élogieux et des actions nécessitant une correction ou une amélioration. Plus tôt, comment documenter a été discuté en détail. Ces exemples vous donnent d'autres exemples de documentation appropriée.
Exemples de documentation
Mauvais
Mark est généralement en retard au travail. Mark manque trop de travail.
Droite
1er avril: Mark a été malade et a manqué 8 heures de travail.
4 avril: Mark est arrivé au travail à 10 heures, deux heures en retard par rapport à son heure de début prévue.
6 avril: Mark a fixé un rendez-vous chez le médecin puis est resté à la maison pour installer une nouvelle fournaise.
12 avril: Mark a été malade et a manqué 8 heures de travail.
Mauvais
Mary n'est pas fiable. Elle ne fait presque jamais ce qu'elle s'est engagée à faire.
Droite
2 mai: Mary a promis que la première version de la proposition de produit serait disponible pour examen lors de la réunion hebdomadaire d'aujourd'hui. Mary n'a pas produit un projet de document comme prévu. Elle a dit qu'elle avait été trop occupée et que les gens dont elle avait besoin d'aide ne l'avaient pas récupérée.
Le gestionnaire a répondu: De quelle aide avez-vous eu besoin? Information? Qui n'est pas revenu à vous et qu'avez-vous besoin d'eux?
Carl et Michael devaient informer Mary de leurs progrès.
Qu'est-ce qui vous rend si occupé que vous n'avez pas eu le temps de respecter votre engagement? Fait trop d'engagements avec des heures limitées pour les remplir.
Que puis je faire pour t'aider?
Quand allez-vous rendre le document provisoire disponible pour examen?
Ces exemples fournissent une vue d'ensemble de la documentation efficace par rapport à la documentation mal écrite. Suivez ces conseils pour documenter efficacement les politiques, les performances et les événements sur votre lieu de travail.
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