Quels sont les frais de voyage et les dépenses?

Les frais de déplacement sont les dépenses qu'un employé effectue lorsqu'il voyage en entreprise. Les activités de l'entreprise peuvent inclure des conférences, des expositions, des réunions d'affaires, des réunions avec les clients et les clients, des salons de l'emploi, des sessions de formation et des appels de vente, par exemple.

Les dépenses peuvent inclure l'hébergement, le remboursement du kilométrage personnel , les vols, le transport terrestre, les pourboires, les repas, les pourboires aux serveurs, le service en chambre et les autres dépenses occasionnelles qu'un employé peut subir lorsqu'il est sur la route.

Les dépenses qu'un organisme remboursera se trouvent dans la politique de voyages d'affaires de l'entreprise. Familiarisez-vous avec la politique de votre entreprise, car des dépenses aussi variées que le nettoyage à sec et l'adhésion à un centre de conditionnement physique peuvent être couvertes lors de longs voyages.

Le divertissement du client lors des conférences, des appels de vente et des visites sur site est une autre dépense remboursable, mais connaissez les politiques de votre entreprise afin de ne pas dépasser les limites qui sont imposées aux frais de représentation.

Habituellement, les organisations paient les frais de déplacement des employés de ces trois façons.

Il est conseillé aux employés qui voyagent pour affaires de se tenir au courant des politiques de voyage de l'entreprise et des coûts couverts pour le remboursement. Les dépenses qui ne sont pas couvertes par les polices ne sont généralement pas remboursées ou couvertes.

Les reçus sont requis par la plupart des entreprises sauf celles qui paient un per diem. Votre entreprise a également probablement un formulaire qu'elle s'attend à ce que les employés utilisent pour les frais de déplacement.

Pour rester au fait des dépenses remboursables, les employés reçoivent souvent une date limite à laquelle ils doivent déposer un rapport de dépenses et retourner les reçus pertinents. Le service des finances aura des lignes directrices qui l'aideront à rester à jour.

Si vous avez des questions sur ce qui constitue des frais de déplacement appropriés dans votre organisation, vérifiez auprès de votre gestionnaire et des RH.

Vous ne voulez pas dépenser l'argent et recevoir une surprise plus tard.

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