Adjoint aux ressources humaines Description générale du poste avec fonctions principales
L'adjoint aux ressources humaines aide à l'administration des opérations quotidiennes des fonctions et des fonctions des ressources humaines. L'adjoint aux RH assume des responsabilités dans certains ou dans tous les domaines fonctionnels suivants: développement ministériel, SIRH, relations avec les employés, formation et perfectionnement, avantages sociaux, rémunération, développement de l'organisation, administration exécutive et emploi.
L'assistant RH a une responsabilité partielle dans ces domaines:
- recrutement et logistique du personnel;
- systèmes de gestion de la performance et de suivi de l'amélioration;
- orientation, développement et formation des employés, logistique et tenue de dossiers;
- aider les relations avec les employés;
- facilitation et participation des comités à l'échelle de l'entreprise;
- communication des employés de l'entreprise;
- administration de la rémunération et des avantages et tenue de dossiers;
- la sécurité des employés, le bien- être, le bien-être et les rapports sur la santé ; et
- services aux employés;
- tenir à jour les dossiers des employés et le système de classement des RH;
- aider au bon fonctionnement quotidien du bureau des ressources humaines.
L'adjoint aux ressources humaines contribue à l'accomplissement des pratiques et des objectifs de ressources humaines qui favorisent une culture axée sur les employés et axée sur le rendement , qui met l'accent sur l'habilitation, la qualité, la productivité et les normes, le recrutement et le perfectionnement continu.
L'assistant en ressources humaines aide à la mise en œuvre des services, des politiques et des programmes par le biais du personnel des ressources humaines. L'assistant RH rapporte également au directeur des ressources humaines qui aide l'assistant à s'acquitter de ses responsabilités. L'assistant RH assiste également les chefs d'entreprise avec des problèmes de ressources humaines.
Objectifs principaux:
- Sécurité de la main-d'œuvre.
- Développement d'une main-d'œuvre supérieure.
- Développement du département des ressources humaines.
- Développement d'une culture d'entreprise orientée vers l'employé qui met l'accent sur la qualité, l'amélioration continue et la haute performance.
- Développement personnel continu
Les domaines clés pour lesquels un assistant RH est responsable sont mis en évidence ici ainsi que des tâches plus spécifiques dans chaque domaine de responsabilité.
Développement du département des ressources humaines
- Administre les programmes, les procédures et les lignes directrices pour aider à aligner les effectifs sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
- Participe à l' élaboration des buts, des objectifs et des systèmes du service .
- Aide au suivi des mesures ministérielles et de l'entreprise qui soutiennent la réalisation des objectifs stratégiques de l'entreprise.
- Prépare et tient à jour les rapports nécessaires à l'exécution des fonctions du service des ressources humaines. Prépare des rapports périodiques pour la gestion, si nécessaire ou demandé.
- Participe aux réunions du personnel administratif et assiste à d'autres réunions et séminaires au besoin et représente le ministère.
Systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH)
- Maintient la base de données SIRH et génère des rapports planifiés ou demandés pour aider la direction.
- Met à jour le répertoire téléphonique de l'employé et l' organigramme de l'entreprise . Conserve une base de données des informations de contact des employés.
- Vérifie périodiquement la base de données pour assurer l'exactitude.
- Aide à l'élaboration et à la mise à jour de la section Ressources humaines du site Web.
- Maintient les dossiers des employés à jour en traitant les changements de statut des employés en temps opportun.
- Tient les dossiers du personnel en conformité avec les exigences légales applicables.
Administration des avantages
- Effectue des orientations sur les avantages sociaux et d'autres formations, selon les besoins.
Traite les inscriptions, les changements et les résiliations des participants dans tous les régimes et programmes de prestations.
- Rapprocher les relevés de facturation mensuels des retenues sur la paie.
- Aide les employés à résoudre tout problème ou toute préoccupation concernant les demandes de prestations.
- Administre les transactions quotidiennes du plan 401 (k) et traite les prêts et les demandes des employés.
La formation et le développement
- Planifie les participants aux sessions de formation.
- Suit les participants et les enregistrements de formation.
- Entre les enregistrements de formation dans une base de données et le maintient.
- Suit la mise en œuvre des plans de développement des performances (PDP) des employés .
- Suit l'accomplissement des objectifs PDP.
Emploi
- Faire la publicité des offres d'emploi des employés d'abord, à l'interne, puis à l'externe, conformément aux politiques de recrutement des entreprises. Gère la logistique du processus de recrutement.
- Rédige des petites annonces de journaux et affiche des publicités sur Internet dans des endroits appropriés à la position ouverte, y compris les tableaux d'affichage des offres d'emploi, les bureaux des services de carrières des collèges, les associations professionnelles et sur le site Web de l'entreprise.
- Tris et critiques reprend à mesure qu'ils arrivent tous les jours. Gère le flux d'applications papier et gère la boîte de courriel de recrutement. Fournit le premier examen des CV. Maintenir un système de classement qui conserve des applications qualifiées pour une année.
- Horaires des entrevues pour le gestionnaire d'embauche et les ressources humaines. Planifie des entrevues supplémentaires au besoin.
- Annule le paquet de lettre d'offre de candidat comme demandé et les retours de piste.
- S'assure que l'espace de travail, l'équipement informatique et autre, la boîte aux lettres et les logiciels installés appropriés sont prêts pour le jour du début du nouvel employé.
- Dirige l' orientation des nouveaux employés .
- Prépare les documents nécessaires pour les nouveaux employés et établit le dossier personnel.
- Aide l'usine et le personnel de la réception à combler les besoins temporaires de personnel en contactant et en travaillant avec l'agence de dotation temporaire.
- Dirige l'orientation temporaire des employés, crée des badges de temps et suit la présence des employés temporaires actuels.
- Télécopie des feuilles de temps à l'agence de dotation temporaire chaque semaine pour le traitement de la paie.
Relations avec les employés
- Aide à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un manuel de l'employé et de nouvelles politiques et procédures relatives au personnel.
- Dossier tous les rapports de conformité avec l'état et le gouvernement fédéral, y compris le rapport EEO-1.
- Aide à la mise en œuvre et au suivi des programmes de sécurité et de santé de l'entreprise.
Compensation
- Est formé et pratique régulièrement la sauvegarde de la comptabilité et de la paie.
- Participe à au moins une enquête sur les salaires par année.
Développement de l'organisation
- Participe à divers comités pour fournir un soutien aux RH et pour surveiller les activités et l'atteinte des objectifs.
- Participe à la planification et à la mise en œuvre de diverses initiatives de relations avec les employés et de satisfaction des employés.
Administration exécutive
- Trie le courrier et les télécopies; distribue aux boîtes aux lettres des employés.
- Assiste aux réunions du conseil d'administration: crée des trousses de conseil, rencontre et accueille les nouveaux membres du conseil, organise les déjeuners, fait les réservations.
- Consolide et envoie par courriel des rapports de gestion hebdomadaires aux gestionnaires.
- Coordonner les plans de voyage des cadres et d'autres arrangements au besoin.
- Commandes de fleurs et de cartes pour les employés pour des événements tels que la maladie, le décès dans la famille, la naissance, l'obtention du diplôme, et ainsi de suite.
- Obtient des visas et des passeports pour les employés qui doivent voyager à l'étranger.
Additionnel
- Assume d'autres tâches assignées par le directeur des ressources humaines ou le chef de la direction.
Pour mener à bien le travail d'assistant en ressources humaines, une personne doit être capable d'assumer toutes les responsabilités essentielles de manière satisfaisante. Ces exigences sont représentatives, mais pas exhaustives, des connaissances, des compétences et des capacités requises de l'adjoint aux ressources humaines de l'entreprise.
Exigences relatives aux ressources humaines
Des accommodements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir ces fonctions essentielles.
- Excellentes compétences informatiques, notamment Word et Excel dans un environnement Microsoft Windows.
- Bonnes aptitudes de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des diverses lois et pratiques du travail.
- Expérience de l'administration des avantages sociaux et d'autres programmes de RH.
- Excellentes compétences interpersonnelles.
- Compétences en gestion de bases de données et en tenue de dossiers.
- Capable de montrer un haut niveau de confidentialité .
- Excellentes compétences organisationnelles.
- Doit être capable d'identifier et de résoudre les problèmes en temps opportun.
- Doit être capable de rassembler et d'analyser des informations habilement.
Exigences physiques du travail de l'assistant RH
Ces exigences physiques sont représentatives des exigences physiques nécessaires pour qu'un employé remplisse avec succès les fonctions essentielles du poste d'adjoint aux ressources humaines. Des accommodements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exécuter les fonctions essentielles décrites du travail de l'adjointe aux ressources humaines.
Tout en assumant les responsabilités du poste d'adjoint aux ressources humaines, l'employé doit parler et entendre. L'employé est souvent obligé de s'asseoir et d'utiliser ses mains et ses doigts pour manipuler ou toucher et manipuler les touches d'un clavier.
L'employé doit parfois se tenir debout, marcher, atteindre les bras et les mains, grimper ou s'équilibrer et se pencher, s'agenouiller, s'accroupir ou ramper.
Les capacités de vision requises pour ce travail incluent une vision rapprochée.
Environnement de travail pour le poste d'adjoint aux ressources humaines
Tout en assumant les responsabilités du poste d'adjoint aux ressources humaines, ces caractéristiques de l'environnement de travail sont représentatives de l'environnement que l'adjoint aux ressources humaines rencontrera. Des accommodements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir les fonctions essentielles du travail d'adjointe aux ressources humaines.
Dans l'exercice de ses fonctions, l'employé est occasionnellement exposé à des pièces mécaniques mobiles et à des véhicules. Le niveau de bruit dans l'environnement de travail est généralement faible à modéré.
Conclusion
Cette description de poste vise à transmettre de l'information essentielle à la compréhension de la portée du poste d'adjointe aux ressources humaines et ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches, des responsabilités ou des conditions de travail associés au poste.
Éducation et expérience
- Un baccalauréat est requis.
- Une à deux années d'expérience générale en affaires, expérience en ressources humaines préférée.
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