Le choix dépend de la personne avec laquelle vous communiquez et du but de votre correspondance. Le courrier électronique est plus rapide et plus simple, mais certains courriels ne s'ouvrent jamais et, selon la personne à qui vous écrivez et la raison pour laquelle vous écrivez, vous pouvez être obligé de poster une lettre dactylographiée et signée ou de la télécharger en ligne.
Lignes directrices pour la rédaction de lettres et de courriels
Quelle que soit la façon dont vous communiquez, les lettres bien écrites comprennent plusieurs sections, ce que vous incluez dans chaque section et la façon dont le document est formaté dépendra de l'envoi d'une lettre dactylographiée ou d'un message électronique.
Voici des lignes directrices pour écrire des lettres et des courriels, y compris comment écrire, mettre en forme et relire vos lettres, avec des exemples de divers types de lettres commerciales.
Ce qu'il faut inclure dans une lettre ou un courriel
Ce guide d'écriture des lettres comprend ce qui doit figurer dans chaque partie d'une lettre, comment traiter et signer les communications dactylographiées et par courrier électronique, les formats de lettres et les mises en page, ainsi que des exemples et des modèles.
Parties d'une lettre
- Informations de contact
- Salutation (salutation)
- Corps de lettre
- Fermeture
- Signature
Informations de contact
Comment vous incluez vos informations de contact sera différent en fonction de la façon dont vous envoyez votre lettre. Lorsque vous envoyez un e-mail, vos coordonnées figurent à la fin du message au lieu du haut de la page.
Voici ce qu'il faut inclure et des exemples pour les lettres et les courriels dactylographiés.
Exemples de salutation
La salutation est la section d'accueil de votre lettre. Voici une liste d'exemples de formules de salutation qui fonctionnent bien pour la correspondance professionnelle.
Corps de lettre
Le corps de votre lettre comprendra plusieurs paragraphes.
Le premier paragraphe devrait inclure une introduction et une brève explication de votre raison d'écrire. Le deuxième paragraphe (et les paragraphes suivants) devrait expliquer davantage vos raisons pour écrire. Le dernier paragraphe devrait soit demander une action au lecteur, si vous demandez quelque chose, ou indiquer comment vous allez faire un suivi.
Assurez-vous que le but de votre lettre est clair. Le lecteur devra savoir ce que vous demandez et comment il peut vous aider. Ou, si vous offrez des services ou de l'aide que vous pouvez fournir au lecteur.
Fermeture
Une lettre est fermée avec un terme comme "Cordialement" ou "Sincèrement" qui est suivi par une virgule, puis votre signature si vous envoyez une lettre dactylographiée. Si vous envoyez un message électronique, tapez simplement votre nom après la fermeture. Voici une liste d'exemples de lettres de clôture qui conviennent à la correspondance liée aux affaires et à l'emploi.
Signature
La touche finale à votre lettre est votre signature, qui, dans un message électronique, inclura vos coordonnées.
Comment adresser une lettre
Il est important de s'adresser à la personne que vous écrivez formellement, à moins que vous ne les connaissiez très bien. Voici comment adresser une lettre incluant des informations génériques que vous pouvez utiliser si vous n'avez pas de contact dans l'entreprise.
Formatage de votre correspondance
Maintenant que vous avez toutes les informations à inclure, passez en revue le format standard à utiliser pour les lettres et les messages électroniques:
Directives d'écriture de lettre
La prochaine étape consiste à polir votre lettre, de sorte qu'il y ait beaucoup d'espace entre les paragraphes et le haut et le bas de la page. Vous voudrez également choisir un style lisible et professionnel et la taille de la police. Ce que vous dites dépendra de la raison pour laquelle vous écrivez, alors assurez-vous d'adapter votre lettre à votre situation personnelle et professionnelle.
Voici des guides pas à pas pour écrire une variété de différents types de lettres, y compris les marges de la page, les polices, l'espacement, et les détails de ce qu'il faut inclure, avec des exemples de chacun.
- Comment écrire une lettre d'affaires
- Comment écrire une lettre d'accompagnement
- Comment écrire une lettre de demande d'emploi
- Comment écrire une lettre de référence
- Comment écrire une lettre de démission
- Comment écrire une lettre de remerciement
- Message LinkedIn et guide d'invitation
- Lignes directrices pour les messages électroniques professionnels
Exemples et modèles
L'utilisation d'un modèle est un excellent moyen de démarrer votre propre lettre ou message électronique parce que vous commencez avec le format de base en place. Remplissez simplement vos informations dans la section appropriée de la lettre.
Regarder des exemples est également utile, car vous aurez des idées sur ce qu'il faut dire dans votre propre correspondance.
Échantillons de lettre
Échantillons de lettres, y compris lettres d'affaires, lettres d'accompagnement, lettres de remerciement, lettres de suivi, lettres d'acceptation et de refus d'emploi, lettres de démission, lettres d'appréciation, lettres d'affaires et plus d'échantillons de lettres et de modèles.
Exemples de messages électroniques
Des exemples d'emploi, de recherche d'emploi et de messagerie électronique professionnelle, ainsi que des modèles d'e-mail, des exemples de messages formatés, des lignes d'objet, des messages d'accueil et des exemples de signatures.
Relecture et correction orthographique
Enfin, avant d'imprimer ou de télécharger votre lettre ou d'envoyer votre message électronique, vérifiez l'orthographe, vérifiez la grammaire et corrigez-la. Un conseil pour s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs est de le lire à haute voix. Vous pouvez remarquer des erreurs que vous n'avez pas détectées en les examinant en les recherchant.
Articles connexes: Salutations de lettre et salutations