Lisez ci-dessous des conseils sur la façon d'écrire une lettre de référence, ainsi que les documents à demander au candidat et quand dire non (et comment dire non) à écrire une lettre pour quelqu'un.
Qu'est-ce qu'une lettre de référence?
Une lettre de recommandation, également connue sous le nom de lettre de recommandation, est une lettre qui parle de l'expérience de travail, des compétences, de l'expertise, des qualités personnelles et / ou du rendement scolaire de quelqu'un. Il est écrit par un ancien employeur, collègue, client, enseignant ou quelqu'un d'autre qui peut parler positivement de cette personne.
Quand vous avez besoin de lettres de référence
Vous avez besoin de lettres de référence, généralement environ trois, quand vous postulez à des emplois, des stages, des postes de bénévolat, des collèges et des programmes d'études supérieures. Une lettre de recommandation est un endossement positif de vos compétences et de vos attributs, rédigé par une personne familière avec votre travail, votre caractère et vos réalisations.
La lettre de référence explique pourquoi le lecteur devrait vous sélectionner, et ce qui vous qualifie pour l'opportunité pour laquelle vous postulez. Des lettres peuvent être demandées par l'organisation qui envisage la personne pour l'emploi ou l'acceptation dans un établissement, ou elles peuvent être offertes par le demandeur d'emploi ou le demandeur.
Ce qui est inclus dans une lettre de référence
Une lettre de recommandation est une approbation positive de vos compétences et de vos attributs. Il explique pourquoi le lecteur devrait vous sélectionner et ce qui vous qualifie pour l'opportunité pour laquelle vous postulez.
Une lettre de référence professionnelle est généralement rédigée par un superviseur, un collègue, un client, un enseignant ou un professeur qui connaît bien vos réalisations dans un cadre de travail.
Il comprend généralement une description de votre poste et de vos responsabilités, la durée de votre emploi au sein de l'entreprise et vos capacités, qualifications et contributions à l'organisation.
Un personnage ou une lettre de recommandation personnelle peut être écrit par un ami de la famille, un mentor ou un voisin qui peut attester des traits qui vous rendraient un bon candidat pour le poste que vous recherchez. Il explique comment le rédacteur vous connaît et discute de vos attributs personnels tels qu'ils s'appliquent dans un environnement de travail.
Que faire avant d'écrire une lettre de recommandation
Réfléchissez avant de dire «Oui». Avant d'accepter d'écrire la lettre, assurez-vous de pouvoir rédiger une lettre de recommandation positive pour cette personne. Si vous ne connaissez pas bien la personne ou si vous ne pensez pas pouvoir parler haut et fort des compétences ou des aptitudes de la personne, il est bon de refuser la demande de recommandation . En fait, il vaut mieux dire non à l'écriture d'une recommandation plutôt que d'écrire une référence négative pour la personne. Vous pouvez être vague lorsque vous refusez la demande, en disant simplement: «Je ne pense pas que je serais la meilleure personne pour vous écrire une recommandation.» Si possible, suggérez à quelqu'un d'autre de le faire.
Informations requises. C'est une bonne idée de demander à la personne une copie de son CV ou CV, même si vous les connaissez depuis longtemps.
Ils peuvent avoir de nouvelles accréditations ou réalisations, et vous voulez fournir autant d'informations actuelles que possible. Cela vous aidera également à vous guider dans la rédaction de la lettre.
Si la lettre de référence est pour une opportunité d'emploi spécifique, demandez également une copie de l'offre d'emploi. De même, si la lettre de référence est pour une école ou un programme spécifique, demandez des informations sur l'école. Plus vous avez d'informations, plus il sera facile d'écrire la lettre.
Obtenez tous les détails. En plus de demander des informations sur le candidat, obtenez toutes les informations dont vous avez besoin sur la façon de soumettre la lettre. Demandez à qui vous devez envoyer la lettre, quand la date limite est et dans quel format la lettre devrait être po Demandez-vous également s'il y a des détails que l'école ou l'employeur veut que vous incluiez dans votre lettre.
Ce qu'il faut inclure dans une lettre de référence
À moins que le candidat ne vous donne un formulaire sur lequel écrire votre recommandation, vous devez écrire la référence sous forme de lettre officielle. Une lettre de référence devrait commencer avec vous et les coordonnées de l'employeur (nom, adresse, numéro de téléphone, courriel) suivies de la date. S'il s'agit d'un courriel plutôt que d'une lettre, inscrivez vos coordonnées à la fin de la lettre, après votre signature .
Coordonnées et salutations: Si vous écrivez la lettre à une personne ou à un comité d'embauche, incluez leurs coordonnées en haut de la lettre et dans votre message d'accueil. Si vous écrivez une lettre générale, vous pouvez écrire à " Qui peut vous inquiéter " ou simplement commencer votre lettre avec le premier paragraphe.
Salutation: Commencez votre lettre avec "Cher M. / Nom de famille." Si vous ne connaissez pas le nom de famille de l'employeur, écrivez simplement «Cher gestionnaire d'embauche». Si le candidat postule à un programme académique, vous pouvez écrire "Cher Comité d'Admission".
Introduction: Expliquez votre relation avec la personne pour laquelle vous écrivez la lettre. Vous pouvez indiquer depuis combien de temps vous connaissez la personne. Ensuite, expliquez pourquoi vous écrivez la lettre. Assurez-vous d'inclure le nom de l'entreprise, du travail, de l'école ou de l'occasion pour laquelle la personne présente une demande. Par exemple: «Je suis le superviseur de James Smith chez XYZ depuis cinq ans et je suis heureux de le recommander pour le poste de chef comptable chez ABC Company.
Vue d'ensemble du corps : Dans le corps de la lettre, inclure des informations spécifiques sur les caractéristiques personnelles du candidat (créativité, patience, confiance, etc.), des compétences spécifiques (excellentes aptitudes de communication, compétences organisationnelles , etc.). Soyez aussi spécifique que possible.
Premier paragraphe: Le premier paragraphe de la lettre de référence explique votre lien avec la personne que vous recommandez, y compris la façon dont vous les connaissez, et pourquoi vous êtes qualifié pour rédiger une lettre de recommandation pour recommander un emploi ou une école d'études supérieures. Mentionnez la relation (personnelle ou professionnelle) que vous avez avec la personne que vous recommandez.
Deuxième paragraphe (et troisième et quatrième)
Les paragraphes du milieu de la lettre de référence contient des informations sur la personne que vous écrivez, y compris pourquoi ils sont qualifiés, et ce qu'ils peuvent contribuer. Si nécessaire, utilisez plus d'un paragraphe pour fournir des détails. Soyez précis et partagez des exemples de raisons pour lesquelles cette personne est un candidat qualifié. Si vous le pouvez, reliez des cas particuliers où vous avez observé la personne avec succès en utilisant les compétences requises pour le poste.
Essayez de décrire les qualités et les compétences qui se rapportent à un emploi , à une école ou à une occasion en particulier. Par exemple, si la personne postule pour un emploi en tant que gestionnaire, concentrez-vous sur son leadership et ses compétences en communication .
Lettre de clôture
Dans le dernier paragraphe, offrez de fournir plus d'informations et incluez vos informations de contact (téléphone et email) afin que vous soyez disponible pour donner une recommandation verbale, ou répondez à d'autres questions si nécessaire. Vous pouvez également répéter que vous recommandez cette personne "de tout cœur" ou "sans réserve".
Signature: Terminez la lettre avec votre signature, manuscrite, suivie de votre nom tapé. S'il s'agit d'un e-mail, indiquez simplement votre nom tapé, suivi de vos informations de contact. Voici comment terminer une lettre avec des exemples de fermetures d'entreprises.
Longueur de la lettre de recommandation, format et police
Avant de commencer à écrire la lettre: Demandez au candidat de vous envoyer son curriculum vitae, sa transcription, son CV ou tout autre document qui vous aidera à décrire avec précision la personne. Vous pouvez également demander une description du poste pour lequel il postule et des informations sur l'entreprise. Plus vous avez d'informations, plus il sera facile d'écrire une recommandation forte.
Longueur: Une lettre de recommandation devrait comporter plus d'un ou deux paragraphes; une lettre de ce genre suggère que vous ne connaissez pas bien la personne ou que vous ne l'approuvez pas entièrement. Cependant, vous voulez garder la lettre concise et vous concentrer sur quelques points clés, alors évitez d'écrire plus d'une page. Trois ou quatre paragraphes qui expliquent comment vous connaissez la personne et pourquoi vous la recommandez est une longueur appropriée.
Format: Une lettre de recommandation devrait être à simple interligne avec un espace entre chaque paragraphe. Utilisez des marges de 1 "pour le haut, le bas, la gauche et la droite de la page, et alignez votre texte à gauche (l'alignement de la plupart des documents).
Police: utilisez une police traditionnelle telle que Times New Roman, Arial ou Calibri. La taille de la police doit être comprise entre 10 et 12 points, c'est donc facile à lire. Ajuster la taille de la police est un bon moyen de conserver votre lettre sur une seule page.
Edit: Assurez-vous de lire votre lettre avant de l'envoyer. Vous pouvez demander à quelqu'un d'autre d'éditer la lettre, mais dissimulez le nom du candidat pour préserver sa vie privée.
Examiner un exemple
Chère Mme Johnson,
Je suis ravi de recommander Sarah Jones pour le poste de responsable du marketing numérique chez Sabre Marketing & PR. En tant que directrice du marketing chez A & B Media, j'ai eu le plaisir de travailler en tant que superviseur de Sarah lorsqu'elle a été employée en marketing. Responsable, ponctuelle et extrêmement intelligente, Sarah était parmi les meilleurs talents chez A & B Media, et j'approuve absolument sa qualification et son ensemble de compétences.
J'ai été continuellement impressionné par les connaissances qu'elle a apportées à la table et son dévouement à rester au top des dernières nouvelles dans le domaine. Sarah combine des compétences d'analyse pointues avec une forte intuition, et j'ai toujours su que je pouvais compter sur elle pour respecter les délais et dépasser nos attentes. Au cours de ses deux années passées chez nous, elle a réalisé de nombreuses réalisations: augmenter de 20% notre engagement dans les médias sociaux, réduire de 10% le taux de rebond de notre site Web et augmenter de 15% notre retour sur investissement.
Bien que le sens aigu de la profession de Sarah ait été extrêmement précieux pour A & B Media, elle a aussi été une formidable joueuse d'équipe. Optimiste, engageante et facile à comprendre, Sarah était une vraie joie d'avoir au bureau et a favorisé de nombreuses relations positives au sein de notre département ainsi que dans toute l'entreprise.
Cela dit, je suis très confiant dans ma recommandation et je crois que Sarah serait un excellent choix pour Sabre Marketing & PR. Si vous voulez parler plus en détail de mon expérience de travail avec Sarah, s'il vous plaît écrivez-moi à melissa@abmedia.com ou appelez-moi au 555-555-5555.
Cordialement,
Melissa Bradley
Directeur marketing
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Formatage de votre lettre
Si vous envoyez la lettre à un employeur ou à une école, assurez-vous de respecter le format de la lettre commerciale . Cela comprend la liste de vos coordonnées, la date et les coordonnées de la personne qui reçoit votre lettre (généralement, le gestionnaire d'embauche) en haut de la lettre. Incluez également votre signature manuscrite au bas d'une lettre physique.
Cependant, si vous envoyez cette lettre par courrier électronique, vous n'avez pas besoin d'inclure les coordonnées ou la date en haut de la lettre. Au lieu de cela, la liste de vos informations de contact après votre signature e - mail . Assurez-vous également d'avoir une ligne d'objet claire et concise qui énumère le nom du candidat, l'emploi pour lequel il postule (le cas échéant) et le but de votre lettre. Par exemple, une ligne d'objet peut lire: "Recommandation pour Prénom Nom - Assistant Ressources Humaines."
Utiliser un modèle de lettre de référence
Si vous n'êtes pas sûr de quoi écrire, utilisez un modèle de lettre de référence et personnalisez-le pour inclure vos informations. Un modèle est un moyen utile de voir comment formater votre lettre et ce qu'il faut inclure dans la lettre.
Vous pouvez également voir des exemples de lettres de référence pour trouver des idées sur ce qu'il faut inclure dans votre propre lettre. Cependant, n'oubliez pas de changer la lettre pour qu'elle s'applique à la personne spécifique pour laquelle vous écrivez la lettre.
Plus d'exemples: exemples de lettre de référence