Rédaction d'une lettre d'affaires efficace et polie peut être une tâche facile à suivre, aussi longtemps que vous respectez les règles établies pour la mise en page et la langue. Sachez que votre destinataire lit régulièrement une quantité importante de correspondance et favorisera les lettres bien exécutées exemptes de fautes de frappe et d'erreurs grammaticales. Une bonne règle empirique consiste à le relire deux fois et à le faire examiner par un collègue pour s'assurer que rien n'a été manqué.
Les sections d'une lettre d'affaires
Chaque section de votre lettre doit respecter le format approprié, en commençant par vos coordonnées et celles de votre destinataire; salutation; le corps de la lettre; fermeture; et enfin, votre signature.
Format de lettre d'affaires
Vous trouverez ci-dessous le format traditionnel des lettres commerciales, avec des conseils sur la manière de les encadrer en fonction de votre relation avec le lecteur et de l'objectif que vous souhaitez atteindre.
Votre information de contact :
votre nom
Votre adresse
Votre numéro de téléphone
Votre adresse email
Rendez-vous amoureux
Coordonnées du destinataire:
Leur nom
Leur titre
Leur compagnie
L'adresse de la société
- Utilisez "À qui de droit ", si vous n'êtes pas sûr de savoir à qui vous adressez.
- Utilisez la formule officielle "Cher M./Ms./Dr. [Nom], "si vous ne connaissez pas le destinataire.
- Utilisez "Cher [Prénom]" uniquement si vous avez une relation informelle avec le destinataire.
Le corps
Bases de formatage:
- Utilisez des lignes à interligne simple avec un espace supplémentaire entre chaque paragraphe, après la salutation, et au-dessus de la fermeture.
- Gauche justifie ta lettre (contre la marge de gauche).
Frappez le bon ton:
Faites en sorte que le but de votre lettre soit clair grâce à un langage simple et ciblé, en gardant le premier paragraphe succinct. Vous pouvez commencer par "J'écris en référence à ..." et à partir de là, ne communiquer que ce que vous avez besoin de dire.
Les paragraphes suivants devraient inclure des informations qui donnent à votre lecteur une compréhension complète de vos objectifs, mais évitez les phrases sinueuses et les mots inutilement longs. Encore une fois, restez concis pour maintenir leur attention.
Si votre intention est de persuader le destinataire - d'investir de l'argent, de vous donner une référence, de vous embaucher, de collaborer avec vous ou de corriger un problème - créez un argument convaincant en faveur de la cause. Si, par exemple, vous voulez que le lecteur sponsorise un événement caritatif, identifiez tout chevauchement avec les objectifs philanthropiques de leur entreprise. Convaincre le lecteur que vous aider serait mutuellement bénéfique, et vous augmenterez vos chances de gagner leur soutien.
Gardez votre dernier paragraphe à deux phrases. Répétez simplement votre raison d'écrire et remerciez le lecteur d'avoir examiné votre demande.
Fermer gratuitement :
Quelques bonnes options pour votre fermeture comprennent:
- Respectueusement vôtre,
- Cordialement,
- Cordialement,
- Avec respect,
Si votre lettre est moins formelle, envisagez d'utiliser:
- Bonne chance,
- Meilleur,
- Je vous remercie,
- Cordialement,
La signature:
Ecrivez votre signature juste sous votre fermeture et laissez quatre espaces entre votre nom complet, votre titre, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et toute autre information que vous souhaitez inclure. Utilisez le format ci-dessous:
Votre signature manuscrite
Nom complet saisi
Titre
Envoyer une lettre d'affaires par courriel
Si vous envoyez une lettre par courriel, votre signature sera légèrement différente . Plutôt que d'inclure vos coordonnées dans le titre de la lettre, indiquez-le sous votre signature. Par exemple:
Cordialement,
Prénom nom de famille
Titre
Votre adresse
Votre numéro de téléphone
Votre adresse email
Incluez le sujet que vous écrivez dans la ligne d'objet de l'e-mail, afin que le lecteur sache clairement pourquoi vous envoyez le message.
Conseils d'écriture de lettre d'affaires
Vous trouverez des conseils plus détaillés dans ces instructions sur la rédaction d'une lettre commerciale , notamment le choix d'une police, la sélection de marges et le formatage correct de votre lettre.
Il est toujours utile de regarder des exemples pour trouver des idées pour votre propre correspondance. Examiner des échantillons de lettres , y compris des lettres d'accompagnement, des lettres de remerciement, des lettres de suivi, des lettres d'acceptation et de refus d'emploi, des lettres de démission, des lettres d'appréciation et d'autres exemples de lettre.