Pourquoi voudriez-vous envoyer un email professionnel? Il y a de nombreuses raisons. Vous pourriez envoyer votre lettre de présentation à un employeur potentiel, une lettre de remerciement à un collègue qui a accepté d'être une référence, une lettre de démission à votre patron actuel ou une demande de lettre de recommandation.
Vous pouvez avoir d'autres raisons pour envoyer des courriels non personnels, et en fait, c'est une bonne idée de vous assurer que tout votre courriel est organisé et professionnel. Voici ce qu'il faut inclure dans vos messages, ce qu'il ne faut pas inclure, et comment fermer, signer et envoyer vos messages électroniques.
Lignes directrices pour les messages électroniques professionnels
Passez en revue ces étapes pour rédiger un e-mail professionnel de haute qualité, et vous ferez toujours bonne impression sur le destinataire:
- Ligne d' objet : La ligne d'objet doit exprimer de manière concise votre but pour l'écriture. Votre ligne d'objet peut être aussi simple que "Merci" ou "Demande de recommandation".
- Salutation: Même si vous écrivez un courriel très court, incluez une salutation. Si vous connaissez le nom de la personne, incluez-la. Appelez-les par leur titre, à moins que vous ne soyez un prénom avec la personne.
- Longueur: Gardez votre courriel aussi concis que possible. Les gens ont tendance à parcourir de longs courriels, donc seulement inclure des informations essentielles.
- Style de police: Évitez les polices ornées, ludiques ou colorées; ceux-ci détournent simplement le destinataire de votre message réel. Évitez également d'utiliser des caractères gras ou italiques, ce qui rendrait le courriel encombré. N'écrivez pas non plus dans toutes les majuscules; cela apparaît comme en colère ou surexcité dans un e-mail.
- Émoticônes: N'incluez pas les émoticônes dans un e-mail professionnel. sauvegardez-les pour la correspondance personnelle.
- L'orthographe et la grammaire: Ce n'est pas parce que vous écrivez un courriel que vous devriez vous méprendre sur l'orthographe et la grammaire. Editez votre email soigneusement avant de l'envoyer. Un message sans erreur indique au destinataire que votre courriel doit être pris au sérieux.
- Clôture: Signer avec un bref "Merci", "Meilleur", ou un autre simple envoi, puis votre nom. La plupart des comptes de messagerie vous permettent d'intégrer une signature avec votre nom, titre et coordonnées dans chaque e-mail. C'est une excellente façon de rendre chaque correspondance plus professionnelle.
Conseils supplémentaires sur les messages électroniques professionnels
Une fois que vous avez écrit votre email, passez par toutes ces étapes avant de cliquer sur le bouton "envoyer":
- Assurez-vous que votre message est complet: vérifiez que la ligne Objet de votre e-mail est remplie, que vous avez inclus une signature , que vous envoyez le message à la bonne personne de contact et que vous avez rempli le champ Cci pour envoyer un copier à vous-même afin que vous ayez un enregistrement du message électronique.
- Preuve de votre message électronique: Avant de cliquer sur envoyer, assurez-vous également de vérifier l'orthographe et de vérifier votre grammaire et votre capitalisation. Ils sont tout aussi importants dans la correspondance de recherche d'emploi par courriel qu'ils le sont dans une lettre papier.
- Envoyer un e-mail de test: avant d'envoyer votre e-mail, envoyez-vous d'abord le message pour vérifier que la mise en forme fonctionne et que rien ne semble hors de propos. Si tout va bien, allez-y et envoyez l'e-mail à l'entreprise ou à la personne que vous contactez.
- Envoyer une copie du message électronique à vous-même: Utilisez le champ Cci pour vous envoyer une copie de l'e-mail afin que vous ayez une trace du moment où vous avez envoyé le message et à qui vous l'avez envoyé. Vous pouvez également trouver cette information dans votre dossier envoyé.
- File Your Copies: Avec de nombreux programmes de courrier électronique, vous pouvez envoyer des dossiers pour faciliter la recherche de courriels importants. Mettre en place un dossier pour tous vos e-mails de recherche d'emploi et de déposer vos copies de l'e-mail que vous envoyez dans votre dossier de recherche d'emploi.
Vérifiez votre email régulièrement
Le temps est essentiel lorsque vous effectuez une recherche d'emploi. Il est donc important de consulter votre courrier régulièrement et fréquemment afin de ne manquer aucune opportunité importante. À tout le moins, vérifiez votre courriel le matin et en début d'après-midi, de sorte que vous aurez le temps de répondre en temps opportun aux messages que vous recevez.
Ces jours-ci, avoir un smartphone peut vous aider à consulter vos courriels où que vous alliez et quand vous le voulez, et plus jamais sur votre ordinateur. En fait, vous pouvez recevoir des notifications pour les nouveaux messages électroniques, de sorte que vous pouvez les lire dès qu'ils atteignent votre boîte de réception.