Avez-vous besoin d'écrire une lettre d'affaires? Pas sûr de la meilleure mise en page à utiliser ou de quoi inclure dans votre lettre? Il est important que toutes les lettres d'affaires que vous écrivez soient correctement formatées et d'apparence professionnelle.
Lorsque vous écrivez à des employeurs potentiels, collègues, relations professionnelles et d'affaires, la disposition de votre lettre est presque aussi importante que ce que vous écrivez.
Si la lettre n'est pas formatée correctement, n'a pas assez d'espace entre les paragraphes et utilise un style ou une taille de police non traditionnelle, elle peut mal refléter sur vous.
Lignes directrices pour la rédaction de lettres commerciales
Voici les lignes directrices pour la rédaction d'une lettre d'affaires, de sorte que toute votre correspondance fait la meilleure impression.
Marges
Les marges des lettres d'affaires doivent être d'environ 1 pouce, ce qui donne à votre lettre professionnelle un aspect épuré: vous devez aligner votre texte à gauche, c'est ainsi que la plupart des documents sont alignés, afin que votre lettre soit lisible.
L'espacement des lettres
Laisser de l'espace dans votre lettre crée un regard clair, épuré et facile à lire que le lecteur appréciera. Votre lettre doit être en format bloc: la lettre entière doit être alignée à gauche et à simple interligne sauf pour un espace double entre les paragraphes.
Taille de police
La taille de police traditionnelle pour une lettre professionnelle est 12. La police doit être Times New Roman ou Arial. Toutefois, si vous utilisez un en-tête, l'en-tête peut être dans une taille et un style de police différents.
Le style de police
Il n'est pas nécessaire d'utiliser des styles différents dans une lettre professionnelle.
Utilisez une police uniforme (une police de type bookprint telle que Times New Roman ou Arial) et évitez de souligner, de mettre en italique ou de mettre en gras. Toutefois, si vous utilisez un en-tête, l'en-tête peut être dans un style de police différent.
Texte de lettre
Le texte de la lettre commerciale doit être propre et lisible. Évitez d'écrire votre lettre dans un grand bloc de texte.
Divisez votre texte en plusieurs paragraphes concis. Ces paragraphes doivent être alignés à gauche; Cela permet une lecture plus facile. Lorsque vous avez terminé votre lettre, demandez à quelqu'un d'autre de la lire pour vous. Demandez-leur de jeter un coup d'œil à la lettre. Y a-t-il trop de texte sur la page? Est-il facile de voir les paragraphes distincts?
Informations de contact
La première section de votre lettre doit également inclure vos coordonnées et les coordonnées de la personne que vous écrivez. Indiquez également la date que vous écrivez en haut de votre lettre.
Lettre Salutation
À moins que vous ne connaissiez bien le lecteur et que vous y répondiez généralement par son prénom, vous devez inclure son titre personnel et son nom complet dans la formule de politesse (c.-à-d. «Cher M. James Franklin»). Si vous n'êtes pas sûr du nom du lecteur, incluez son titre (c.-à-d. «Cher cadre du marketing»). Si vous n'êtes pas sûr du sexe du lecteur, indiquez simplement son nom complet et évitez le titre personnel (c.-à-d. «Cher Jamie Smith»). Si vous n'êtes pas sûr du genre, du nom et du titre du lecteur, écrivez simplement «À qui de droit ». Laissez une ligne vide après la salutation.
Paragraphes de lettre
Les paragraphes sur les lettres professionnelles devraient être relativement concis.
Le premier paragraphe peut inclure une brève ouverture amicale et une explication concise de votre raison d'écrire. Le deuxième paragraphe (et tous les paragraphes suivants) devrait développer votre raison d'écrire. Le dernier paragraphe devrait réaffirmer votre raison d'écrire et, s'il y a lieu, énoncer votre plan d'action (ou demander que le lecteur prenne un certain type de mesures).
Fermeture
Lorsque vous rédigez une lettre commerciale ou un message électronique, il est important de fermer votre lettre de façon professionnelle afin que votre lettre, dans son intégralité, soit bien écrite et professionnelle.
Signature
Lorsque vous envoyez une lettre papier, terminez la lettre avec votre signature, manuscrite, suivie de votre nom tapé. S'il s'agit d'un e-mail, indiquez simplement votre nom tapé.
Enfin, n'oubliez pas de vérifier l'orthographe et de relire votre lettre avant de l'envoyer.
Encore une fois, demandez à un membre de la famille, un ami ou un collègue de l'examiner pour vous. C'est toujours bon pour une autre paire d'yeux de regarder parce qu'il est difficile d'attraper nos propres erreurs.
Format de lettre d'affaires
Passez en revue une lettre d'affaires formatée avec des informations sur ce qu'il faut inclure dans chaque section de votre lettre.
Exemples de lettres d'affaires
Exemples de lettres d'affaires pour une variété de correspondance commerciale, professionnelle et liée à l'emploi, y compris des échantillons de lettres et de courriels et des modèles.