6 Situations de travail qui vous obligent à créer une nouvelle politique d'entreprise
Vous voulez mettre en place les politiques et les procédures nécessaires pour assurer un lieu de travail sûr, organisé, convivial, stimulant et non discriminatoire. Pourtant, vous ne voulez pas écrire une politique pour chaque exception au comportement accepté et attendu. Le développement de la politique est pour les nombreux employés, pas pour les quelques exceptions.
Vous ne voulez pas créer un ensemble de politiques qui contrôlent les actions de vos nombreux employés - quand tout ce dont vous avez vraiment besoin, ce sont des politiques suffisantes pour contrôler les actions de quelques-uns.
Par conséquent, vous ne voulez pas créer de politiques pour chaque éventualité, ce qui laisse peu de latitude à la direction pour répondre aux besoins individuels des employés. Inversement, vous voulez avoir les politiques nécessaires, afin que les employés n'aient jamais l'impression de vivre dans un environnement de favoritisme et de traitement injuste.
Si vous avez trop de règles, vous augmentez également la probabilité que vos responsables les appliquent de manière inégale et injuste. Vous augmentez le besoin d'élaborer des lignes directrices et des outils de communication pour vous assurer que les politiques sont équitables, appliquées de façon uniforme et bien gérées.
Vous devez trouver un équilibre sain lorsque vous développez une nouvelle politique d'entreprise. Dans la plupart des cas, vous n'aurez pas besoin d'élaborer une nouvelle politique de l'entreprise tant que vous vous adresserez aux employés qui se comportent d'une manière qui ne convient pas à votre lieu de travail.
Ces dix étapes vous aideront à déterminer le besoin d'une politique en distribuant et en intégrant une politique.
Découvrez ces lignes directrices pour voir si une politique est nécessaire
Pour chacune des raisons fournies pour expliquer pourquoi une politique peut être nécessaire, des exemples de politiques qui pourraient tomber dans cette catégorie de besoin pour une politique sont fournis. Une politique est nécessaire:
- si les actions des employés indiquent une certaine confusion quant à la façon la plus appropriée de se comporter ( codes vestimentaires , courriels et politiques Internet , utilisation du téléphone intelligent ),
- si des conseils sont nécessaires sur la façon la plus appropriée de gérer diverses situations (normes de conduite, dépenses de voyage, achat de marchandises de l'entreprise),
- lorsque cela est nécessaire pour protéger légalement l'entreprise (enquête cohérente sur les accusations de harcèlement , d' embauche non discriminatoire et de promotion ),
- maintenir l'entreprise en conformité avec les politiques et les lois gouvernementales (FMLA, ADA, EEOC, salaire minimum ),
- établir des normes de travail, des règles et des règlements uniformes ( discipline progressive , règles de sécurité, règles d' infraction, règles sur l'usage du tabac) , et
- offrir un traitement uniforme et équitable aux employés (admissibilité aux avantages sociaux, congés payés, aide aux frais de scolarité , temps de deuil , fonctions de juré ).
Il peut y avoir d'autres raisons, en plus, pour lesquelles vous voudrez développer une politique. Rappelez-vous, cependant, que le mauvais comportement d'un employé ne devrait pas exiger une politique qui affectera tous les autres employés.
Articuler le but de la politique
Une fois que vous avez déterminé qu'une stratégie est nécessaire, déterminez l'objectif que vous souhaitez atteindre lors de l'écriture de la stratégie particulière. Lorsque cela est possible, vous voudrez dire aux employés pourquoi vous mettez en œuvre la politique.
Vous avez besoin de suffisamment de détails dans la politique pour rendre la position de l'entreprise claire, mais vous ne pouvez jamais espérer couvrir toutes les situations potentielles couvertes par la politique.
Par conséquent, l'objectif d'une politique est court et simple. Reconnaître que cela peut ne pas être possible avec des politiques sur des domaines tels que l'approche de l'entreprise à l'égard de la Family Medical and Leave Act , la discrimination ou l'enquête sur les plaintes ou le système de discipline progressive.
Mais, combien pouvez-vous vraiment dire de conduire tout en parlant sur un smartphone? Alors, utilisez votre bon sens lorsque vous déterminez le résultat que vous voulez obtenir de votre politique.
Collecter des informations
Cette section de TheBalance.com fournit des exemples de politiques comme de nombreux autres sites Web, bien que d'autres sociétés facturent souvent leurs politiques. Même les sites qui facturent, fournissent des échantillons gratuits afin que vous puissiez tester leurs politiques.
Vous aurez du mal à trouver un exemple de politique qui correspond exactement aux circonstances, à la langue et à la culture de votre entreprise. Mais, faites des recherches en ligne et trouvez des exemples de politiques pour vous donner une base pour réviser des exemples de politiques plutôt que d'écrire votre politique à partir de zéro.
Vous pouvez également vous abonner à un service qui fournit des exemples tels que des politiques et des exemples de ressources humaines. Des sources de stratégie externes sont également fournies dans ce répertoire d'exemples de stratégies . Enfin, la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) fournit des échantillons de politiques pour les membres.
Dans certains cas, vous pouvez même vouloir parler avec votre avocat de droit du travail. Les cabinets d'avocats écrivent des politiques génériques pour leurs clients que vous pouvez également personnaliser selon vos besoins. Surtout quand une nouvelle loi passe ou que le ministère du Travail édicte de nouvelles règles, votre avocat est susceptible de développer une politique d'accompagnement.
Développer et écrire la politique
Avec des objectifs et des échantillons en main, écrivez la politique en utilisant des mots et des concepts simples. Parlez directement aux personnes qui liront, appliqueront et respecteront la politique.
Après chaque paragraphe, demandez-vous «et si» des questions pour s'assurer que la politique couvre les bases et les exceptions normales et les questions.
Ne vous observez pas pour cela, cependant; comme indiqué, aucune politique ne couvre jamais toutes les éventualités possibles.
Examiner la politique
Sélectionnez plusieurs employés, ou même un petit groupe de pilotes, pour lire la politique et poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir sur la politique. Cet examen fournit des commentaires que les employés seront en mesure de comprendre et de suivre la politique.
Réécrivez la stratégie en fonction des commentaires.
Obtenir le support de gestion pour la politique
Passez en revue la politique avec les gestionnaires qui devront mener et mettre en vigueur la politique. Vous voudrez avoir leur soutien et la propriété de la politique . Vous aurez commencé ce processus beaucoup plus tôt, même dès que vous aurez identifié le besoin de la politique, mais le soutien de la direction lors de la mise en œuvre de la politique est crucial.
Obtenir un examen juridique de la politique
Si la politique a des implications juridiques, est litigieuse par sa nature, a des implications personnelles pour les employés (telles que les procédures de sécurité), vous voudrez que votre avocat examine la politique avant de distribuer la politique plus loin.
Assurez-vous de communiquer à votre avocat que vous ne voulez pas que la police soit réécrite en jargon juridique . Vous voulez que la politique soit révisée pour des implications juridiques et un libellé approprié.
Mettre en œuvre la politique
En petits groupes, individuellement ou lors d'une réunion d'entreprise, en fonction généralement de la nature controversée de la politique et de la facilité avec laquelle elle sera comprise, distribuez et révisez la nouvelle politique. Donner aux employés une chance de poser des questions.
La politique devrait toujours se composer de la politique sur une feuille de papier avec l'employé de signer sur une deuxième feuille.
Les employés peuvent signer qu'ils ont reçu et compris la politique, tout en conservant une copie pour leurs propres fichiers.
Exemple de déclaration de validation de politique
Voici un exemple d'instruction de déconnexion à utiliser:
J'accuse réception et compréhension de la politique (de votre compagnie). La politique est en vigueur (Date) jusqu'à nouvel ordre.
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Signature de l'employé
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Nom de l'employé (en lettres moulées)
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Rendez-vous amoureux
Décidez comment vous communiquerez la politique dans l'avenir
Inclure la politique dans votre manuel d'employé . Vous souhaiterez peut-être également que la politique fasse partie de votre orientation des nouveaux employés .
Certaines entreprises placent des stratégies sur leur intranet ou dans un dossier de stratégie sur le lecteur commun du réseau informatique. Déterminez si vous souhaitez distribuer la stratégie par des méthodes supplémentaires.
Vous souhaiterez également archiver et dater les anciennes stratégies que cette stratégie remplace. Vous pouvez en avoir besoin pour une référence légale ou autre à l'avenir.
Interpréter et intégrer la politique
Peu importe ce que vous écrivez dans la politique, votre application de politique et vos pratiques de travail ultérieures détermineront la véritable signification de la politique. Pensez cohérent et juste lorsque vous interprétez la politique au fil du temps.
Lorsque vous constatez que vos pratiques diffèrent de la politique écrite, il est temps de revoir et de réécrire la politique et le cycle recommence.
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