Comment (et pourquoi) enregistrer les procès-verbaux des réunions
Les minutes comprennent généralement:
- les noms des participants,
- les points de l' ordre du jour couverts ,
- les décisions prises par les participants,
- les actions de suivi engagées par les participants,
- les dates d'échéance pour l'achèvement des engagements, et
- tout autre événement ou discussion méritant d'être documenté pour une révision ou un historique futur.
Des procès-verbaux exemplaires se concentrent sur les décisions prises lors de la réunion et les engagements pris par les participants. Les engagements sont accompagnés des dates d'échéance et de tous les autres détails nécessaires pour une compréhension partagée par les participants à la réunion.
Procès-verbal de la réunion en tant que document historique
En tant que document historique, ils sont également utiles pour documenter les idées clés ou les discussions qui ont mené à la prise de décision. Par exemple, répondre à des questions plus tard quand un membre de l'équipe dit, "ce que nous pensions quand nous avons choisi cet objectif."
Des procès-verbaux de réunion efficaces exposent les cinq alternatives discutées par l'équipe et la raison principale pour laquelle l'une a été sélectionnée par rapport aux autres voies disponibles.
Les minutes de réunion efficaces pour la réunion d'affaires typique n'ont pas besoin d'enregistrer toutes les discussions.
Ils n'ont pas non plus besoin de dire qui a dit quoi. Ils ne devraient pas non plus documenter ce que chaque participant dit en détail. Dans l'exemple donné, un preneur de notes efficace résume la discussion plutôt que d'écrire chaque mot.
(Reconnaître que cette règle est différente pour d'autres types de réunions dans des situations telles que l'action en justice, les audiences judiciaires, etc.
Ces minutes nécessitent un enregistrement exact de la conversation et des déclarations.) Mais, votre réunion typique du lieu de travail ne le fait pas.
Quand et comment partager les minutes de la réunion
Idéalement, les procès-verbaux des réunions sont distribués aux participants à la réunion par voie électronique à la fin de la réunion. Pour ce faire, les participants sont immédiatement informés de leurs engagements et de leurs échéances. Si cela n'est pas possible (par exemple, le preneur de notes veut corriger les erreurs), le preneur de notes doit diffuser le procès-verbal dans les 24 heures suivant la réunion.
Le procès-verbal rappelle les engagements pris par les membres de l'équipe lors de la réunion. Ils aident les participants à transférer leurs engagements de réunion à leurs calendriers et à faire des listes. Ils servent de rappel de tout élément qui doit atteindre les participants avant la prochaine réunion.
(Cela peut éliminer l'un des problèmes les plus significatifs des réunions, en général: distribuer des informations lors de la réunion afin que les participants passent la réunion à lire plutôt qu'à interagir.) Après tout, l'interaction n'est-elle pas l'objet d'une réunion? Pour toute autre chose, vous avez des outils comme email et Yammer.
Vous voudrez examiner le compte rendu de votre réunion précédente au début de la prochaine réunion afin que les gens puissent vérifier leur exactitude et les prochaines étapes.
Les procès-verbaux des réunions contribuent efficacement à la réussite des réunions lorsque les procès-verbaux sont rédigés et distribués en temps opportun. Cela est particulièrement vrai lorsqu'une équipe a établi des normes solides qui soutiennent son succès commercial .
Comment les organisations gèrent-elles les minutes de réunion?
Critique pour le succès d'une réunion , le preneur de notes ou l'archiviste documente la réunion pour les participants, l'histoire et les employés qui ont besoin de savoir ce qui s'est passé lors de la réunion. Sans les minutes de réunion complètes, les chances de succès de la réunion sont diminuées.
L'employé qui prend les minutes de réunion est généralement un membre de l'équipe et prend les notes tout en participant à la réunion. Dans les réunions qui ont des procédures juridiques ou gouvernementales, ramifications, ou des exigences telles que les audiences, les réunions du conseil d'entreprise ou les dépositions, une personne non participante prend le procès-verbal et enregistre souvent les procédures.
L'employé qui enregistre les procès-verbaux doit avoir l'oreille attentive aux détails pour pouvoir les enregistrer avec précision. L'employé doit également effectuer plusieurs tâches de manière efficace pour participer à la réunion tout en enregistrant les minutes.
Dans certaines réunions, le même employé prend le procès-verbal à chaque réunion. Dans d'autres, le rôle de preneur de minutes passe de l'employé à l'employé. À l'image du leadership de réunion , le rôle du preneur de notes renforce le leadership , la communication et les compétences de leadership en réunion.
Quelles sont les exigences d'un compte-rendu de notes de réunion?
Les exigences pour l'enregistreur ou le preneur de notes comprennent:
- Enregistrer avec précision les décisions, les engagements et les principaux points de discussion lors d'une réunion.
- Notez les actions que les membres de la réunion se sont engagés à faire en même temps que la date d'échéance que les membres se sont engagés à prendre. Les éléments d'action portent un nom, mais la discussion générale ne précise pas qui a dit quoi lors des réunions informelles sur le lieu de travail.
- Passer en revue les principales décisions et les affectations ou les engagements volontaires et les points d'action à la fin de la réunion afin que les participants puissent examiner et se mettre d'accord sur les événements et les engagements avant de quitter la réunion.
- Le responsable de la réunion peut demander au preneur de notes de récapituler la discussion périodiquement pendant une réunion.
- Au cours d'une série de réunions, le preneur de notes prend une minute pour examiner le procès-verbal de la réunion au début de la prochaine réunion. Les employés présents peuvent ajouter ou corriger tout ce qu'ils désapprouvent dans le procès-verbal.
- Distribuer une copie du procès-verbal de la réunion dans les 24 heures suivant la réunion a été la recommandation standard des facilitateurs de réunion pendant des années. Maintenant, cependant, l'enregistreur a probablement pris les minutes sur un appareil électronique tel qu'un ordinateur portable ou un iPad. Ainsi, le preneur de notes devrait distribuer les notes de réunion après un examen rapide de l'orthographe, de la grammaire et de la clarté - souvent au cours ou dans les minutes de la réunion.
L'enregistreur est un rôle qu'une réunion doit avoir pour s'assurer que les résultats d'une réunion sont communiqués et suivis par les participants. Sans les notes, les participants doivent s'appuyer sur la mémoire des autres participants. Garanti, ce n'est pas un bon plan.
La documentation d'une réunion du preneur de notes est nécessaire au succès d'une réunion, tout comme la documentation est nécessaire pour améliorer le rendement des employés.