Vous pouvez planifier, diriger et gérer une réunion pour produire des résultats
Si vous négligez l'une de ces opportunités de gestion de réunion, vos réunions et vos équipes ne porteront pas les fruits que vous désirez à partir du moment où vous investissez. Prenez ces douze conseils de gestion de réunion pour guider vos participants à atteindre des résultats attendus, positifs et constructifs.
Que faire avant la réunion pour assurer des réunions efficaces
Les actions avant la réunion établissent les bases pour l'accomplissement des résultats de la réunion. Vous pouvez faire tous les suivis nécessaires, mais sans un plan de réunion efficace pour commencer, vos résultats vous décevront. Ces conseils vous aideront à planifier et à mettre en œuvre la réunion.
Planifier la réunion
Les réunions efficaces qui produisent des résultats commencent par la planification de la réunion. Premièrement, déterminez si d'autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion. Établissez des objectifs réalisables pour votre réunion.
Les objectifs que vous définirez établiront le cadre d'un plan de réunion efficace. Comme le dit Stephen Covey dans les sept habitudes des gens très efficaces , «Commencez avec la fin en tête». Le but de votre réunion déterminera l'objectif de la réunion, le programme de la réunion et les participants à la réunion dont vous avez besoin pour atteindre cet objectif.
Assurez-vous que vous avez besoin d'une réunion
Une fois que vous avez élaboré votre plan de réunion, assurez-vous qu'une réunion est un moyen approprié pour atteindre les objectifs fixés. Il est coûteux d'organiser une réunion et de tenir une réunion lorsque vous tenez compte du temps des personnes présentes, alors faites des efforts pour déterminer si une réunion est la meilleure occasion de résoudre le problème, d'améliorer le processus ou d'élaborer un plan continu.
Vous pouvez trouver que vous pouvez atteindre les objectifs de la réunion avec une discussion par e-mail ou en distribuant et en demandant des informations via le bulletin de l'entreprise. Assurez-vous que la réunion est nécessaire et qu'elle n'est pas simplement plus pratique pour vous. Vous obtiendrez de meilleurs résultats de la part des participants à la réunion lorsque vous aurez vraiment pris connaissance de leurs besoins.
Assurer une participation appropriée à la réunion
Si une réunion est le moyen approprié pour atteindre vos objectifs , vérifiez avec les participants qui doivent assister à la réunion pour réussir. Les participants nécessaires doivent être disponibles pour assister à la réunion.
Reporter la réunion plutôt que de tenir une réunion sans les membres critiques du personnel. Si un délégué assiste à la place d'un décideur crucial, assurez-vous que le membre du personnel désigné a le pouvoir de prendre des décisions ou de reporter la réunion.
Distribuer et réviser le travail préalable à la réunion
Combien de réunions avez-vous suivies qui ont débuté avec l'animateur de la réunion en distribuant une série de documents ou en projetant une diapositive Microsoft PowerPoint pour la discussion? Frustrant? Tu paries. La réunion devient un groupe de lecture, peu productif pour l'accomplissement des objectifs.
Lorsque les objectifs déclarés pour la tenue d'une réunion sont la prise de décision et la réponse aux questions, une lecture en groupe est un gaspillage honteux du temps des gens.
Vous pouvez rendre les réunions plus productives et assurer les résultats en fournissant le pré-travail nécessaire avant la réunion. Fournir un pré-travail, des tableaux, des graphiques et du matériel de lecture 48 heures avant une réunion affecte le succès de la réunion. Plus vous consacrerez de temps de préparation, plus les personnes mieux préparées seront pour votre réunion.
La documentation qui vous aidera à atteindre les objectifs de la réunion peut inclure des rapports; des données, des graphiques et des liens vers des informations concurrentielles, des ventes à ce jour et des plans de production; Des diapositives Microsoft PowerPoint illustrant les principaux points de discussion; et les procès - verbaux , les notes et le suivi des réunions et des projets antérieurs ou connexes.
Pré-travail, même juste des liens à suivre pour lire l'information, distribuée en temps opportun, avec l'attente sérieuse que les participants liront le pré-travail avant la réunion, aide à assurer que votre réunion réussisse.
Pendant la réunion pour assurer des réunions efficaces
L'utilisation efficace du temps de réunion stimule l'enthousiasme pour le sujet. Cela génère un engagement et un sentiment d'accomplissement de la part des participants. Les gens se sentent partie de quelque chose de plus grand que leurs défis au jour le jour. Par conséquent, une réunion bien animée et active qui ouvre la voie au suivi produira les résultats de la réunion.
Facilitation efficace des réunions
Le responsable de la réunion établit un ton positif et productif pour l'interaction entre les participants à la réunion. La facilitation efficace des réunions commence par un examen des objectifs, des résultats attendus et de l'ordre du jour. L'animateur aide les membres du groupe à rester concentrés et productifs.
La conception de la réunion et l'ordre du jour définissent le cadre de la réunion. Un facilitateur efficace, qui garde les participants sur la bonne voie, assure l'accomplissement des résultats attendus et souhaités de la réunion.
Utilisez le pré-travail dans la réunion
Utiliser ou référencer le pré-travail et d'autres informations fournies avant la réunion pendant la réunion. Vous renforcez le besoin pour les participants de consacrer le temps nécessaire à l'examen du matériel qui est essentiel à l'atteinte des résultats souhaités.
Vos participants se prépareront avant d'assister à vos réunions et vos résultats témoigneront d' une préparation et d'un leadership solides . Personne ne veut apparaître non préparé, désintéressé, ou ne pas contribuer aux yeux d'un coéquipier.
Impliquer chaque participant dans des actions
Chaque groupe de travail a différentes personnalités qui se présentent pour des réunions. Vous avez des collègues calmes et des gens qui essaient de dominer chaque plate-forme. Que ce soit pour faciliter ou assister à la réunion, vous devez impliquer chaque participant dans l'accomplissement des objectifs de la réunion.
Cela garantit que chaque participant est investi dans le sujet de la réunion et dans le suivi. Vous obtiendrez plus de résultats avec toute l'équipe en tirant qu'avec un membre du personnel dominant essayant de pousser tout le monde vers le haut de la colline.
Créer un plan de suivi efficace des réunions
Au cours de la réunion, établissez un plan de suivi avec des éléments d'action. Les plans efficaces comprennent ce qui suit.
- L'élément d'action spécifique,
- le nom de la personne qui s'est engagée à «posséder» l'accomplissement du point d'action,
- la date d'échéance du point d'action, et
- un accord sur ce qui constitue l'achèvement du point d'action.
Discutez des scénarios de la vie réelle et des obstacles au succès que les membres de l'équipe peuvent rencontrer lorsqu'ils essaient d'accomplir les tâches qui produiront les résultats requis. Fixez une heure pour votre prochaine réunion, si nécessaire, pendant que les participants sont présents.
Après la réunion pour assurer des réunions efficaces
Les actions et la planification avant et pendant la réunion jouent un grand rôle pour vous aider à atteindre les résultats attendus, positifs et constructifs. Vos actions après la réunion sont tout aussi cruciales. Le suivi lors de la prochaine réunion n'est jamais suffisant pour garantir des résultats.
Publier les minutes de la réunion
Commencez par publier vos minutes et plan d'action dans les 24 heures. Les gens contribueront le plus efficacement aux résultats s'ils commencent tout de suite à prendre des mesures. Ils ont encore un souvenir frais de la réunion, de la discussion et de la raison d'être de la direction choisie.
Ils restent enthousiastes et prêts à commencer. Un retard dans la distribution des procès-verbaux nuira à vos résultats puisque la plupart des gens attendent que les minutes arrivent avant de commencer à respecter leurs engagements.
Suivi efficace des réunions
Le respect et l'observation des délais et du suivi vous aideront à obtenir des résultats de vos réunions. La date limite a été fixée pendant la réunion. Après la réunion, chaque personne ayant un point d'action devrait également élaborer un plan pour l'accomplissement personnel de son engagement.
Qu'ils écrivent les étapes dans leur planificateur, déléguer les tâches à un autre membre du personnel, ou simplement terminer la tâche, l'individu est responsable du suivi.
Ainsi est le planificateur de réunion. Vous pouvez améliorer les résultats de la réunion en assurant un suivi auprès de chaque personne ayant un élément d'action à mi-chemin entre les réunions. Votre objectif est de vérifier les progrès et de s'assurer que les tâches sont en cours. Rappelez-vous que ce que vous demandez est accompli.
Responsabilité pour le suivi lors de la prochaine réunion
Avez-vous déjà participé à une réunion de suivi où chaque participant a expliqué au groupe pourquoi il était incapable d'accomplir son engagement? Le résultat est déplorable. Établir la norme ou la coutume de la reddition de comptes pour les résultats commence tôt dans votre cycle de réunion.
Le suivi par le facilitateur à mi-chemin entre les réunions aide, mais le groupe doit faire en sorte que les engagements ne soient pas acceptés . Rapport sur les progrès et les résultats à la prochaine réunion et s'attendre à ce que tout aura été accompli. Sinon, vérifiez les progrès à la prochaine réunion et s'il y a un véritable obstacle à la progression, déterminez comment procéder.
Débriefer le processus de réunion pour l'amélioration continue
La pratique de débriefer chaque réunion est un outil puissant pour l'amélioration continue. Les participants discutent à tour de rôle de ce qui était efficace ou inefficace au sujet du processus de réunion en cours. Ils discutent également des progrès que le groupe est en train de réaliser sur le sujet pour lequel la réunion s'est tenue.
En amenant l'amélioration continue à un autre niveau, les équipes qui réussissent débriefent l'ensemble de leur projet ainsi que le processus pour déterminer dans quelle mesure elles ont réussi à créer des résultats. Les prochaines réunions reflètent l'évaluation. Les réunions évoluent comme un outil encore plus efficace pour créer des résultats d'organisation.
Conclusion
Les résultats sont réalisables et prévisibles à partir de réunions bien planifiées et mises en œuvre. Suivez ces douze recommandations pour vous assurer que les participants à la réunion obtiennent des résultats attendus, positifs et constructifs à partir du moment où ils investissent dans les réunions. Votre organisation récompensera votre réussite et vos collègues vous aimeront lorsque vous utiliserez ces conseils de réunion efficaces.