Votre préparation détermine si vous atteindrez vos résultats souhaités
En combinaison avec les procès - verbaux des réunions , la documentation que les participants reçoivent après une réunion, l'ordre du jour est le plan de la réunion et le suivi rapporté pour la réunion précédente.
Lorsque vous développez un agenda pour une réunion qui n'est pas régulièrement planifiée, les étapes suivantes vous aideront. Plus loin dans cet article, vous verrez un modèle d'agenda pour une réunion régulière. Les deux types de réunions partagent des points similaires mais ne sont pas exactement les mêmes.
Développer un agenda de réunion
Premièrement, déterminez si d'autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion. Établissez des objectifs réalisables pour votre réunion . Les objectifs que vous définirez établiront le cadre d'un plan de réunion efficace . Assurez-vous que vous n'avez pas planifié plus que ce qui est raisonnablement possible dans les délais de votre réunion.
Comme Stephen Covey l'a dit dans les «Sept habitudes des gens très efficaces», «Commencez par la fin en tête». Le but de votre réunion déterminera l'objectif de la réunion, le programme de la réunion et les participants à la réunion.
Construire un agenda prépare un plan pour la réunion.
Vous commencez avec le but ou le but principal que vous essayez d'accomplir en organisant la réunion. Une fois que vous avez décidé de votre objectif, vous devez déterminer si vous avez besoin de l'aide d'employés supplémentaires pour planifier votre programme. Si oui, invitez-les à se joindre à vous pour faire votre ordre du jour de la réunion généralement par courriel ou texte afin de ne pas créer le besoin d'une réunion supplémentaire.
Décisions à prendre pour élaborer votre programme de réunion
Après avoir déterminé votre objectif global, vous ou votre équipe devez prendre les décisions suivantes. En plus du but ou de l'objectif de la réunion, chacun de ces éléments apparaît à l'ordre du jour de la réunion.
- Participants nécessaires pour la réunion actuelle,
- Les éléments qui nécessitent une discussion ou une action qui mèneront à l'accomplissement du but ou du but,
- La quantité de temps que vous prévoyez que le groupe aura besoin pour la discussion de chaque élément,
- Une date et une heure pour la réunion,
- Un endroit approprié, qui tiendra tous les participants confortablement, pour la réunion,
- Pré-travail pour la réunion. Ceci inclura toute lecture, documentation , données, compte-rendu de réunion d'une réunion précédente, ou toute autre préparation qui rendra votre réunion réussie. Cette préparation doit être jointe à l'avis de réunion et à l'ordre du jour lorsque vous les distribuez aux participants invités.
En plus des points de décision ci-dessus, les points de l'ordre du jour de la réunion devraient inclure:
- Passez en revue l'objectif, le programme, les résultats attendus et le produit de la réunion.
- Revoir le procès-verbal de la réunion précédente.
- Examiner les progrès des participants quant aux engagements et aux mesures prises lors de la réunion précédente.
- Le preneur de notes ou le responsable doit examiner les engagements pris par les participants au cours de la réunion en cours en tant que point final de l'ordre du jour.
Décidez qui doit participer pour accomplir votre programme de réunion
Une fois que vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire pour atteindre votre objectif, vous devez développer la liste des participants.
Tous les employés ne peuvent ou ne doivent pas participer à chaque réunion, mais inviter les bons participants augmentera vos chances de succès.
Comment identifier les participants nécessaires pour accomplir votre programme de réunion
Déterminez vos participants pour une série ponctuelle ou brève de réunions ou pour une réunion régulière ou continue en vous posant des questions telles que les suivantes.
- Qui doit posséder la solution que le groupe développe?
- À qui appartient le processus dont le groupe discute?
- Qui a besoin de connaître les informations que vous distribuez?
- Qui peut fournir des données et des faits pour guider la prise de décision?
- Qui a de l'expérience ou de l'expertise à partager avec le groupe?
- Qui doit soutenir la mise en œuvre de solutions ou de tâches?
- Qui doit fournir la permission ou les ressources pour accomplir le résultat de la réunion?
- Qui pourrait s'opposer à la mise en œuvre de toute solution ou direction?
Avez-vous besoin d'un programme de réunions pour les réunions régulièrement prévues?
Toutes les réunions n'ont pas besoin d'un agenda personnalisé. La plupart des employés organisent régulièrement des réunions pour leurs départements ou groupes de travail. Vous avez également des équipes et des projets auxquels vous participez.
Un projet en cours peut ne pas nécessiter un nouvel ordre du jour pour chaque réunion, mais votre équipe sera bien servie en adoptant une approche standard à votre réunion.
La réunion des employés prévue à intervalles réguliers est divisée en trois segments pour lesquels chaque élément comporte des éléments d'ordre du jour standard: Éléments d'information, Éléments d'action et Planification à terme.
Composantes d'un ordre du jour de la réunion pour les réunions régulièrement prévues
Articles informatifs
Écrivez les éléments de l'ordre du jour qui sont informatifs pour chaque réunion. Par exemple, le gestionnaire informe le groupe des résultats de la réunion de la haute direction.
Éléments d'action
Placez à l'ordre du jour tous les éléments que vous souhaitez que le groupe veuille examiner lors de chaque réunion régulière prévue. Par exemple, la performance au budget pour la période et l'identification des économies de coûts et des améliorations continues que le groupe prévoit d'atteindre.
Planification anticipée
Placez à l'ordre du jour tous les éléments que le groupe veut planifier ou préparer à l'avance. Par exemple, les objectifs à court terme pour le mois prochain ou la nécessité d'une aide de collègue sur les affectations à venir.
Si vous suivez ces consignes lorsque vous développez votre agenda de réunion, vous augmentez la probabilité que votre réunion produise des résultats.
Exemple de programme de réunion pour une réunion régulièrement prévue
Utilisez cet exemple d'agenda pour une réunion programmée régulièrement afin de garantir que votre réunion produise les résultats que vous recherchez.
- Échauffement et salutations. Envisager un brise-glace bref en fonction de la fréquence à laquelle le groupe se réunit.
- Passez en revue l'objectif, le programme, les résultats attendus et le produit de la réunion.
- Revoir le procès-verbal de la réunion précédente.
- Fournir les informations appropriées sur le département et l'entreprise dont l'équipe a besoin.
- Examiner les progrès réalisés sur les points d'action, les plans d'action et les engagements. Revoir les progrès du groupe sur les objectifs.
- Discuter et prendre des décisions sur les points de l'ordre du jour de cette réunion.
- Identifiez les prochaines étapes.
- Identifiez l'objectif, les résultats et l'ordre du jour de la prochaine réunion.
- À la fin de la réunion, le preneur de notes devrait revoir les engagements pris par les personnes lors de la réunion.
- Identifiez toute assistance nécessaire auprès des personnes ne faisant pas partie du groupe et attribuez des contacts aux participants.
- Déterminez qui en dehors des participants à la réunion doit savoir quoi et décider comment vous allez accomplir la communication.
- Envoyer des minutes dans les 24 heures de la réunion ou immédiatement si le preneur de notes a pris les notes par voie électronique (la norme).
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