L'employeur a de bonnes raisons de conserver plusieurs dossiers de personnel - certains sont légaux et d'autres, à des fins de meilleures pratiques d'emploi.
La documentation est nécessaire pour que l'employeur ait une vision précise des antécédents professionnels d'un employé. La documentation soutient les décisions de l'employeur et peut protéger l'employeur dans une action en justice correctement préservée.
Le contenu du dossier personnel donne un aperçu historique des événements importants survenus au cours de la carrière d'un employé. Ils soutiennent les décisions qui sont prises au sujet de l'employé et de sa carrière. Ils démontrent le raisonnement de l'employeur sur l'embauche, les promotions, le transfert, les récompenses et la reconnaissance, et les décisions de licenciement.
Différentes directives sont associées à différents types de fichiers de personnel
Comme plusieurs types de fichiers personnels sont recommandés, des règles et des directives différentes sont associées à chaque type de fichier personnel.
- Chaque type de fichier personnel a une raison différente pour les contenus existants et différents, basé sur cette raison.
- Chaque type de fichier personnel est stocké différemment.
- L'accès à un fichier personnel est limité à certains employés dans la plupart des organisations. Les différents types de fichiers personnels ont des directives d'accès différentes.
- L'accès des employés à son dossier personnel est autorisé, mais la plupart des employeurs établissent des lignes directrices pour l'accès des employés avec une politique d'accès aux fichiers personnels dans le manuel de l' employé . (Divers états et juridictions ont des règles différentes, alors restez à jour pour votre emplacement.)
La plupart des organisations n'autorisent pas le gestionnaire de l'employé à accéder au fichier personnel global. Ils s'attendent à ce que les gestionnaires conservent la documentation pertinente dans leur propre dossier d'employé qui n'est pas le dossier personnel officiel.
- Le service des ressources humaines possède et est responsable des dossiers du personnel.
Fichiers de personnel recommandés
Voici les types de fichiers personnels recommandés et ce que vous devez savoir pour travailler avec eux.
Dossier du personnel
C'est le fichier personnel principal qu'un employeur maintient pour chaque employé. Le fichier personnel stocke l'historique d'emploi de chaque employé. C'est ce que vous devez savoir sur un dossier personnel.
Fichier médical
Le dossier médical de l' employé comporte de sérieuses restrictions légales que l'employeur doit connaître et prendre en compte. Voici ce que vous devez savoir sur la confidentialité et le contenu du dossier médical d'un employé.
Fichier de paie
L'accès des employés au fichier de paie de l'employé est moins restrictif que l'accès au dossier médical ou personnel. Le fichier de paie contient des informations sur le salaire, la sélection des avantages , les changements de taux de rémunération, les saisies et autres documents juridiques qui affectent le chèque de paie d'un employé. Divers membres du personnel de la comptabilité et des ressources humaines accèdent à l'information dans le fichier de paie.
I-9 Fichier de formulaires pour les employés
En raison des droits d'accès de divers organismes gouvernementaux, vous suivez les meilleures pratiques en conservant un fichier distinct pour les formulaires I-9 des employés . En savoir plus sur le stockage des formulaires I-9
Vue d'ensemble des fichiers du personnel
Je veux juste les détails rapides et de base sur les fichiers personnels des employés ? Vérifiez ici pour un aperçu des dossiers du personnel.
Politique d'accès au fichier personnel pour les employés
Vous voulez permettre à chaque employé de savoir ce qu'il y a dans son dossier personnel , mais vous devez contrôler l'intégrité, l'exhaustivité et la rigueur du fichier. Le maintien de la confidentialité des employés et de l'employeur ainsi qu'un accès limité sont assurés par une politique d'accès aux fichiers personnels.
Ce qu'il ne faut pas inclure dans un fichier personnel
Vous cherchez des lignes directrices sur le contenu qui ne devrait jamais être inclus dans un dossier personnel? Voici mes meilleures recommandations sur le contenu que vous souhaitez conserver dans un endroit séparé et informel ou ne pas le conserver du tout. La conservation des documents inutiles et purement documentés peut vous blesser.
Documentation
Savez-vous ce que la documentation est? Le mot, la documentation, surgit fréquemment dans le monde de l'emploi et des ressources humaines. Mais, la signification de la documentation et pourquoi vous pourriez vouloir documenter des événements d'emploi particuliers est complètement couverte ici.
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