Comment les employés peuvent-ils avoir accès à la visualisation de leur dossier personnel?
Parce que les employés savent que ces enregistrements existent, ils voudront les consulter de temps en temps pour voir ce que le fichier contient.
Au moment de décider comment fournir l'accès des employés (et des anciens employés), gardez à l'esprit les lois qui s'appliquent à votre entreprise.
De nombreux États ont des lois qui obligent une entreprise à mettre des parties spécifiques du fichier à la disposition des employés actuels et anciens. Vérifiez auprès de votre avocat pour s'assurer que votre politique est en conformité avec toutes les lois.
La loi fédérale, par exemple, exige que les dossiers liés à la loi Americans with Disabilities Act soient séparés des dossiers du personnel. Si votre entreprise est assujettie à la loi HIPAA, assurez-vous que votre dossier médical est également conforme à la loi.
Vous pouvez avoir beaucoup de latitude dans ce que vous permettez aux employés de voir dans leur dossier. Mais, gardez à l'esprit que même si vous déterminez qu'un employé ne peut pas avoir accès à certaines informations, telles que les vérifications de références, que dans le cas d'une poursuite que l'information est découvrable.
Par conséquent, demandez à votre personnel d'enregistrer les choses avec précision et de respecter la loi en tout temps. Les dossiers des employés ne sont pas l'endroit pour les blagues à l'intérieur ou les commentaires sarcastiques.
Ceux-ci ne vont pas bien dans une cour de justice.
En règle générale, le fait d'avoir un contrôleur d'accès aux enregistrements garantit que les procédures sont suivies et cohérentes. Vous ne voulez pas qu'un gestionnaire des ressources humaines permette aux gens de rapporter leurs dossiers à leur bureau tandis qu'un autre refuse tout accès.
Exiger que tout le monde passe par une source unique aide à garder les choses cohérentes et légales.
Les lois concernant les enregistrements et la rétention et l'accès aux dossiers sont délicates. Assurez-vous de rester à jour.
La politique ci-dessous est un bon début pour votre entreprise , mais gardez à l'esprit que votre état et les lois locales peuvent varier.
Exemple de politique d'accès aux dossiers des employés
Tous les employés, anciens employés et représentants des employés peuvent consulter certains éléments de leur dossier personnel avec un préavis au personnel des ressources humaines. Les documents relatifs aux qualifications de l'employé, telles que la candidature, la promotion , les mesures disciplinaires et le transfert, peuvent être consultés . De plus, l'employé peut examiner les formulaires de signature de la politique et les dossiers de formation.
Les documents que l'employé ne peut pas examiner comprennent les références ou les vérifications des références, les dossiers de toute enquête entreprise par la direction, les dossiers médicaux, les documents relatifs à une procédure judiciaire, tout document qui violerait la confidentialité d'un autre employé.
Procédure
Un employé qui veut examiner le contenu autorisé de son dossier personnel devrait contacter les Ressources humaines avec un préavis de 24 heures (excluant les fins de semaine). Les anciens employés, ou les personnes inconnues du personnel des ressources humaines, doivent présenter une pièce d'identité et / ou une preuve d'autorisation pour accéder au dossier personnel.
Les employés doivent examiner leurs dossiers personnels en présence d'un membre du personnel des ressources humaines.
Les employés ne peuvent retirer du bureau aucune partie du dossier personnel .
L'employé peut demander des photocopies du fichier ou des parties du fichier. Dans la mesure du raisonnable, le membre du personnel des ressources humaines fournira des photocopies. Pour une copie étendue, l'employé devra payer les photocopies.
Si l'employé n'est pas satisfait d'un document dans son dossier personnel, en présence du membre du personnel des Ressources humaines, l'employé peut écrire une explication ou une clarification et la joindre au document contesté. En aucun cas, le personnel des RH ou l'employé ne modifiera le document.
L'employé peut également demander qu'un document soit retiré du dossier personnel. Si le personnel des ressources humaines est d'accord, le document peut être retiré.
Si le membre du personnel des Ressources humaines n'est pas d'accord, l'appel peut être interjeté de la manière prescrite dans la politique de la porte ouverte de la compagnie.