Un plan de projet est l'aboutissement d'une planification méticuleuse par un chef de projet . C'est le document maître qui guide le fonctionnement du projet . Selon le Project Management Institute , il s'agit d'un «document formel et approuvé utilisé pour guider à la fois l'exécution du projet et le contrôle du projet.» C'est le plan des plans parce que documenté sont les intentions du chef de projet pour chaque facette clé du projet. .
Les éléments critiques de nombreux plans de projet sont décrits ci-dessous. Les organisations ont leurs processus et protocoles pour ce qui doit être dans un plan de projet et, plus généralement, la façon dont les projets doivent être exécutés, de sorte que tous les plans de gestion de projet ne comportent pas ces éléments. Cependant, les chefs de projet devraient les considérer tous dans la phase de planification pour éviter la confusion et l'improvisation forcée pendant la phase d'exécution du projet.
01 Objectifs du projet
02 Portée du projet
Comme les objectifs du projet, le champ d'application est défini dans la charte; cependant, un gestionnaire de projet devrait affiner davantage la portée du plan de projet. L'une des meilleures façons de définir ce qui est prévu pour un projet consiste à définir ce qui est hors de portée. Par exemple, un projet d'automatisation d'un processus manuel nécessiterait une définition de la portée du début et de la fin du processus pour exclure de manière appropriée les tâches qui ne font pas partie du projet. Cette information aide un chef de projet à définir ce qui est dans le champ d'application.
03 Jalons et principaux livrables
Les principales réalisations d'un projet sont appelées jalons. Les principaux produits de travail sont appelés livrables majeurs. Ils représentent les grandes composantes du travail sur un projet. Un plan de projet devrait identifier ces éléments, les définir et fixer des délais pour leur achèvement.
Supposons qu'une organisation entreprenne un projet de développement de nouveaux logiciels. Un tel projet comporte à la fois des jalons et des livrables. Les principaux éléments livrables pourraient être la liste finale des exigences opérationnelles et la liste des exigences fonctionnelles qui mettent en œuvre ces exigences opérationnelles. À la suite de ceux-ci, le projet pourrait avoir des jalons de la fin de la conception de l'entreprise, la fin des tests du système, la fin des tests d'acceptation des utilisateurs et la date de déploiement du logiciel. Ces jalons ont des produits de travail qui leur sont associés, mais ils concernent plus les processus que les produits eux-mêmes.
Les jalons et les principaux délais livrables ne doivent pas nécessairement être des dates précises, mais plus ces dates sont précises, mieux c'est. Quelque chose avec une date limite d'octobre peut être atteint n'importe quel jour en octobre du 1er au 31, mais la date limite du 15 octobre doit être respectée avant le 15 octobre. Les dates précises aident le gestionnaire de projet à établir une structure précise de répartition du travail.
04 Structure de répartition du travail
Une structure de répartition du travail, ou WBS, déconstruit les jalons et les principaux éléments livrables d'un projet en plus petits morceaux, de sorte qu'une personne puisse se voir confier la responsabilité de chaque tronçon. En élaborant la structure de répartition du travail, le gestionnaire de projet tient compte de nombreux facteurs tels que les forces et les faiblesses des membres de l'équipe de projet, les interdépendances entre les tâches, les ressources disponibles et la date limite du projet.
Le chef de projet est en fin de compte responsable du succès du projet, mais il ne peut pas faire le travail seul. Le WBS est un outil que le gestionnaire de projet utilise pour assurer la responsabilité du projet, car il indique au promoteur du projet, aux membres de l'équipe de projet et aux parties prenantes qui sont responsables de quoi. Si le chef de projet est préoccupé par une tâche, le chef de projet sait exactement à qui répondre.
05 Budget
Le budget d'un projet indique combien d'argent est alloué pour réaliser le projet. Le chef de projet est responsable de la dispersion de ces ressources de manière appropriée. Pour un projet qui a des fournisseurs, le chef de projet s'assure que les livrables sont terminés selon les termes du contrat, en accordant une attention particulière à la qualité. Certains budgets de projets sont liés au plan des ressources humaines.
06 Plan des ressources humaines
Le plan des ressources humaines montre comment le projet sera doté. Il est parfois connu sous le nom de plan de dotation. Ce plan définit qui fera partie de l'équipe de projet et combien de temps chaque personne est censée prendre. En élaborant ce plan, le gestionnaire de projet négocie avec les membres de l'équipe et leurs superviseurs le temps que chaque membre de l'équipe peut consacrer au projet. Si le personnel doit consulter sur le projet mais ne fait pas partie de l'équipe de projet, cela est également documenté dans le plan de dotation. Encore une fois, les superviseurs appropriés sont consultés.
07 Plan de gestion des risques
Beaucoup de choses peuvent mal tourner sur un projet. Tandis que chaque désastre possible ou hoquet mineur est imprévisible, beaucoup peuvent être prédits. Dans le plan de gestion des risques, le gestionnaire de projet identifie les risques pour le projet, la probabilité que ces risques se produisent et les stratégies pour atténuer ces risques. Le chef de projet sollicite l'avis du promoteur du projet , de l'équipe du projet, des parties prenantes et des experts internes.
Des stratégies d'atténuation sont mises en place pour les risques susceptibles de se produire ou qui entraînent des coûts élevés. Les risques qui sont peu susceptibles de se produire et ceux qui ont des coûts faibles sont indiqués dans le plan; Cependant, ils peuvent ne pas avoir de stratégies d'atténuation.
08 Plan de communication
Un plan de communication décrit comment un projet sera communiqué à divers publics. Tout comme la structure de répartition du travail, un plan de communication attribue la responsabilité de compléter chaque composante à un membre de l'équipe de projet.
Chaque message a un public cible. Les chefs de projet s'assurent que chaque message est adapté à son public spécifique. Un plan de communication aide les chefs de projet à s'assurer que la bonne information parvient aux bonnes personnes au bon moment.
09 Plan de gestion des parties prenantes
Un plan de gestion des parties prenantes identifie comment les parties prenantes seront utilisées dans le projet. Parfois, les parties prenantes ont seulement besoin de recevoir des informations. Cela peut être pris en compte dans le plan de communication. Si les parties prenantes ont besoin de plus, un plan de gestion des parties prenantes décrit comment il sera obtenu.
10 Plan de gestion du changement
Un plan de gestion du changement établit un cadre pour apporter des modifications au projet. Les gestionnaires de projet ont tendance à vouloir éviter les changements au projet; Cependant, les changements sont parfois inévitables. Le plan de gestion du changement fournit des protocoles et des processus pour apporter des modifications. Il est essentiel pour la reddition de comptes et la transparence que les promoteurs de projet, les gestionnaires de projet et les membres de l'équipe de projet suivent le plan de gestion du changement.