Qu'est-ce qu'un plan de gestion des parties prenantes?
Que sont les parties prenantes?
Les parties prenantes peuvent être internes et externes à l'organisation.
Les exemples de parties prenantes internes incluent les cadres et les unités d'affaires telles que la comptabilité et les technologies de l'information. Les unités commerciales ont généralement des représentants dans l'équipe de projet. Les parties prenantes externes peuvent être des groupes d'intérêt, des entreprises et des organisations civiques. Il est rare que les parties prenantes externes soient représentées dans l'équipe du projet. Pour les organismes ayant une autorité de réglementation, les industries qu'ils réglementent sont habituellement le groupe d'intervenants externes le plus important pour tout projet. Si une partie prenante est identifiée par l'équipe de projet, cette partie prenante doit être envisagée dans le plan de gestion des parties prenantes.
Il est impossible pour une équipe de projet d'être composée de membres représentant tous les groupes de parties prenantes. Dans de nombreux cas, c'est impossible. Cependant, l'équipe de projet a besoin de l'apport et de l'adhésion des parties prenantes pour que le projet réussisse. Par exemple, une organisation gouvernementale veut complètement réorganiser et moderniser son logiciel propriétaire le plus largement utilisé.
Presque tout le monde dans l'organisation utilise le programme d'une manière ou d'une autre. Chaque type d'utilisateur ne peut pas être directement représenté dans l'équipe de projet, de sorte que l'équipe conçoit des moyens de recueillir les contributions des parties prenantes et décide des moyens d'informer les parties prenantes sur l'état du projet. Ces méthodes de collecte des intrants et des stratégies de communication sont documentées dans le plan de gestion des parties prenantes.
La différence entre un plan de gestion des parties prenantes et un plan de communication
Il peut y avoir un saignement important entre le plan de gestion des parties prenantes d'un projet et le plan de communication. Leurs fonctions sont très similaires. Un plan de gestion des parties prenantes est plus large dans la mesure où il facilite la contribution au projet ainsi que les résultats esquissés. Un plan de gestion des parties prenantes est plus étroit dans la mesure où il s'adresse uniquement à ceux qui ont des intérêts particuliers alors qu'un plan de communication pourrait inclure un public plus large.
Un plan de gestion des intervenants évolue au cours d'un projet
Le plan de gestion des parties prenantes est généralement conservé par le chef de projet . À mesure qu'un projet progresse, le gestionnaire de projet revoit le plan de gestion des parties prenantes et le renvoie périodiquement à l'équipe du projet pour examiner les mises à jour. Un projet peut sembler très différent au milieu de sa chronologie qu'il ne l'était dans les étapes de planification, il est donc important de s'assurer que les documents d'orientation d'un projet sont modifiés si les circonstances le nécessitent.
Exemple de fonctionnement d'un plan de gestion des parties prenantes
Voici un exemple de la façon dont un plan de gestion des parties prenantes peut changer au cours d'un projet. Une agence d'État se lance dans un projet de réglementation. Au début, le promoteur du projet et le gestionnaire de projet présentent une liste d'intervenants à inclure dans le plan de gestion des intervenants.
L'une des premières tâches de l'équipe de projet consiste à étoffer le plan. Après quelques mois, un membre de l'équipe du projet identifie une partie prenante à laquelle personne ne pensait au début du projet. Le gestionnaire de projet ajoute le nouvel intervenant au plan et convoque une réunion de l'équipe de projet pour discuter de la façon d'engager le nouvel intervenant. Une fois que l'équipe décide quoi faire, le chef de projet informera le sponsor du projet.
Clairement, le plan de gestion des parties prenantes est un document vivant. Au fur et à mesure que le projet évolue, le plan de gestion des parties prenantes peut changer pour mieux répondre aux besoins du projet. Grâce à un plan de gestion des parties prenantes agile, une équipe de projet peut recueillir de manière appropriée les commentaires et les commentaires des parties prenantes et tenir ces parties prenantes au courant.