À l'instar d'un superviseur, l'un des principaux moyens par lesquels un sponsor de projet soutient un chef de projet consiste à gérer des problèmes que seule une personne ayant le poids organisationnel du sponsor du projet peut gérer.
Lorsque les chefs de projet rencontrent des problèmes que seuls les sponsors du projet peuvent résoudre, voici ce que les chefs de projet doivent faire.
Échappement Toutes les autres options
Les promoteurs de projet ont tendance à être au niveau de l'organisation où la plupart des décisions sont difficiles parce que si une décision est facile, elle est prise à un niveau inférieur. Ils doivent prendre des décisions difficiles rapidement, parfois avec des informations limitées.
En tant que chef de projet, vous devez vous assurer que vous avez épuisé toutes les autres options pour résoudre votre problème avant d'aller au sponsor du projet. Par exemple, disons que vous avez un membre de l'équipe de projet qui ne respecte pas ses engagements. Avant de soumettre le problème au parrain du projet, vous devriez essayer de résoudre le problème en tête-à-tête avec le membre de l'équipe du projet. Lorsque cela ne fonctionne pas, vous devriez aller voir le superviseur du membre de l'équipe. Une fois que cela ne parvient pas à résoudre le problème, vous pouvez soumettre le problème au parrain du projet. Vous avez épuisé vos options pour résoudre les problèmes de bas en haut.
Maintenant, le sponsor du projet peut travailler sur le problème de haut en bas. Le parrain du projet devrait régler le problème avec son homologue et vous informer du plan d'action convenu.
La dernière chose que vous voulez faire, c'est demander au parrain du projet de trouver une solution que vous auriez pu mettre en place sous votre propre autorité sans aucune aide.
Parfois cela arrive. Tout le monde fait des erreurs. Apprenez de ces situations quand elles se produisent, et vous serez un meilleur gestionnaire de projet pour cela. La prochaine fois qu'une situation similaire se présentera, vous le maîtriserez mieux qu'avant.
Soyez précis sur ce dont vous avez besoin
Alors que les promoteurs de projets ont l'habitude de travailler à partir d'informations incomplètes, un gestionnaire de projet ne doit pas omettre des informations pertinentes. Il est important que le parrain du projet ait un contexte pour la situation nécessitant son attention.
Une fois que le parrain du projet a un contexte approprié pour la décision, soyez précis sur ce dont vous avez besoin du sponsor. Avez-vous besoin de directives sur la façon de procéder? Avez-vous besoin de l'autorisation de prendre une action particulière? Avez-vous besoin d'un problème résolu? Avez-vous besoin de ressources que vous ne pouvez pas obtenir vous-même?
Si vous n'avez pas réfléchi précisément à ce dont vous avez besoin, vous pourriez prendre une décision sur ce dont vous avez besoin, mais vous découvrirez plus tard que vous vous êtes trompé. Réfléchissez à la question avant de l'apporter au parrain afin de minimiser le risque de perdre son temps.
Gardez votre demande ciblée
Les sponsors du projet sont des gens occupés. D'innombrables questions tirent à leurs horaires sucer leur temps.
Quand un chef de projet a un réel besoin de temps pour le sponsor du projet, ce n'est pas une mauvaise chose ou une intrusion dans le temps du sponsor.
Le temps passé avec le chef de projet et le sponsor du projet devrait être très productif. Gardez votre demande concentrée afin que vous n'utilisiez que le temps de votre sponsor autant que nécessaire.
Au fur et à mesure que votre parrain expérimentera une rencontre productive avec lui, il ou elle attendra vos réunions avec impatience. Les gens à haut niveau d'organisations passent souvent leur temps à des réunions improductives auxquelles ils doivent assister. Participer à une réunion productive pourrait être un changement de rythme énergisant pour votre sponsor de projet.