Planifier, tenir les personnes responsables, communiquer et communiquer un peu plus
C'est une belle définition académique, mais que font les chefs de projet?
En termes simples, ils gèrent des projets. Peut-être que c'est trop simple, mais c'est ce qu'ils font. Dans les limites éthiques, ils font tout ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs du projet.
PMI définit un projet comme «une activité de groupe temporaire conçue pour produire un produit, un service ou un résultat unique». Le mot unique est l'élément clé de cette définition. Les tâches quotidiennes ne comprennent pas les projets. Les activités qui composent un projet ne sont plus réalisées une fois le projet terminé.
Les chefs de projet organisent des ressources - telles que le temps, l'argent et les personnes - pour réussir les projets. Une fois qu'un projet est terminé, les gestionnaires de projet passent à un autre projet.
Que font les gestionnaires de projet?
Si le travail d'un chef de projet est d'organiser les ressources pour que les projets réussissent, comment cela se passe-t-il?
Les gestionnaires de projets planifient des projets. Ils s'assoient avec les sponsors du projet pour établir les objectifs du projet. Ils prennent ces objectifs et les concrétisent dans une charte de projet .
La charte de projet est le document qui formalise le début d'un projet. La charte du projet décrit les attentes de haut niveau du projet telles que les jalons, le budget et les délais. Les composants exacts des chartes de projet varient selon l'organisation.
Le chef de projet et le sponsor du projet discutent de qui ils veulent dans l'équipe du projet.
Le chef de projet et le sponsor élaborent des stratégies sur la façon dont ils vont faire participer ces personnes au projet. Le promoteur du projet devrait avoir la position et le poids organisationnels nécessaires pour approcher les gestionnaires de haut niveau afin d'obtenir des ressources en personnel pour le projet.
Ces membres du personnel ne rendront pas officiellement compte au chef de projet, mais ils seront responsables envers le chef de projet pour l'accomplissement des tâches assignées au projet. C'est peut-être la chose la plus difficile concernant la gestion de projets: le gestionnaire de projet n'a pas l'autorité de gestion complète sur les membres de l'équipe de projet. Ces personnes ont d'autres missions et priorités en dehors du projet. Si des problèmes personnels surviennent, les chefs de projet essaient de les gérer avec le membre de l'équipe du projet, mais si ces problèmes persistent, le responsable du projet devra peut-être contacter le responsable du membre de l'équipe pour trouver une solution.
Une fois qu'un chef de projet connaît ses ressources pour un projet, le gestionnaire de projet élabore un plan de projet et une structure de répartition du travail , ou WBS. Le WBS divise les jalons du projet en blocs gérables pouvant être assignés à une personne. Une tâche ne doit pas être complétée par une seule personne, mais une personne doit être responsable de la tâche.
Lorsqu'un chef de projet développe le WBS, il considère quelles tâches sont dépendantes les unes des autres. Il enchaîne les tâches de manière appropriée. Il considère également les forces, faiblesses et autres engagements des membres de l'équipe de projet.
La plupart du travail d'un chef de projet est la communication. Dans la phase de planification, le chef de projet et le sponsor sont en communication constante. Lors de la réunion de lancement, le chef de projet donne le ton pour l'ensemble du projet. Une fois le projet démarré, le chef de projet communique avec les membres de l'équipe du projet, les promoteurs du projet et les parties prenantes . Les parties prenantes peuvent être à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Le gestionnaire de projet tient des réunions régulières avec l'équipe de projet et rencontre les membres de l'équipe, au besoin. Le chef de projet rencontre également régulièrement le sponsor du projet pour s'assurer que le projet se déroule comme prévu par le sponsor du projet.
À la fin du projet, le gestionnaire de projet doit communiquer pour s'assurer que tout se déroule bien. Après la clôture, le gestionnaire de projet documente et communique les leçons tirées du projet.
Les organisations gouvernementales ont tendance à faire appel à des gestionnaires de projet qui déploient de gros efforts à l'aide de composants de technologie de l'information, comme des mises à niveau majeures de logiciels et des mises à jour matérielles. Les petits projets de technologie de l'information sont plus susceptibles d'avoir des structures formelles de gestion de projet que les petits projets sans implications technologiques. Les gestionnaires de projet pour ces projets plus petits et non techniques peuvent être des employés qui n'ont aucune formation en gestion de projet et qui sont censés se débrouiller dans le travail.
Beaucoup de gens tombent dans la gestion de projet d'être contraints de se débrouiller. Ils viennent de toutes sortes d'horizons. Qu'il s'agisse d' agents de police , de gestionnaires de contrats, de spécialistes des programmes d'études , d'agents d'information publique ou d'autres choses, ils commencent en tant qu'experts spécialisés possédant des compétences organisationnelles et finissant en tant que gestionnaires de projet. Une fois qu'ils acquièrent un peu d'expérience et de formation, ils trouvent qu'ils aiment gérer des projets. Ils recherchent plus d'opportunités pour gérer des projets, des formations pour améliorer leurs compétences et peut-être des certifications pour se donner plus de crédibilité et des opportunités d'emploi.
Caractéristiques des gestionnaires de projet
Il y a plusieurs caractéristiques communes parmi les gestionnaires de projet qui réussissent. Avec ces caractéristiques, les gestionnaires de projet sont en bonne voie d'atteindre les objectifs de leurs projets.
Les chefs de projet doivent être fiables. Pour que les parties prenantes et les membres de l'équipe de projet puissent faire confiance à un projet, il faut qu'ils fassent confiance au chef de projet. Que les choses se passent bien ou pas, le chef de projet doit être ouvert et honnête sur ce qui se passe avec le projet. Une telle franchise améliore la fiabilité d'un chef de projet. Les gens savent qu'ils obtiendront des informations fiables, peu importe ce qui se passe dans le projet.
Les chefs de projet ont tendance à être extravertis. L'extraversion est une bonne qualité pour les chefs de projet parce qu'ils communiquent constamment. Qu'il s'agisse de communiquer avec le promoteur du projet, les parties prenantes ou les membres de l'équipe, les chefs de projet doivent tirer le meilleur parti des opportunités de diffusion et de collecte d'informations. Les gestionnaires de projets introvertis peuvent réussir; Cependant, ils doivent se forcer en dehors de leur zone de confort.
La planification est essentielle au succès de la gestion de projet. Les gestionnaires de projet doivent être des planificateurs non seulement pour établir un bon plan, mais aussi pour suivre un plan et savoir quand ce plan doit changer. Les gestionnaires de projet s'en tiennent à un plan jusqu'à ce qu'il ne réponde plus aux besoins du projet. Ensuite, ils font des ajustements à la volée pour s'assurer que les objectifs du projet seront atteints. Ils communiquent les changements aux publics nécessaires.
Les chefs de projet ne sont pas toujours des experts dans les sujets de leurs projets. Sur les grands projets, il est pratiquement impossible qu'un chef de projet puisse être un expert sur tous les aspects du projet. C'est pourquoi les équipes sont si importantes. Pour lutter contre le manque d'expertise d'un chef de projet, les chefs de projet doivent être orientés vers les données. Ils doivent demander aux membres de leur équipe de leur fournir des données vérifiables pour prouver que les projets progressent comme ils le devraient. Lorsque des décisions cruciales concernant le temps, la qualité et la portée se présentent, les gestionnaires de projet ont besoin de données pour déterminer ce qui doit être fait.
Parce que les gestionnaires de projet ont besoin de données, ils devraient être analytiques. Ils doivent être capables de réduire les biais et les émotions pour trouver des informations pertinentes et les appliquer au processus de prise de décision.
Certifications Les gestionnaires de projet peuvent gagner
Comme la gestion de projet s'est épanouie dans sa propre discipline distincte, la valeur des certifications a augmenté. En fait, de nombreux postes affichés dans les secteurs public et privé montrent que les employeurs exigent ou préfèrent que les nouveaux employés soient accrédités. Les personnes ayant de longs antécédents de travail en gestion de projet n'ont peut-être pas besoin de certifications, mais celles qui sont nouvelles dans ce domaine doivent les poursuivre. Comme plus de gens entrent dans le domaine de la gestion de projet, plus les gens devront se distinguer comme compétent.
Aux États-Unis, la certification la plus répandue pour les gestionnaires de projets est le Project Management Professional, ou PMP®, offert par PMI. Pour obtenir un titre de compétence PMP®, un chef de projet répond aux exigences en matière d'éducation, d'expérience et de formation. Ces exigences peuvent être satisfaites de deux façons. Tout d'abord, un chef de projet doit avoir un diplôme d'études secondaires, cinq années d'expérience avec 7 500 heures de gestion de projets et 35 heures de formation pertinente. Deuxièmement, un chef de projet doit avoir un baccalauréat, trois années d'expérience avec 4 500 heures de gestion de projets et 35 heures de formation pertinente.
Après avoir satisfait à ces exigences, un chef de projet doit postuler avec PMI et passer un examen. Cet examen est basé sur le Project Management Body of Knowledge , ou PMBOK®.
En tout, PMI offre neuf certifications de gestion de projet. Le PMP® et le plus facile à obtenir Certified Associate en gestion de projet ou CAPM® , sont les deux certifications générales de PMI. Leurs sept autres certifications traitent d'aspects spécifiques de la gestion de projet, tels que l'analyse commerciale, la planification et la gestion des risques, ou de méthodologies de gestion de projet particulières, telles que Agile et OPM3.
Chefs de projet Salaires
Comme pour presque tous les emplois qui existent dans les secteurs public et privé, ceux qui travaillent pour le gouvernement peuvent s'attendre à gagner un peu moins que leurs homologues du secteur privé. L'organisation gouvernementale a tendance à avoir de meilleurs avantages sociaux que les entreprises privées.
Les gestionnaires de projet au début de leur carrière font moins que ceux qui ont plus d'expérience. À mesure que les chefs de projet acquièrent de l'expérience, ils peuvent obtenir des salaires plus élevés.