Compétences clés pour les CV, les lettres de présentation et les entrevues
Tandis que beaucoup d'entreprises s'attendent à ce que les assistants exécutifs aient accompli certains cours de collège appropriés, peu exigent un degré. Une expérience de travail pertinente et approfondie est plus importante, idéalement plusieurs années en tant qu'assistante exécutive ou administrative.
Adjoint exécutif
Les fonctions d'assistant exécutif incluent les mêmes tâches qu'un assistant administratif: faire et accepter des appels téléphoniques; envoyer des notes de service, des courriels et des lettres au nom de l'exécutif; recevoir des visiteurs et gérer les horaires. Mais ils agissent également comme un gardien, prenant des décisions sur qui a accès à l'exécutif et quelle information l'exécutif reçoit.
Ils effectuent souvent des recherches et préparent des rapports qui influencent la politique de l'entreprise. Ces responsabilités signifient que les adjoints de direction doivent bien comprendre le travail de leur employeur. En conséquence, ces travailleurs peuvent également servir de liaison entre l'exécutif et le reste du personnel de bureau.
Comment utiliser les listes de compétences
Assurez-vous d'écrire votre lettre de présentation et votre curriculum vitae pour mettre en évidence les compétences recherchées par votre employeur éventuel. Vous pouvez utiliser la liste suivante pour avoir une idée de ce que ces compétences souhaitées pourraient être, mais n'oubliez pas de toujours lire attentivement la description de poste, car toutes les entreprises ne recherchent pas la même chose dans un assistant de direction.
Consultez également nos compilations de compétences répertoriées par métier et types de compétences . Lors de la préparation de votre entrevue , prévoyez de donner des exemples de moments précis où vous avez incarné les diverses compétences que votre employeur souhaite.
Exemples de compétences d'adjoint exécutif
La liste suivante n'est pas exhaustive et les compétences requises peuvent varier légèrement d'une entreprise à l'autre, voire d'un bureau à l'autre au sein de la même entreprise. Néanmoins, la plupart des compétences les plus importantes et recherchées qu'un assistant exécutif potentiel doit avoir sont ici.
Compétences de communication écrite et verbale
Une façon de penser au rôle d'assistant exécutif est, en fait, en tant que spécialiste en communication. Une partie importante du travail comprend la communication et la coordination avec les gens dans toute l'entreprise, et parfois avec les clients, selon le type d'entreprise. La capacité à être professionnel, clair, articulé et précis, à la fois verbalement et par écrit, est en tête de la liste des exigences pour des compétences de communication impeccables .
Compétences informatiques
Les adjoints de direction ont besoin de plus que de simples compétences en traitement de texte et en tableur. Les compétences informatiques nécessaires incluent également la possibilité d'installer et de maintenir des systèmes de courrier électronique, des systèmes de partage de fichiers et des calendriers, ainsi que la maîtrise des logiciels statistiques, des logiciels de publication et des bases de données.
Être son propre spécialiste du support technique est toujours un plus, d'autant plus que les assistants de direction sont souvent censés faire tout, de la fixation de l'imprimante à la suggestion de nouveaux logiciels.
Compétences interpersonnelles
De solides compétences interpersonnelles sont également nécessaires pour interagir avec les clients, former d'autres membres du personnel administratif et travailler avec des PDG et des gestionnaires de haut niveau. Étant donné que les adjoints de direction traitent souvent des informations sensibles de l'entreprise, il est important non seulement de maintenir une confidentialité adéquate, mais aussi de toujours se comporter d'une manière qui suggère une discrétion et une intégrité personnelles. En bref, il est nécessaire d'inspirer confiance.
Gestion du temps
Un assistant de direction doit non seulement bien gérer son temps mais aussi celui du patron. Cela signifie qu'il faut coordonner les besoins et les demandes de plusieurs personnes afin de créer un horaire pratique, puis modifier rapidement ce calendrier à court préavis au fur et à mesure que les situations changent.
Le travail pourrait également inclure avec tact s'assurer que l'exécutif reste dans les délais, sans se laisser distraire.
Compétences de recherche
La recherche est elle-même une compétence, nécessitant une connaissance de plusieurs moteurs de recherche ainsi que des ressources d'information pertinentes dans les domaines particuliers d'intérêt pour l'entreprise. Sans ces capacités, un assistant exécutif ne serait pas en mesure de préparer les rapports dont l'exécutif a besoin.
Liste des compétences de l'adjoint exécutif
Compétences techniques
- Coordination des conférences téléphoniques et audio
- Création et maintenance de bases de données
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Word
- Matériel de bureau
Compétences administratives
- Comptabilité / Tenue de livres
- Soutien administratif
- Rendez-vous
- Gestion de calendrier
- Clérical
- Relations client
- Conception et maintenance du système de classement
- Organiser des réunions
- Maintenir les calendriers
- Tenue des registres
- PREPARATIFS DE VOYAGE
- Dactylographie
- Planification d'événements
- Préparation de rapports
- Traitement des rapports de dépenses
- Relecture
- Planification
- Prendre des minutes de réunion
Compétences en communication
- Correspondance
- Service Clients
- Gérer les relations avec les clients
- Traitement des appels téléphoniques et des demandes
- Communications écrites / verbales
Caractéristiques personnelles
- Précision
- Écoute active
- Capacité à suivre les instructions
- Capacité de travailler indépendamment
- Affirmation de soi
- Analytique
- Collaboration
- Énergique
- Diplomatique
- La prise de décision
- Fiabilité
- Soucieux des détails
- La flexibilité
- Suivre à travers
- Initiative
- Bon jugement
- Motivé
- Multitâche
- Maintenir des informations confidentielles
- Dates limites de réunion
- Prioriser
- Proactif
- Résolution de problème
- Gestion de projet
- Fiabilité
- Confiance en soi
- Auto-dirigé
- Travail en équipe
- Gestion du temps
- Travailler rapidement
- Travailler bien sous pression
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