Dans un nombre croissant de secteurs, les secrétaires possèdent un baccalauréat ou obtiennent des certifications spécialisées, comme le secrétaire juridique accrédité ou l'adjoint administratif médical certifié.
Exigences d'emploi pour les secrétaires / adjoints administratifs
Pour occuper un poste administratif , vous devrez utiliser la technologie de diverses façons. Vous devrez peut-être générer des documents, créer des présentations de diapositives, créer des feuilles de calcul, gérer des bases de données et gérer des sites Web. Vous devriez être à l'aise avec Microsoft Office, le courrier électronique et Internet. Pour un travail dans une petite entreprise, vous devrez peut-être connaître QuickBooks ou d'autres logiciels de comptabilité.
De bonnes compétences en communication verbale et écrite sont essentielles. Lorsque vous travaillez à un emploi de bureau, vous devez être axé sur les détails et posséder des compétences de relecture. Vous devriez avoir une bonne maîtrise de la langue anglaise, y compris des compétences d'écriture / d'édition. Certaines responsabilités professionnelles peuvent impliquer la création de documents et / ou de sites Web. Vous devrez être à l'aise pour réviser ou composer des communications ou du contenu Web.
Le rôle de gestionnaire de bureau peut faire partie de vos responsabilités. Pour être un gestionnaire efficace, vous devez être capable d'effectuer plusieurs tâches et d'être bien organisé. En tant que gestionnaire, vous planifierez souvent des événements pour le personnel, comme des dîners de remise de prix et des événements de collecte de fonds, ou planifierez des réunions avec vos clients et organisez des horaires pour vos collègues.
Comment trouver un emploi en tant que secrétaire / assistant administratif
Avant de commencer votre recherche, rassemblez les références des employeurs précédents. Si vous n'avez pas beaucoup d'expérience de travail, vous pouvez utiliser une référence personnelle .
Les employeurs qui embauchent une secrétaire ou un adjoint administratif sont à la recherche d'une personne avec laquelle ils peuvent travailler confortablement, qui se fondra bien avec les autres membres du personnel et qui peut se fier à des renseignements confidentiels. Des lettres de recommandation solides peuvent démontrer ces qualités.
Tapez sur vos réseaux pour obtenir des pistes sur les offres d'emploi. Communiquez avec les contacts Facebook et LinkedIn, les amis de la famille, les voisins et les anciens employeurs et dites-leur que vous apprécierez les présentations à toute personne qu'ils savent embaucher.
Si vous concentrez votre recherche sur un secteur comme le droit, la médecine, l'édition ou l'enseignement supérieur, par exemple, demandez à vos contacts de vous référer à des professionnels qu'ils connaissent dans ces domaines d'emploi.
Appliquer en personne
Vous serez un représentant de l'entreprise qui vous embauche et donne souvent la première impression aux clients ou aux clients. Cela signifie qu'une image nette et de solides compétences interpersonnelles sont importantes pour les secrétaires et les assistants administratifs.
Si vous pouvez trouver un moyen de se faire remarquer par les employeurs potentiels, il peut vous donner un avantage en tant que candidat. Avec vos lettres de recommandation et votre CV en main, visitez les organisations et les entreprises locales. Voici comment postuler pour un emploi en personne .
Charmez les gardiens et demandez si vous pourriez parler avec l'un des superviseurs ou des gestionnaires au sujet des postes de personnel de soutien avec l'organisation. Si les gestionnaires ne sont pas disponibles, dites à la réceptionniste quelques faits clés au sujet de vos informations d'identification et demandez-leur s'ils pourraient être assez aimables pour partager votre CV avec leurs patrons.
Recherche d'emplois en ligne
Faites une recherche Google pour les offres d'emploi avec des mots-clés comme assistant administratif, assistant marketing, assistant éditorial, secrétaire médical, secrétaire juridique, et assistant de bureau pour générer des listes d'emplois. De nombreux emplois administratifs seront également annoncés sur la section emploi du site Web pour votre journal local ou votre chambre de commerce.
Entrevue pour des emplois d'adjoint administratif
Votre image personnelle et vos compétences interpersonnelles seront évaluées par les employeurs lorsque vous interviewez pour un poste vacant. Assurez-vous que vous êtes impeccablement habillé et toiletté. Saluez votre interlocuteur avec un sourire chaleureux et une poignée de main ferme. Établissez un contact visuel approprié avec chacun de vos intervieweurs dans des situations de groupe.
Soyez prêt pour l'entrevue en faisant des recherches sur l'entreprise à l'avance. Familiarisez-vous avec ce qu'ils font au bureau et avec leur clientèle. Aussi, préparez-vous à vous vendre en mettant en valeur 5 à 7 atouts qui vous permettront d'être efficace dans votre rôle de secrétaire ou d'adjoint administratif à l'organisation. Pour chaque actif, vous mentionnez, soyez prêt à référencer un rôle, un projet ou un emploi où vous avez appliqué cette force et généré des résultats positifs.
Raconter ces histoires de comment vous avez excellé dans le passé, peut aller un long chemin à convaincre les employeurs que vous avez les bonnes choses à exceller dans le travail. Examinez attentivement la publicité ou la description d'emploi pour le poste et faites une liste de leurs préférences / exigences. Pensez à un exemple de la façon dont vous avez exposé cette qualité ou appliqué cette compétence.
Préparez des réponses à d'autres questions courantes pour des entretiens administratifs comme vos faiblesses et les défis que vous avez rencontrés dans le passé. Les employeurs vous poseront probablement des questions sur les relations avec les superviseurs dans le passé; soyez donc prêt à faire référence à la façon dont vous avez bien travaillé avec les patrons et à traiter efficacement les personnalités difficiles et ayez ces références écrites à portée de main.
Suivi après l'entrevue
Immédiatement après l'entrevue, rédigez une carte de remerciement ou une lettre indiquant clairement que vous aimeriez travailler avec cet employeur. Exprimez combien vous les appréciez prendre le temps de vous rencontrer et expliquer brièvement comment vous êtes un excellent candidat pour le poste.
Si vous avez rencontré plusieurs intervieweurs, essayez d'inclure quelque chose de différent dans chaque communication pour montrer que vous êtes une personne extrêmement motivée et réfléchie.