Comment les employés sont-ils remboursés lorsqu'ils dépensent de l'argent dans leur entreprise?
Les frais de voyage peuvent inclure l'hébergement, les vols, le transport terrestre, les pourboires aux kiosques, les repas et les autres frais accessoires qu'un employé peut rencontrer pendant qu'il est en déplacement.
Les autres dépenses d'entreprise peuvent inclure des éléments tels que prendre des clients ou des employés potentiels à déjeuner, acheter des livres ou d'autres documents éducatifs que l'employeur couvre ou des dépenses de conduite pour recycler les biens de la société.
Les types de dépenses remboursables par une organisation se retrouvent dans les politiques de voyages d'affaires, de divertissement et de frais généraux remboursables de la société dans le manuel de l'employé . Familiarisez-vous avec les politiques de votre entreprise parce que votre employeur peut couvrir des dépenses aussi variées que le nettoyage à sec et l'adhésion à un gymnase lors de longs voyages.
Le divertissement des clients lors de voyages d'affaires est une autre dépense remboursable, mais connaissez les politiques de votre entreprise afin de ne pas dépasser les limites de dépenses. Vous voulez faire preuve d'hospitalité et de politesse sans dépasser le budget de votre employeur pour de telles dépenses.
Populaire maintenant sont des cartes de crédit d'entreprise qui sont confiées à des personnes qui sont des employés de haut niveau et à d'autres employés qui doivent souvent voyager pour affaires.
Au lieu de payer les dépenses avec leur propre argent, les employés facturent tous les frais, sauf les frais accessoires et les pourboires à la carte de crédit de l'entreprise.
Il s'agit d'une approche pratique pour le remboursement des dépenses de l'employé puisque les factures de cartes de crédit documentent les dépenses exactes sans que l'employé doive enregistrer les reçus et remplir les rapports de dépenses de voyage.
Remplir un rapport de remboursement des dépenses
Dans le cas de l'utilisation de la carte de crédit de l'entreprise et du paiement en espèces, les employés devront probablement remplir un rapport de remboursement des dépenses au retour du voyage. Avec la carte de crédit de l'entreprise, ils devront expliquer moins que les frais évidents qui apparaissent sur la facture de carte de crédit (beaucoup plus facile que d'avoir à remplir un rapport de dépenses à partir de zéro). Ils facturent également à l'entreprise les frais accessoires supplémentaires qu'ils ont payés avec leur propre argent ou carte de crédit.
Lorsqu'un employé verse de l'argent, il devra dresser la liste et, à l'occasion, justifier chaque dépense pour laquelle le remboursement est demandé. Ceux-ci sont examinés par la comptabilité comme le sont les déclarations de la société de carte de crédit. Une dépense injustifiée, ou qui est exclue par la politique de l'entreprise, n'est pas remboursée, d'où la nécessité de connaître les politiques de votre entreprise en matière de voyages d'affaires.
La plupart des entreprises fixent une date à laquelle les rapports de remboursement des dépenses doivent être déposés pour s'assurer que les employés sont remboursés et pour une comptabilité appropriée. Les employés doivent suivre ces règles attentivement, car certaines organisations ne remboursent pas les dépenses engagées après la date limite. Connaissez les règles de votre entreprise.
Une autre méthode pour payer les dépenses de voyage d'affaires des employés est avec un per diem .
Une question de lecteur inhabituel liée au remboursement des dépenses
Un lecteur a demandé: «Nos représentants extérieurs ont de grands territoires (plusieurs états) et voyagent régulièrement, souvent avec des nuitées, et il a été porté à mon attention par le département de la comptabilité, qu'un représentant avait emmené un animal de compagnie avec eux. Elle a demandé à l'hôtel de ne pas séparer les frais et elle avait prévu de rembourser la compagnie.
"Je suis abasourdi et je cherche des suggestions sur la façon de gérer cette situation.Mon instinct RH me dit d'écrire cet employé pour mauvaise utilisation des fonds de l'entreprise, mais je reçois la résistance de la direction des ventes qui veulent que je fasse une politique spécifique.
"Notre utilisation de la carte de crédit de l'entreprise stipule clairement:" Cette carte doit être utilisée pour les dépenses de l'entreprise SEULEMENT.
L'utilisation personnelle de la carte pourrait entraîner la confiscation de la carte ou la résiliation. En outre, les représentants des ventes seront responsables des frais non autorisés. Avez-vous écrit sur un tel sujet dans le passé? "
Réponse des RH: Voici ce que vous devez considérer. Est-ce que l'employé est allé à la comptabilité et a expliqué le problème que l'hôtel était incapable de séparer les frais de compagnie? Ou a-t-elle été surprise par un examen minutieux de ses dépenses en comptabilité?
Tout d'abord, il est difficile de croire que l'hôtel était incapable de séparer les frais de compagnie. Deuxièmement, si l'hôtel était incapable de séparer les frais pour l'animal de compagnie, comment savait-elle ce qu'il fallait rembourser à la comptabilité?
Si elle a prévu de payer les frais de l'animal de compagnie seulement si elle a été attrapée, et n'a pas volontairement offert de payer, compte tenu de votre politique, elle mérite des mesures disciplinaires . Cela dépend également de la façon dont vous avez traité des situations similaires dans le passé. D'autres employés ont-ils remboursé l'entreprise pour diverses dépenses et n'ont-ils reçu aucune mesure disciplinaire?
Souvent, lorsque vous examinez une situation, vous constaterez qu'il y a la politique d'une part, et comment elle a été mise en œuvre et appliquée d'autre part. Vous ne voulez pas traiter cet individu différemment des autres employés qui ont été traités par le passé.
Les mesures disciplinaires ne sont pas en règle si d'autres employés ont simplement remboursé l'entreprise dans le passé pour des dépenses similaires. Rappelez-vous que je ne suis pas un avocat, c'est donc juste l'opinion d'un collègue des ressources humaines.
Il n'est pas recommandé de faire une politique sur les voyages pour animaux de compagnie, car c'est un exemple d'interférence de la part de l'entreprise dans la vie personnelle d'un employé. Si les employés veulent payer leur animal de compagnie pour voyager avec eux, ce n'est pas la préoccupation de l'entreprise.
Tant que l'animal de compagnie n'a aucune incidence sur le coût de son lieu de résidence ou sur sa capacité de participer aux activités commerciales du voyage, ce n'est pas l'entreprise de l'employeur. L'employé devrait, bien sûr, payer tous les frais supplémentaires engendrés par l'animal de compagnie.
Votre politique de voyage est légèrement déroutante et pourrait utiliser le renforcement de la partie «responsable des frais non autorisés» lorsque la politique a déjà déclaré que seules les dépenses de l'entreprise sont autorisées.
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