Quels dossiers d'employés les employeurs devraient-ils maintenir?

Les employeurs intelligents conservent 4 fichiers différents pour les dossiers des employés

Vous voulez savoir quels dossiers d'employés conserver en tant qu'employeur? L'employeur maintient quatre dossiers d'enregistrement des employés pour chaque employé. De plus, l'employeur conserve d'autres dossiers d'employés pour tous les employés.

Dossiers du personnel des dossiers des employés

Un fichier personnel est conservé pour chaque salarié. Ces dossiers personnels contiennent des documents confidentiels et sont gérés et gérés par le personnel des ressources humaines.

Les dossiers du personnel sont les principaux dossiers des employés utilisés par l'employeur, l'employé et le gestionnaire de l'employé dans certaines entreprises.

Dans d'autres - et c'est l'approche recommandée - l'accès au dossier du personnel est limité aux RH et à l'employé sous supervision.

Les documents types d'un dossier personnel comprennent la demande d'emploi , un formulaire de contact d'urgence, l'historique des mesures disciplinaires documentées, un curriculum vitae, la signature du salarié, les feuilles d'approbation de l' employeur , l'évaluation périodique, l'évaluation du poste ou le rendement. plan de développement, les certificats de formation et les preuves de présence, et les informations de contact personnelles actuelles sur chaque employé.

Tous les fichiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque fichier personnel contient des documents identiques. La documentation du rendement d'un employé n'appartient pas au dossier personnel à moins que cela ne justifie une action disciplinaire, une récompense ou tout autre signe d'accomplissement exceptionnel.

Ces notes sur les performances quotidiennes font partie du fichier que les responsables suivent pour suivre les performances, les objectifs et les contributions de leurs employés.

Fichiers de paie des dossiers des employés

Les fichiers de paie conservent également les enregistrements des employés. Les fichiers de paie contiennent un historique des emplois, des départements, des changements de rémunération, des saisies, des prêts et d'autres informations essentielles au paiement d'un employé et à la conservation d'une copie des antécédents de rémunération de l'employé.

Le fichier de paie contiendra également l'historique des formulaires gouvernementaux tels que W-2, W-4 et les documents de retenue de sécurité sociale remplis par l'employé. Le fichier contiendra également des informations sur les avantages sociaux et l'autorisation de retirer des paiements du chèque de paie de l'employé.

Dossiers médicaux des dossiers des employés

Un dossier médical d'employé est également tenu par l'employeur. Les dossiers des employés figurant dans le dossier médical ne sont accessibles à personne à l'exception du personnel désigné des ressources humaines et de l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. Les dossiers médicaux contiennent des notes de médecin, des documents de demande de FMLA, des informations sur les tests de médicaments, des informations physiques requises et d'autres documents de ce type ayant trait à la santé médicale d'un employé ou de sa famille.

Les dossiers médicaux, en raison de la confidentialité des dossiers des employés, bénéficient du plus haut degré de sécurité et de confidentialité. Il est recommandé que les dossiers médicaux soient conservés dans des tiroirs verrouillés qui sont verrouillés dans une pièce inaccessible aux employés autres que le personnel désigné des RH.

I-9 Dossiers des dossiers des employés

I-9 Files conserve les enregistrements d'employés qui sont conservés pour tous les employés dans un fichier distinct des autres enregistrements d'employés.

Les employeurs conservent ce registre d'employés distinct des autres dossiers des employés afin de maintenir la confidentialité des employés auprès des représentants du gouvernement et d'autres entités autorisées à examiner les employés I-9 .

Garder les I-9 dans un endroit séparé fera en sorte que si vous êtes sélectionné pour un examen fédéral des dossiers I-9, les employés du gouvernement n'auront accès à aucun autre dossier concernant l'employée ou son emploi à l'exception de la réalité. I-9 forme. Ces enquêtes sont en augmentation chaque année, alors assurez-vous que vos employés ont rempli correctement les formulaires I-9 ou vous pouvez être passible d'amendes et potentiellement une peine d'emprisonnement.

Accès aux dossiers des employés par les employés

Les employés peuvent consulter leurs dossiers d'employés en communiquant avec un membre du personnel des ressources humaines pendant les heures normales de bureau.

Aucun employé ne peut modifier ou supprimer un document dans ses dossiers qui doit être vu en présence d'un membre du personnel des RH.

Vous devez avoir une politique d'affichage des dossiers du personnel dans le manuel de votre employé et la suivre sans discernement en ce qui concerne les demandes des employés pour voir leurs fichiers.

Si un employé envoie une demande écrite pour une copie de ses dossiers personnels après avoir quitté votre emploi, vous êtes tenu de leur envoyer une copie.

À l'occasion, vous rencontrerez un employé qui se méfie du type de dossier d'employé conservé par son service des ressources humaines. Ce sont les employés qui sont les plus susceptibles de demander une copie de leurs dossiers d'employés. Encore une fois, sans discrimination , faites une copie du fichier et envoyez-le. (Vous recevrez probablement des commentaires indiquant que l'employé a été surpris du peu de documentation que le personnel des RH a conservé.)

Dans certaines juridictions, il est légal de facturer à l'employé le coût de la duplication et de l'envoi du fichier.

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