Les organisations gouvernementales entreprennent des projets lorsque certains aspects de la réalisation du travail de la population doivent changer. Selon le Project Management Institute , un projet est «une activité de groupe temporaire conçue pour produire un produit, un service ou un résultat unique». Lorsqu'un projet modifie la façon dont une organisation opère, les produits finaux du projet sont intégrés dans le travail quotidien et améliorent le travail de l'organisation à perpétuité.
Cela peut sembler facile, mais ce n'est pas le cas. Le changement est difficile, et les projets peuvent s'écouler très facilement. Chaque jour apporte des défis qui menacent les progrès d'un projet et son succès éventuel. Pour lutter contre ce péril, les projets ont besoin de certains éléments clés. Avec les éléments suivants en place, un projet a une grande chance de succès.
01 Un commanditaire de projet engagé
Un promoteur de projet a quatre responsabilités principales liées au projet. D'abord, le sponsor soutient le projet. Il ou elle acclame l'équipe du projet publiquement et en privé. Deuxièmement, le sponsor soutient le chef de projet . Quand un gestionnaire de projet a besoin d'obstacles éliminés, il ou elle fait appel au parrain pour obtenir de l'aide parce que le commanditaire a le poids organisationnel pour faire bouger les choses. Troisièmement, le parrain aligne les ressources en les fournissant directement ou en travaillant avec d'autres personnes de haut niveau pour obtenir des ressources. Lorsque le sponsor est un champion solide d'un projet, les pairs du sponsor sont plus susceptibles de fournir des ressources significatives. Quatrièmement, le parrain facilite la prise de décision. Lorsque l'équipe du projet s'embourbe, le sponsor peut prendre la décision ou décider de prendre la décision.
Le sponsor reste informé grâce à une communication constante avec le chef de projet. Les deux travaillent ensemble pour déterminer quand le sponsor doit intervenir et exercer avec plus de force les responsabilités du sponsor à l'appui du chef de projet. Par exemple, un chef de projet pourrait avoir du mal à obtenir des informations auprès du service financier de l'organisation. Le parrain du projet peut contacter le directeur financier sur la situation et demander que la tâche d'obtenir l'information soit prioritaire par rapport aux tâches concurrentes.
02 objectifs clairs et portée
Avant que le travail sur un projet soit réalisé ou même planifié, le promoteur du projet doit articuler les objectifs et la portée du projet. Les objectifs sont les grandes choses que le projet est censé accomplir. Prenez un projet d'amélioration de logiciel, par exemple. Un département des ressources humaines utilise un logiciel d'entreprise personnalisable bien connu pour gérer la paie. L'organisation veut ajouter un module pour la gestion de l'apprentissage. Les objectifs du projet sont de personnaliser le logiciel de gestion de l'apprentissage en fonction des besoins de l'entreprise et de l'intégrer au système de paie existant.
La portée définit les paramètres du projet. Poursuivre avec l'exemple de projet logiciel; La portée de ce projet se limite à intégrer le système de gestion de l'apprentissage et à l'intégrer au système de paie. Plusieurs fois, il est utile d'identifier les éléments hors de portée pour comprendre ce qui est dans la portée. Pour ce projet, l'ajout d'autres modules est hors de portée. Le service de la comptabilité ne peut pas venir au gestionnaire de projet et demander des modules de facturation, de comptes débiteurs ou de comptes créditeurs.
L'ajout d'un module une fois le projet défini permet un fluage de portée . Les bons promoteurs de projet et les gestionnaires de projet se prémunissent contre le détournement de la portée et sont très réticents à ajouter une portée à mi-projet. L'augmentation de la portée d'un projet augmente les besoins en ressources du projet, comme le temps et l'argent. De plus, travailler sur la portée supplémentaire met en péril la qualité des produits de travail.
03 Un bon gestionnaire de projet
Les gestionnaires de projet ont généralement les caractéristiques suivantes qui les aident à faire avancer le projet. Les gestionnaires de projet sont des planificateurs. Ils réfléchissent à la séquence de travail et savent ce qui doit se passer après que l'équipe ait terminé la tâche à accomplir. Ils font de bons plans mais savent aussi quand être flexible et détourner d'un plan. Les chefs de projet sont dignes de confiance. Avec leur succès dépendant du travail des autres, les chefs de projet ont besoin que les gens fassent confiance à leurs bonnes intentions et compétences. La confiance est particulièrement importante dans la relation entre le chef de projet et le promoteur du projet. Les gestionnaires de projet ont tendance à être extravertis parce que la grande majorité de leur travail consiste à communiquer.
Ils tiennent les gens responsables de leurs engagements. Voici un exemple. Le superviseur d'un membre de l'équipe de projet a dit au gestionnaire de projet que le membre de l'équipe pouvait consacrer quatre heures par semaine au projet. Ce membre de l'équipe a manqué deux réunions hebdomadaires d'affilée et n'a fait aucun progrès sur ses tâches assignées dans la structure de répartition du travail. Après la première réunion manquée, le gestionnaire de projet a rencontré le membre de l'équipe pour discuter de l'absence et des échéances manquées. Le membre de l'équipe a dit qu'il avait des priorités plus pressantes. Le chef de projet a suspecté que ce n'était pas vrai, donc après la deuxième réunion manquée, le chef de projet a rencontré le superviseur du membre de l'équipe. Le superviseur a dit au chef de projet qu'elle s'assurerait que le comportement du membre de l'équipe se retournerait.
04 Intervenants engagés
Les parties prenantes d'un projet sont des personnes qui ont un intérêt direct dans le succès du projet mais qui ne sont pas membres de l'équipe du projet. Ils ne pensent pas au projet au quotidien comme le font les chefs de projet ou les membres de l'équipe de projet, mais ils veulent être au courant des décisions clés et des progrès globaux vers les objectifs du projet.
Les parties prenantes ont leurs propres motivations pour se tenir au courant des activités du projet, mais il est de la responsabilité du chef de projet de les inclure dans le projet de manière à faire avancer les travaux vers les objectifs du projet. Dans de nombreux cas, cela implique un équilibre délicat entre obtenir trop d'informations et obtenir trop peu d'informations. Les parties prenantes ne peuvent pas peser sur chaque décision. Cela ralentirait le projet et rendrait chaque décision un combat. Inversement, les parties prenantes ne peuvent pas être exclues, car un aspect important de presque tous les projets satisfait les parties prenantes.
05 Membres de l'équipe de projet dédiée
Les membres de l'équipe du projet accomplissent le travail du projet. Plusieurs fois, les membres de l'équipe de projet sont affectés à un projet en plus de leurs tâches habituelles, ce qui signifie qu'il n'y a pas de réduction d'autres travaux pour compenser le travail additionnel apporté par le projet. Les chefs de projet peuvent aider les membres de l'équipe à négocier avec leurs superviseurs sur cette question, mais le gestionnaire de projet n'a aucun contrôle sur les responsabilités des membres de l'équipe du projet en dehors du projet.
Le dévouement des membres de l'équipe au projet est très précieux. Sans dévouement, les délais ne sont pas respectés et les produits de travail ne sont pas de bonne qualité. Les membres dévoués de l'équipe sont motivés à atteindre les objectifs du projet à temps, dans les limites du budget et des attentes de qualité.