Dans cet article, nous explorons les défis des équipes de projet peu performantes ainsi que les approches utilisées par les meilleurs chefs d'équipe et chefs de projet pour aller au-delà des phases de formation et d'assaut de Tuckman.
Juste avertissement: il n'y a pas de liste magique de " faire ces choses et une grande équipe va émerger. "C'est un travail difficile qui nécessite l'application de la science derrière la performance de groupe et l'art de diriger les autres.
Cinq ratés fréquents des équipes de projet qui luttent
Passez du temps à observer et à travailler avec des équipes de projet qui se débattent et vous remarquerez de nombreux domaines où la communication se détériore et les performances en pâtissent. Creuser sous la surface à la recherche des causes profondes de la sous-performance, et ces cinq problèmes communs émergent invariablement.
1. Il n'y a pas de but clair et galvanisant . Les participants de l'équipe ne sont pas conscients de l'importance du projet et de sa connexion avec le client ou l'organisation. Pour les membres de l'équipe de projet, ceci est "juste un autre projet".
2. Le client n'a pas de siège à la table. Le manque de clarté entourant le client se traduit par un environnement de projet brumeux où les membres de l'équipe tâtonnent et se frayent un chemin à travers tout, depuis les exigences jusqu'au timing et aux coûts.
3. La gestion de projet est présente, mais le leadership du projet manque dans l'action. Les valeurs sont vagues ou inexistantes. La responsabilité et la responsabilité ne sont pas bien établies. Les outils et les modèles sont là, mais les compétences générales sont introuvables.
4. Rôles mal définis et peu clairs. La performance souffre lorsque les gens ne comprennent pas leurs propres rôles ou les rôles joués par les membres de l'équipe.
5. Trop de projets pourchassant trop peu de ressources. Dans les organisations de gestion matricielle d'aujourd'hui, les membres de l'équipe sont souvent répartis entre plusieurs initiatives. Lorsque les projets prolifèrent comme des lapins se reproduisant, les membres de l'équipe surmenés ont du mal à se concentrer et à faire de leur mieux.
Huit mesures à prendre pour créer une équipe de projet performante:
Bien qu'il serait bon de croire qu'il existe une liste de contrôle simple à suivre pour constituer une équipe performante, la vie, les projets et les gens ne sont pas faciles. Les suggestions ci-dessous sont plus des «conditions minimales requises pour le succès» que «faites ceci et tout va marcher». Rappelez-vous, la construction de grandes équipes est un mélange de la science de la psychologie humaine et des neurosciences et de l'art du leadership. Utilisez les idées en bonne santé comme base pour votre propre développement d'équipe de haute performance!
1. Transformez le projet en une quête épique! Prenez une leçon de gestion du monde du jeu vidéo et assurez-vous que les membres de l'équipe sont hyper conscients de la nature de leur mission et de son importance pour le (s) client (s), l'organisation et leur développement en tant que professionnels. Chaque projet devrait être perçu par les membres de l'équipe comme une opportunité de progresser en appliquant leurs compétences et en développant et en acquérant de nouvelles compétences.
Avec la créativité, même la plus petite des initiatives peut être positionnée dans le cadre d'une quête plus vaste.
2. Reconnaître et tirer parti du modèle SCARF du monde des neurosciences. Cet acronyme signifie: statut, certitude, autonomie, relation et équité. Tout ce qui concerne la structure et la gestion de l'équipe doit renforcer ces problèmes personnels critiques pour chaque membre de l'équipe. Le chef de projet efficace porte une attention particulière à ces attributs et structure ses comportements pour renforcer les points positifs pour chaque individu de l'équipe de projet.
3. Prenez une leçon de leadership importante de la recherche sur la conduite dans des situations dangereuses . Les membres de l'équipe doivent avoir confiance que le chef d'équipe se soucie de chaque membre de l'équipe et se concentre sur la sécurité et le succès. En tant que chef d'équipe, demandez et répondez: « Pourquoi les membres de mon équipe me font-ils confiance pour les conduire vers la sécurité et le succès?» Et ensuite définir les comportements que vous devez présenter quotidiennement pour renforcer votre engagement envers eux.
4. Assurez-vous que le client est présent dès le premier jour et à chaque réunion suivante . Vous ne pouvez pas démarrer le projet si la vue sur le client n'est pas claire. Que votre initiative soit centrée sur un public très spécifique ou sur un ensemble plus général de groupes cibles, il existe des techniques que vous pouvez utiliser pour créer de la clarté. Pour les initiatives de développement de nouveaux produits visant à attirer de nouveaux clients, créez des personnalités client détaillées pour chaque type. Pour les gros travaux de construction ou de développement, assurez-vous qu'un représentant du client fait partie de la portée et de l'approbation du projet . Dans les situations où le client ne peut pas être physiquement présent, certaines équipes créent un proxy - une découpe ou un animal en peluche - qui occupe une place dans chaque réunion. Le groupe est tenu de demander et d'essayer de répondre à chaque décision: "Que dira le client à ce problème".
5. Demandez aux membres de votre équipe de définir une charte de rôle. Tout le monde dans l'équipe devrait demander et répondre: « À la fin de ce projet, que diront les membres de mon équipe?». Partagez et discutez et définissez une description de rôle correspondant aux réponses.
6. Enseignez à votre équipe ces deux compétences essentielles: comment parler et comment décider . Au début du processus de formation de l'équipe, définissez les attentes en matière de communication interpersonnelle et assurez-vous de renforcer la responsabilisation. Pour les groupes, apprenez à l'équipe à explorer les problèmes grâce à des approches de facilitation qui concentrent la matière grise du groupe sur un sujet à la fois. Apprenez-leur à analyser les émotions, les risques, les idées et les problèmes d'information et à les aborder séparément avant de se précipiter vers un jugement. Pour la prise de décision, aidez les équipes à comprendre chaque grand choix à partir de plusieurs points de vue (images) et apprenez-leur à évaluer plusieurs options pour chaque décision. Ces compétences ne sont pas enseignées dans les programmes de gestion de projet et ne sont pas requises dans le cadre de la certification professionnelle, mais elles sont essentielles pour aider une équipe à apprendre à travailler ensemble.
7. Tirer parti du coaching d'équipe. Le coaching est un outil puissant pour soutenir la performance de l'équipe et il est souvent sous-utilisé. Vous pouvez utiliser des ressources externes ou internes pour ce rôle, bien que l'entraîneur doit être un outsider objectif capable d'observer et d'offrir des commentaires francs et comportementaux sur la performance et l'efficacité de l'équipe. L'entraîneur est une ressource inestimable pour aider à observer et identifier les ruptures dans les processus de discussion et de prise de décision décrits dans le numéro six ci-dessus. Exploitez l'entraîneur pour remettre en question les hypothèses et être à l'affût de divers préjugés de groupe, y compris groupthink.
8. Battez-vous fort pour le temps et l'attention des membres de votre équipe. Les grands chefs de projet travaillent dur au nom des membres de leur équipe pour s'assurer qu'ils ont la capacité de se concentrer et de faire de leur mieux. En tant que chef de projet, cela signifie que vous devrez vous engager dans la politique organisationnelle avec d'autres chefs de projet et fonctionnels et négocier au nom des membres de votre équipe. Votre plaidoyer et votre capacité à offrir un soutien réciproque à d'autres chefs de projet pour leurs propres besoins en ressources s'avèreront essentiels à la performance de l'équipe à court terme et à votre succès à long terme.
La ligne de fond pour maintenant:
Si vous laissez la performance de l'équipe de projet au hasard, il est peu probable que de hautes performances apparaissent. Étant donné l'importance des projets dans notre milieu de travail, tout le monde, depuis les cadres qui approuvent et commanditent les projets jusqu'aux chefs d'équipe, aux gestionnaires de projet et aux membres de l'équipe, a un intérêt dans les résultats. Travailler dur à partir de votre poste de chef de projet ou de membre de l'équipe pour assurer la présence des outils et des idées décrites ci-dessus, et vos chances de créer une équipe de haute performance s'améliorent considérablement.