La puissance d'une portée de projet soigneusement construite:
Un énoncé de portée soigneusement spécifié est un facteur essentiel du succès du projet et fait partie intégrante de la pratique d'une gestion de projet efficace . Les avantages comprennent:
- La déclaration permet à l'équipe de projet et au (x) client (s) de s'assurer qu'ils partagent une vision commune des caractéristiques attendues, de la qualité et du calendrier du projet.
- La portée permet à l'équipe de projet d'identifier clairement et de s'engager avec les parties prenantes: des individus ou des groupes qui sont touchés par le projet et d'obtenir leur soutien et leur implication.
- La portée sert à aider les membres de l'équipe à se concentrer uniquement sur le travail requis pour répondre aux besoins du client.
- Si des changements sont suggérés qui dépassent les limites de la portée originale, l'énoncé sert de guide pour estimer et proposer des modifications. Si les modifications sont acceptées par toutes les parties prenantes concernées, l'énoncé de portée est révisé.
Création de la portée du projet:
Le chef de projet, en collaboration avec les membres de l'équipe, les clients, le sponsor exécutif et les parties prenantes clés, travaille pour comprendre et décrire les résultats requis de l'initiative du projet, souvent référencés comme livrables. Ce livrable comprend un coût ou une fourchette de coûts acceptable qui est validée dans les activités de planification et d'estimation.
Il définit également les principales caractéristiques à inclure ainsi que le calendrier de livraison finale du projet. Une fois convenu entre le client, le chef de projet, l'équipe de projet et le sponsor exécutif, toute modification de cet énoncé de portée doit être faite en utilisant un processus de changement soigneusement contrôlé et documenté.
Impact en cascade de la portée du projet sur les autres:
Une fois l'énoncé de portée ou le document convenu, les équipes de travail concernées utilisent l'information contenue dans l'énoncé pour estimer leur propre travail, leur calendrier et leurs coûts. Plus l'énoncé de portée est précis et précis, plus il est probable que les équipes de travail produiront des estimations précises et des besoins en ressources.
Les énoncés de portée de projet identifient ce qui n'est pas inclus dans l'initiative:
Il n'est pas rare que le document de portée du projet énumère également des éléments spécifiques qui ne font pas partie de la portée du projet et sont donc exclus du travail à fournir. Par exemple, un projet de construction de maison pourrait stipuler que l'obtention de permis environnementaux doit être faite par le propriétaire et est en dehors de la portée du projet de l'entrepreneur qui construit la maison.
L'impact d'un projet mal construit
Le manque de clarté autour de la portée du projet est une source commune de stress et d'échec du projet.
Un document de portée vague ou ambiguë laisse de nombreuses questions ouvertes au débat et à des appels de jugement mal informés, ayant un impact sur les caractéristiques, la qualité, le calendrier et le coût de l'initiative.
Un autre défi avec un énoncé de portée vague couplé à de faibles processus de changement est appelé: fluage de portée. Le glissement de portée se produit lorsque le client demande et les équipes de travail ajoutent des capacités supplémentaires au produit livrable, au-delà de l'intention ou des limites des plans d'origine.
Changer la portée:
Bien que des changements fréquents de la portée retardent l'achèvement du projet et entraînent potentiellement des coûts importants, il existe certaines situations où il est nécessaire et raisonnable d'ajuster la portée. Les chefs de projet s'appuient sur un processus de «gestion des changements» qui identifie le changement demandé, révise toutes les estimations de temps, de coûts et de charge de travail correspondantes et réévalue le projet en fonction des nouveaux risques en fonction du changement.
Généralement, le chef de projet et le sponsor exécutif prennent la décision finale de modifier la portée une fois la situation entièrement analysée. Les modifications sont documentées dans un journal de décision, puis communiquées à l'équipe de projet plus importante.
Aussi connu comme les exigences du projet, les objectifs du projet
Exemples: La portée du projet était la livraison d'un site Web d'une page, conforme aux spécifications du projet, dans un délai de deux semaines.