Trois termes critiques de gestion de projet à connaître

Le domaine de la gestion de projet , tout comme n'importe quel autre domaine d'expertise, a un vocabulaire unique rempli d'acronymes et de termes spécialisés. Trois termes et concepts essentiels que vous devez comprendre comprennent:

Cet article offre un aperçu de ces trois termes essentiels de gestion de projet et comprend des liens et des suggestions pour une lecture supplémentaire.

Portée

Dans la gestion de projet, la portée est l'ensemble des limites qui définissent l'étendue d'un projet.

La portée décrit ce qui doit être livré au client à la suite de l'initiative du projet.

Comprendre la portée permet au gestionnaire de projet et à l'équipe de projet de comprendre ce qui se situe à l'intérieur ou à l'extérieur des limites du projet. Si quelque chose n'est pas dans la portée, il n'est pas pris en compte dans le travail de planification du projet . Les activités qui se situent à l'intérieur des limites de l'énoncé de portée sont considérées «dans la portée» et sont comptabilisées dans le calendrier et le budget. Si une activité tombe en dehors des limites, elle est considérée comme «hors de portée» et n'est pas prévue.

Que vous soyez un chef de projet ou une partie de l' équipe de projet, vous voudrez examiner si quelque chose est dans la portée ou hors de portée à mesure que vous avancez.

À titre d'exemple, imaginez qu'un client vous demande de créer un site Web. Lorsque vous définissez la portée (ou définissez les limites) du projet, vous indiquez les éléments suivants dans le champ d'application:

Au cours du projet, le client vous demande d'inclure un aperçu vidéo de l'entreprise. La vidéo n'est pas spécifiée dans la portée du projet et est donc hors de portée.

Bien que vous puissiez être heureux de faire le travail vidéo moyennant un supplément, cela nécessitera une révision de la portée et de l'estimation du coût et du temps pour le projet.

En l'absence d'un document de portée clair et convenu, la question de la vidéo pourrait être devenue litigieuse entre votre équipe et les représentants du client. Une déclaration de portée claire vous a permis de désamorcer la situation et de gérer un changement de manière ordonnée.

Alors, comment déterminez-vous ce qui est dans ou hors de portée? Vous souhaiterez d'abord décrire tous les détails du projet que vous connaissez actuellement en fonction des discussions avec le client ou le propriétaire du projet. Ensuite, vous aurez envie de faire des hypothèses clés qui vont conduire ce qui est considéré dans ou hors de la portée.

Hypothèses

À un certain moment de votre vie, on vous a probablement dit: «Ne faites jamais d'hypothèses.» Cependant, faire des hypothèses dans la gestion de projet est une activité quotidienne. Les hypothèses vous aident à définir la portée et les risques et à affiner vos estimations en termes de temps et de coût. Bien sûr, il est essentiel de documenter et de valider vos hypothèses.

Considérez quelque chose de simple, comme la création d'un livre. Disons que votre ami a une idée pour un livre de table à café et vous a demandé de gérer le projet. Sa première demande est pour un budget afin qu'il puisse obtenir des fonds.

Lorsque vous définissez la portée, il est clair que votre ami est incertain sur de nombreux détails, y compris le nombre de pages, l'inclusion d'image, le style de couverture et le poids du papier à utiliser pour les pages. Étant donné que tous ces facteurs auront une incidence sur les coûts et la complexité de la production, vous devrez formuler des hypothèses sur les spécifications et valider ces hypothèses comme acceptables ou inacceptables avec votre ami.

Après d'autres discussions, votre ami vous dit qu'il compte inclure 50 photos dans le livre. Vous pouvez baser votre hypothèse sur les 50 images ou, en anticipant que ce nombre augmentera avec le temps, vous pouvez supposer qu'il y aura entre 75 et 90 pages avec des images.

Vous pouvez également voir comment les hypothèses affectent directement le calendrier. Par exemple, imaginez que vous dirigez un projet dans un parc qui consiste à construire un ensemble de balançoires.

Lors de la mise en place de votre projet, vous recevez le budget et les membres de l'équipe, dont l'un est en charge du matériel. Lorsque vous créez votre emploi du temps, vous demandez à la personne en charge des matériaux quand le ciment arrivera. Cette personne répond qu'elle n'est pas certaine du moment où le ciment arrivera, mais qu'il croit que ce sera entre le 1er juin et le 10 juin. Lorsque vous établissez votre portée et votre calendrier, vous présumez que le ciment arrivera au plus tard le 10 juin. L'exemple montre deux avantages pour faire des hypothèses.

Le premier avantage est que l'hypothèse de recevoir le ciment au plus tard le 10 juin vous permet de planifier des activités qui reposent sur l'arrivée du ciment. Le deuxième avantage est qu'il donne à la personne en charge des matériaux une date limite pour livrer le ciment, qu'il peut ensuite transmettre à son fournisseur. Il a par inadvertance mis en place une date limite pour le projet d'aller de l'avant.

Faire des hypothèses établit des repères qui sont souvent revus pendant le projet pour aider l'équipe du projet à rester dans les limites, dans les délais et dans les limites du budget. Mais que se passe-t-il lorsque les hypothèses sont fausses? C'est là que le risque entre en jeu.

Risque

Une fois que vous avez construit votre périmètre et identifié les hypothèses qui sont derrière la portée et les estimations, vous voudrez commencer à évaluer les zones de risque . Le risque est le même dans la gestion de projet que dans le monde réel; C'est un danger ou une chance qui peut causer des dommages. (Remarque: le Project Management Institute et le Project Management Body of Knowledge - PMBOK offrent des définitions détaillées des risques et des types et identifient le cadre de gestion des risques du projet.)

Tous les projets comportent des risques et si vous êtes le chef de projet ou le chef de projet, il est de votre responsabilité non seulement d'anticiper les risques mais aussi de communiquer l'impact potentiel de ces risques à l'équipe projet et de vous préparer à atténuer les risques.

Le risque vient à divers degrés. Parfois, le risque peut simplement signifier que le projet fonctionnera légèrement différemment ou prendra un petit tournant inattendu. Dans certains cas, cependant, le risque peut conduire à des résultats catastrophiques qui renversent votre projet.

Utilisons le scénario de terrain de jeu de l'exemple de ciment ci-dessus. L'un des risques est que le ciment n'arrive pas avant la date prévue du 10 juin. Quels sont les effets potentiels de ce risque? Toutes les activités successives qui suivent le coulage du ciment sont retardées en raison de ce problème.

Les risques peuvent aussi être positifs. Considérez l'impact sur le projet si le ciment se présente plus tôt que prévu. Bien que cela semble être un résultat positif, cela crée toujours un problème pour le calendrier et le séquençage de toutes les autres étapes du projet.

Les chefs de projet travaillent avec leurs équipes de projet pour réfléchir et identifier les risques potentiels. Ils poussent le processus un peu plus loin et examinent la gravité potentielle du risque et sa probabilité d'occurrence. En outre, ils identifient les personnes les mieux placées pour identifier les risques et élaborent des plans d'atténuation des risques convenus.

De nombreuses entreprises ont des modèles de risques détaillés qu'elles ont développés au fil du temps et de l'expérience avec d'autres projets. Certaines industries ont compilé des profils de risque qui sont utilisés comme point de départ pour l'analyse des risques. De nombreuses industries pratiquent également une analyse statistique très détaillée pour la planification des risques.

La ligne de fond

Les termes: portée, hypothèses et risques sont tous importants dans le monde de la gestion de projet. Utilisez cet article comme point de départ pour explorer ces termes et d'autres termes importants de gestion de projet plus en détail.