Les employés doivent souvent écrire des lettres d'excuses pour des congés prolongés ou d'autres congés prolongés.
Les lettres d'excuse officielles sont également utilisées dans d'autres situations, comme l'absence du jury ou l'absence de l'école.
Lire ci-dessous pour des conseils sur la rédaction d'une lettre d'excuse formelle, ainsi que deux exemples de lettres: un échantillon pour envoyer un employeur avant de manquer le travail et un pour après.
Conseils pour écrire une lettre d'excuse formelle
- Suivez le format de lettre d'affaires. Utilisez le format officiel de lettre d'affaires lorsque vous écrivez votre lettre. Vous voulez que cette lettre soit professionnelle.
- Comprenez les politiques de votre employeur. Avant de manquer votre travail, assurez-vous de connaître la politique qui permet à votre patron de savoir que vous serez absent. Sachez si vous devez en parler à votre patron et comment vous devriez obtenir cette information (par exemple, un appel téléphonique, une lettre, un courriel). Regardez aussi dans quelle mesure vous devez en informer votre employeur.
- Envoyez la lettre dès que possible. Si possible, envoyez votre lettre d'excuse avant de manquer le travail. Vous voulez donner à votre employeur le temps de réaffecter n'importe laquelle de vos tâches. Si vous demandez un congé plus long, envoyez cette lettre le plus tôt possible. Si vous n'avez pas le temps d'envoyer une lettre officielle, envisagez d'envoyer un courriel d'excuse à la place.
- Reste bref. N'entrez pas dans les détails pour savoir pourquoi vous avez manqué de travail (comme une longue liste de vos symptômes si vous êtes malade ou une histoire détaillée d'un problème personnel). Au lieu de cela, simplement indiquer brièvement le jour ou les jours où vous serez absent, et expliquer (brièvement) pourquoi.
- Proposer de l'aide. Vous pourriez envisager de compenser votre absence d'une manière ou d'une autre. Par exemple, vous pourriez dire que vous serez encore sur le courrier électronique pendant votre absence, ou vous pourriez offrir de travailler une heure ou deux plus tard pour compléter certains projets manqués. Si vous pouvez préparer votre absence à l'avance, demandez à un ou deux de vos collègues ou employés de vous aider à remplir toute tâche qui vous manquera. Cela sera particulièrement important lorsque vous demandez un congé plus long.
Exemple de lettre d'excuse officielle (avant le travail manquant)
Rendez-vous amoureux
Nom de l'employeur
Titre de l'employeur
Organisation
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Cher Mr./Ms. Nom de famille:
Veuillez accepter cette lettre comme une notification officielle que je serai incapable d'assister aux travaux du 1er septembre 20XX au 5 septembre 20XX. Je participerai à la conférence sur le perfectionnement professionnel dont j'ai parlé avec vous plus tôt cette semaine.
Je me suis arrangé pour être sur e-mail pendant les heures de travail, et je vais appeler et vérifier avec le bureau une fois par jour pour voir ce que j'ai manqué.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux fournir de plus amples informations, ou si vous avez besoin de quelque chose d'autre de moi pour faire en sorte que mon absence se déroule bien. Merci de m'avoir permis de saisir cette occasion formidable.
Cordialement,
Votre signature (lettre imprimée)
Votre nom dactylographié
Exemple de lettre d'excuse officielle (après un travail manquant)
Rendez-vous amoureux
Nom de l'employeur
Titre de l'employeur
Organisation
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Cher Mr./Ms. Nom de famille:
Veuillez accepter cette lettre comme une notification officielle que je n'ai pas pu assister au travail le 1er septembre 20XX pour cause de maladie. J'ai déjà accompli les tâches pour cette semaine que j'ai manqué pendant mon absence.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux fournir des informations supplémentaires. Merci de votre compréhension.
Cordialement,
Votre signature (lettre imprimée)
Votre nom dactylographié
Envoyer un message électronique
Parfois, il est plus logique d'envoyer un message électronique expliquant votre absence. Par exemple, si vous voulez dire à votre patron le plus tôt possible que vous ne serez pas au travail, le courrier électronique est le moyen le plus rapide de partager cette information. Certains employeurs demandent même que les employés les préviennent des absences par courriel.
Si vous envoyez une excuse par message électronique pour votre absence, assurez-vous de garder le courriel court, en indiquant simplement les dates auxquelles vous serez absent et en expliquant brièvement pourquoi vous serez absent.
Veillez également à inclure une ligne d'objet claire. Vous pourriez simplement écrire "Absence du travail" dans la ligne d'objet. Cela explique clairement le but de votre email à votre patron.
Si vous préférez envoyer votre excuse, voici comment envoyer un courriel professionnel .
Information additionnelle
Excuses pour un travail manquant
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