Beaucoup d'écriture pour les affaires est bâclée, mal écrite, désorganisée, jonchée de jargon et incomplète.
Souvent, il est soit trop long ou trop court. Tous ces attributs contribuent à l'écriture commerciale inefficace.
Que vous écriviez une proposition de vente, un courriel à votre patron, ou un manuel d'instructions pour un progiciel, vous devez suivre certaines étapes pour être efficace. Suivez ces cinq étapes:
- Organisez votre matériel
- Considérez votre public
- Ecrivez vos pensées
- Relisez votre matériel
- Modifier votre matériel
L'organisation est la clé
Si vous n'organisez pas votre matériel, il ne sera pas fluide et n'aura aucun sens. L'écriture peut être simple ou compliquée. Lorsque vous écrivez un courriel annonçant une réunion du personnel, c'est aussi simple que de recueillir vos pensées. D'un autre côté, vous aurez probablement besoin de développer un contour complexe avant le matériau fini si vous écrivez les résultats d'un essai pharmaceutique révolutionnaire. Quelle que soit la tâche, sans un niveau d'organisation approprié (même en organisant vos pensées), vous pouvez ne pas inclure tout ce dont vous avez besoin ou ne pas mettre en évidence les sujets les plus importants.
Des omissions ou une mise au point incorrecte rendront votre entreprise moins claire.
Connaissez votre public
Avant de commencer à écrire, pensez à votre public cible. Par exemple, une présentation sur le nouveau programme 401 (k) de votre entreprise peut avoir le même aperçu lorsqu'il est remis à votre directeur financier ainsi qu'aux employés, mais le niveau de détails que vous inclurez variera.
Vous devez également considérer le ton. Un courriel rapide à votre équipe, leur rappelant le pique-nique annuel de l'entreprise, n'aura pas le même ton que votre missive concernant le rapport annuel de votre entreprise.
Aussi, n'oubliez pas que vous communiquerez plus efficacement avec votre auditoire si vous vous concentrez sur ce que vous voulez qu'ils entendent plutôt que sur ce que vous allez dire .
Un mot sur la bonne écriture
Les bons écrivains ont différents styles d'écriture. Certains préfèrent tout écrire, puis revenir en arrière et éditer. D'autres préfèrent modifier au fur et à mesure. Parfois, leur style préféré varie en fonction de ce qu'ils écrivent.
Comme vous écrivez (ou quand vous éditez) soyez conscient de la longueur. Vous devriez utiliser suffisamment de mots pour rendre votre sens clair, mais n'utilisez pas de mots inutiles juste pour le rendre fleuri. La rédaction commerciale doit être claire et concise, non verbeuse et fleurie. Rappelez-vous, personne en affaires n'a le temps de lire plus que nécessaire.
D'un autre côté, ne faites pas votre pièce trop courte. Vous devez écrire suffisamment pour que votre sens soit clair et ne soit pas mal compris. Imaginez si une pièce d'équipement dans un entrepôt était étiquetée «utilisée mais bonne». On ne sait pas si cela signifie que l'équipement a été beaucoup utilisé ou que l'équipement n'est plus neuf mais fonctionnel.
Quelques mots supplémentaires auraient rendu le sens clair. En outre, évitez d'utiliser le jargon ou les abréviations, car ils peuvent signifier différentes choses pour différents lecteurs. Peu importe votre style d'écriture, tous les rédacteurs doivent relire et éditer tout le matériel écrit, même les courriels.
Relisez et éditez
Peu importe votre style d'écriture, tous les rédacteurs ont besoin de relire et d'éditer tout le matériel écrit, même les courriels. Après avoir fini d'écrire, relisez votre travail. Vous devrez ensuite l'éditer. La correction d'épreuves consiste à relire ce que vous avez écrit pour vous assurer que tous les mots de votre tête l'ont fait correctement sur le papier. Parce que nos cerveaux travaillent plus vite que nos doigts, vous pouvez omettre des mots, laisser une fin, ou utiliser le mauvais homonyme (par exemple, "là" au lieu de "leur"). La relecture rattrape ces erreurs. De toute évidence, la relecture d'un e-mail sur une ligne est simple et il suffit de jeter un coup d'œil dessus lorsque vous tapez.
Cependant, si vous écrivez un manuel d'instructions, votre relecture sera plus compliquée et prendra plus de temps.
Après avoir relu votre matériel, il est temps de le modifier. Parfois, la relecture et l'édition peuvent être effectuées simultanément, mais elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont effectuées de manière séquentielle.
La raison pour laquelle vous éditez est de corriger ou de modifier ce que vous avez écrit afin de rendre le son (et la lecture) meilleur. En écrivant pour le business, cela signifie corriger les erreurs et rendre le texte aussi clair et concis que possible.
Vous n'écrivez pas un roman
Quand vous écrivez pour les affaires, vous n'écrivez pas le prochain «grand roman américain». Votre écriture doit être aussi descriptive que nécessaire, mais vous n'avez pas besoin de peindre des images de mots vives en utilisant beaucoup de grands mots et de figures de style. Si vous voulez dire «maisons de verre», n'écrivez pas «maisons vitrées», écrivez «maisons de verre».