Concentrez-vous moins sur ce que vous voulez dire et plus sur ce que vous voulez qu'ils entendent.
Que veux-je dire?
Que vous donniez des instructions à un employé, que vous commandiez de la nourriture lors d'un service au volant ou que vous écriviez un mémo expliquant le nouveau code vestimentaire, vous voulez être sûr de faire passer votre message.
Vous voulez dire juste la bonne chose afin que l'autre personne comprenne votre point de vue. Parfois, vous pratiquez ce que vous allez dire. Souvent, nous écrivons des brouillons de nos notes et discours pour nous assurer que nous utilisons les bons mots. Tout cela est fait pour s'assurer que nous envoyons le bon message.
D'innombrables livres et articles ont été écrits pour expliquer pourquoi l'envoi du bon message est si important et vous apprendre à envoyer exactement le message que vous voulez envoyer. Leurs auteurs soulignent l'importance d'être concis, précis et précis dans le choix de vos mots, peu importe si vous les écrivez ou si vous les parlez. Ils vous disent que c'est la meilleure façon de faire passer votre message à votre auditoire.
Qui est mon public?
Nous savons tous à quel point notre auditoire est important pour décider ce que nous allons dire et comment nous allons le dire. Expliquer la valeur d'un nouveau système téléphonique est différent si vous parlez au département des finances que si vous vous adressez au personnel de la télévente.
Mieux vous connaîtrez votre auditoire, plus il vous sera facile de personnaliser votre message. Plus votre message est adapté à votre public, plus il est probable que vous fassiez passer votre message.
Comment les atteindre?
Bien que le message que vous envoyez soit important, le message que le destinataire entend est encore plus important.
Si vous connaissez votre public, vous avez généralement une idée de la façon dont ils vont interpréter ou filtrer ce que vous dites. Vous pouvez utiliser ceci à votre avantage pour vous assurer qu'ils reçoivent le message que vous essayez d'envoyer.
Nous savons tous, par exemple, que si nous nous adressons à un groupe d'élèves de première année, nous ne pouvons pas utiliser de «gros mots» parce qu'ils ne l'obtiendront pas. Ils ne comprendront pas notre message. Nous choisissons donc des mots qu'ils comprendront. Plutôt que d'utiliser des «grands mots» qui véhiculent le message que nous voulons envoyer, nous utilisons des mots que nous pensons qu'ils comprendront. De cette façon, ils vont entendre notre message et le comprendre.
N'essayez pas d'expliquer les concepts technologiques aux comptables en utilisant des termes techniques. N'utilisez pas d'analogie financière pour faire part du point de vue au département créatif. Si vous voulez que votre département de service gère plus d'appels par jour, dites-leur cela. Ne leur dites pas qu'ils doivent «réduire l'intervalle de temps entre les opportunités de l'interface client».
Gérer ce problème
Pour augmenter vos chances de faire passer votre message, concentrez-vous davantage sur le récepteur que sur l'expéditeur. Adaptez votre message à votre public pour améliorer sa compréhension. Ne vous inquiétez pas autant de ce que vous voulez dire que de ce que vous voulez qu'ils entendent et comprennent.