Description du poste de réceptionniste
Les réceptionnistes effectuent des tâches administratives et de bureau telles que répondre aux téléphones et aux courriels, recevoir les visiteurs et fournir des informations générales sur leur organisation au public et aux clients.
Une réceptionniste est, par définition, la première personne qu'un visiteur voit normalement. L'entrée principale d'un complexe de bureaux ou d'un établissement médical aura généralement une réceptionniste dont le travail principal est de diriger les visiteurs vers le bon bureau au sein de l'établissement. Les bureaux individuels peuvent également avoir leur propre réceptionniste, ou un assistant de bureau ou un directeur de bureau peut remplir ce rôle. En effet, les trois se classent dans une certaine mesure. Bien que parfois négligés, les réceptionnistes occupent un rôle central et de confiance dans toute entreprise.
Un salaire
Le salaire médian des comptables était de 27 920 $ par année en mai 2016 selon le Bureau of Labor Statistics. Cela variera selon la région et les niveaux d'expérience.
Les 5 meilleurs réceptionnistes ont besoin
Voici de l'information sur les compétences recherchées par les employeurs lors de l'embauche de réceptionnistes:
1. Professionnalisme
En tant que réceptionniste, vous êtes censé être la première personne qu'un client ou un autre visiteur voit en arrivant.
Cela signifie que vous êtes responsable de fournir la première impression de tout le monde de votre employeur. Vous devez donc incarner les idéaux de votre entreprise, tant dans votre comportement que dans votre apparence. Regarde la partie. Saluez tout le monde avec un sourire et un mot gentil et montrez que vous êtes heureux de vous aider.
2. Compétences en communication
La communication est très importante puisque votre travail principal est de saluer les gens, de découvrir ce dont ils ont besoin et de les aider à l'obtenir.
La plupart de cette communication sera verbale, soit en personne ou par téléphone.
En plus d'interagir avec les visiteurs, vous devrez également travailler en étroite collaboration avec toutes les personnes que les visiteurs viennent voir. Si une réunion importante échoue, vous devrez peut-être expliquer pourquoi. Si quelqu'un passe une mauvaise journée, vous pouvez en supporter le poids.
Si une situation d'urgence se développe dans ou en face de votre lieu d'affaires, vous pouvez être la première personne à y répondre et à décider quoi faire. Et vous devrez toujours vous assurer que l'information circule avec précision et efficacité.
3. Compétences technologiques
Le plus évidemment, vous utiliserez un système téléphonique, probablement avec plusieurs lignes internes et externes que vous devez continuer à utiliser sans problème. Vous aurez également probablement besoin de connaître les tableurs, les logiciels de traitement de texte, les systèmes de messagerie et de partage de fichiers de votre entreprise, et éventuellement plusieurs plates-formes de médias sociaux et les solutions logicielles de votre entreprise. Il y a toujours une photocopieuse et le papier se coince toujours. Peux-tu le réparer?
4. Organisation
Vous serez le lien d'une grande partie de la communication interne de votre employeur. Cela signifie que vous devrez non seulement rester organisé , mais aussi organiser tout le monde.
Il se peut que vous soyez responsable du stockage et du redressement du matériel de lecture ou des ressources d'information dans votre zone d'attente.
5. Capacité multitâches
Vous aurez rarement une seule chose à faire. Un nouvel appel téléphonique peut arriver alors que vous êtes toujours en ligne avec le premier, vous devez donc saluer le nouvel appelant, puis revenir en arrière. Pendant ce temps, trois personnes pourraient attendre en personne pour vous parler. Vous devrez garder les besoins de chaque personne séparés dans votre esprit, ne pas négliger qui que ce soit et ne pas être submergé ou frustré. Certaines personnes apprécient le défi. Certains ne le font pas. Si vous pouvez effectuer plusieurs tâches , vous pouvez être un atout pour votre employeur et votre entreprise, et vous aurez probablement du succès en tant que réceptionniste.
Liste des compétences des réceptionnistes
Les compétences requises pour le poste de réceptionniste varient en fonction du poste pour lequel vous postulez.
Voici une liste des compétences possibles dont vous pourriez avoir besoin pour être embauché.
A - G
- Précision
- Soutien administratif
- Répondre à des questions
- Planification des rendez-vous
- Aider les autres
- Attention au détail
- Soutien clérical
- Relations client
- la communication
- Ordinateur
- Confirmer les rendez-vous
- Correspondance
- Orientation client
- Service Clients
- La saisie des données
- Livraison du courrier
- Diplomatie
- Diriger les visiteurs
- Correspondance par email
- Planification d'événements
- Dépôt
- Transfert d'appels téléphoniques
- Amical
- Opérations de la réception
- Salutation des visiteurs
H - M
- Interpersonnel
- Délivrance de laissez-passer de sécurité
- Courrier
- Gestion des livres d'invités
- Réunions
- Prise de message
- Microsoft Office
N - S
- Fonctions de bureau
- Matériel de bureau
- Support de bureau
- Organisation
- Appels téléphoniques
- Priorisation
- Fournir des informations
- Fourniture de matériel de lecture
- Ponctualité
- Enregistrement des invités
- Fiabilité
- Recherche
- Filtrage et direction des appels
- Auto-motivé
- Tableau électrique
T - Z
- Travail en équipe
- Téléphone
- Gestion du temps
- Validation des laissez-passer de stationnement
- Communication verbale
- Maintenance de la zone d'attente
- Bienvenue aux visiteurs
- Traitement de texte
- Communication écrite
Phrases à inclure dans un CV réceptionniste
Un CV pour le poste de réceptionniste devrait contenir un certain nombre de sections telles qu'un objectif ou un profil , un résumé des qualifications , des domaines d'expertise, des réalisations, des antécédents professionnels, des compétences et de l'éducation.
Les phrases suivantes vous aideront à rédiger votre CV. Vous pouvez utiliser ces énoncés soit dans les compétences, les qualifications ou les points forts de votre CV:
• Très compétent pour accueillir les visiteurs et les orienter vers la bonne personne ou la bonne section
• Bien versé dans la gestion des livres d'invités et l'émission de laissez-passer de sécurité
• Expérience pratique dans l'information des visiteurs et la réponse à leurs questions
• Enregistrement éprouvé des appels de réponse / transfert et de prise de messages
• Capacité démontrée à traiter les demandes de renseignements par téléphone et par courriel
• Capable de maintenir une zone de réception organisée
• Connaissance approfondie de l'organisation de matériel de lecture dans la salle d'attente
Les énoncés de tâches suivants de la réceptionniste sont donnés au passé et peuvent être utilisés pour décrire vos expériences avec un emploi que vous avez occupé dans le passé. Si vous voulez écrire une description de votre travail de réception actuel dans votre CV, vous devriez changer ces phrases au présent.
• Invités accueillis, assistés et dirigés, travailleurs, visiteurs et grand public
• Répondu à tous les appels entrants et traité les demandes de l'appelant
• Fourni des services de soutien de bureau afin d'assurer l'efficacité
• Répondu aux invités et aux enquêtes publiques
• Reçu, dirigé et transmis par des messages de fax téléphonique
• Diriger les employés, les invités et le grand public vers le bon employé
• maintenu un registre suffisant des fournitures de bureau
• Soutien au traitement de texte et au soutien administratif
• Ramassé et livré le courrier
• Maintenir le système de classement commun et déposer toutes les lettres
• Coordonner la réparation et l'entretien des fournitures de bureau
• Fourni des services administratifs au gestionnaire de bureau
Exemple de CV réceptionniste
Il est toujours utile d'avoir un exemple, voici un aperçu de ce à quoi devrait ressembler un CV de réceptionniste et peut être adapté à vos besoins de recherche d'emploi:
Prénom nom de famille
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
L'expérience professionnelle
Réceptionniste / adjoint administratif
Bureaux d'avocats de Smith et Reilly
Colonie, NY
Janvier 201X - Présent
- Planifiez et assistez aux réunions, prenez des procès-verbaux, distribuez les minutes par courriel à tous les partenaires.
- Organiser des documents en préparation des dates d'audience
- Première personne de contact pour les clients.
- Commande et entretien de fournitures de bureau pour l'entreprise.
- Organisé et répondu aux courriels au besoin.
Réceptionniste
Cabinet dentaire du Dr Smith
Albany, État de New York
Décembre 20XX - Décembre - 20XX
- Les patients accueillis quand ils sont arrivés.
- Rendez-vous prévus en personne et par téléphone.
- Dossiers médicaux manipulés (notations, tri et archivage).
- Demandes déposées auprès des compagnies d'assurance dentaire.
- Traitement du courrier et des e-mails entrants et sortants.
Représentant du service à la clientèle
Compagnie nationale d'électricité et de gaz
Albany, État de New York
Septembre 20XX - Décembre 20XX
- Répond aux appels de service client.
- Résoudre les problèmes et les préoccupations des clients.
- A dirigé les clients vers les ressources appropriées.
- Système de service à la clientèle informatisé et confortable.
Autre expérience
Camp Happiness - Conseiller de camp
Été 199X
Latham High Gazette - Éditeur de journaux
Junior et Senior Years of High School
Éducation
ABC College, Albany, NY
Baccalauréat en arts
Majeure: Administration des affaires
Compétences
- Excellentes compétences MS Office.
- Excellentes compétences en grammaire
- Expérience de répondre aux appels sur les téléphones multilignes.
- Confortable en utilisant une variété d'équipements de bureau.
- Capacité à maintenir un espace de travail organisé et rangé.
- Solides compétences en service à la clientèle.
Conseils pour rédiger votre CV
Lors de la compilation de votre CV, assurez-vous de mentionner toutes vos compétences pertinentes, en gardant à l'esprit le type de bureau que vous allez travailler. Écrivez votre CV spécifiquement pour l'emploi pour lequel vous postulez.
Par exemple, si vous postulez pour un poste dans un cabinet médical, veillez à mettre en évidence vos compétences qui seront utilisées dans ce type de paramètre, comme le service à la clientèle, le téléphone ou les compétences de dépôt que vous avez. Voici comment faire correspondre vos compétences à une description de travail .