Conseils pour créer des courriels qui sont lus
Au cours de votre recherche d'emploi, vous enverrez vraisemblablement beaucoup d'e-mails, y compris des lettres de motivation , des notes de remerciement et des messages aux connexions liées à la recherche d'emploi.
Dans ces courriels, vous devez éviter de commettre des erreurs embarrassantes (par exemple, mal orthographier le nom d'une personne). Vous devez également vous assurer d'écrire des notes qui obtiennent une réponse. Lisez la suite pour plus d'informations sur l'étiquette électronique, ainsi que des conseils sur la façon de créer un message d'accueil.
Commencez votre courriel avec un message d'accueil professionnel
Efforcez-vous pour la clarté de votre ligne d'objet. Choisissez quelque chose de direct qui identifie le but de votre e-mail, comme "temps de réunion modifié" ou "requête rapide au sujet de votre proposition". Évitez de balancer une carotte avec un teaser comme "J'ai besoin de vous informer ..." qui essaie d'attirer la lecture dans l'email pour obtenir votre intention.
Les gens décident souvent d'ouvrir un e-mail en fonction de la ligne d'objet, alors choisissez celui qui indique clairement votre objectif.
Utilisez un message d'accueil professionnel. Inclure un message d'accueil approprié pour les circonstances et le destinataire. Il y a des salutations qui sont acceptables dans un email qui ne sont pas utilisées dans une lettre régulière, et des salutations qui sont utilisées pour les deux.
Choisissez un message d'accueil en fonction de votre connaissance de la personne à laquelle vous écrivez et du type de message que vous écrivez. Par exemple, si vous écrivez quelqu'un que vous connaissez, "Salut Jim" est approprié. "Cher M./Mme Smith" serait approprié pour postuler à un emploi ou écrire une lettre d'affaires.
Évitez d'ouvrir un e-mail avec "hey" qui est très informel et généralement pas utilisé sur le lieu de travail.
Aussi loin de "Salut les gens" ou "Salut les gars", même si la nature de votre e-mail est détendue.
Voici quelques exemples de salutations à utiliser :
- Cher Prénom Nom (cela fonctionne bien si vous ne connaissez pas le genre de la personne à qui vous écrivez)
- Cher prénom (lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un que vous connaissez)
- Bonjour Prénom (Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un que vous connaissez)
- Cher Mr./Ms. Nom de famille
- Cher Mr./Ms. Prénom nom de famille
- Cher Dr. Nom
- À qui cela concerne
- Cher gestionnaire des ressources humaines
- Cher responsable de recrutement
Ajoutez l'adresse e-mail en dernier. Si vous n'avez pas la possibilité de ne pas envoyer un e-mail, ajoutez l'adresse en dernier si vous avez tendance à avoir un doigt de gâchette rapide. N'insérez le nom du destinataire que lorsque vous êtes sûr que l'e-mail est prêt à être envoyé.
Évitez l'ancienne erreur "Répondre à tous". Regardez votre doigt sur la gâchette lorsque vous appuyez sur Répondre à tous. Considérez si tout le monde sur la liste a vraiment besoin de lire ce que vous avez à dire. N'oubliez pas non plus les anciens e-mails de la chaîne que vous ne souhaitez peut-être pas voir apparaître dans la liste Répondre à tous.
Allez-y doucement sur l'humour. L'humour peut être difficile à discerner dans un e-mail, car votre ton ne sera pas nécessairement perceptible. Sans le langage corporel, l'expression du visage ou la cadence, l'humour peut tomber à plat ou même involontairement insulter un lecteur. Joue-le en sécurité et laisse-le.
Relire! Ne faites pas l'erreur de penser que les gens vont pardonner les fautes de frappe dans les courriels informels ou que des erreurs sont à prévoir si vous tapez sur votre téléphone. Vous pouvez être jugé sévèrement par des erreurs dans votre e-mail, surtout si elles sont endémiques. Ne comptez pas sur un orthographe qui peut souvent choisir le mauvais mot pour vous - relisez vos courriels comme vous le feriez pour un document important .
En particulier, vérifiez et revérifiez toujours que les noms des personnes sont épelés correctement.
N'utilisez pas d'emojis ou d'émoticônes. De plus en plus, les messages électroniques ressemblent à des messages texte. Les messages sur le lieu de travail incluent désormais parfois des emoji ou des visages souriants. Même s'ils deviennent plus courants, évitez les emojis et les émoticônes dans la correspondance officielle. (Astuce: Si votre message électronique utilise un nom de famille, c'est un signe certain que vous devriez laisser des emojis et des émoticônes.)
Rappelez-vous que l'email dure pour toujours. Réfléchissez à deux fois avant d'envoyer un message personnel ou confidentiel, de renvoyer quelqu'un par courrier électronique, de dénigrer quelqu'un ou de répondre avec colère.
Ces types d'interactions pourraient mieux se faire en personne. La règle des vingt-quatre heures est une bonne règle. Si vous n'êtes pas sûr de devoir envoyer le message ou non, attendez le lendemain pour décider. Une autre règle de base: N'écrivez rien dans un e-mail que vous ne seriez pas disposé à partager publiquement (dans un dépôt, disons, ou sur les médias sociaux).
Plus d'informations sur la rédaction et l'envoi d'e-mails: Conseils pour l' e- mail à l'attention des demandeurs d'emploi | Salutations de lettre et salutations