Compétences en gestion pour les débutants
Compétences de base en gestion
Il y a quatre compétences de gestion de base que tout le monde doit maîtriser pour réussir dans un poste de gestion .
Ces quatre compétences de base sont de planifier, organiser, diriger et contrôler et sont discutés séparément en détail ci-dessous.
Plan
La planification est la première et la plus importante étape de toute tâche de gestion. C'est aussi l'étape la plus souvent négligée ou délibérément sauté. Bien que la quantité de planification et les détails requis varient d'une tâche à l'autre, sauter cette tâche revient à inviter un certain nombre de personnes, sauf par chance aveugle. C'est ce qui nous donne l'adage des 6 P de la planification (ou 7 P selon la façon dont vous comptez).
Bien que la plupart des gens associent le terme planification à la planification générale des activités, il existe également différents niveaux de planification:
- Planification stratégique
- Planification tactique
- Planification opérationnelle
Et il existe différents types de planification:
- Planification des sinistres
- Planification de la relève
- Planification de crise
- Planification de la rémunération
Organiser
Un manager doit être capable d'organiser des équipes, des tâches et des projets afin de faire le travail de l'équipe de la manière la plus efficace.
En tant que gestionnaire débutant, vous pouvez organiser une petite équipe de travail ou une équipe de projet. Ces mêmes compétences seront nécessaires plus tard dans votre carrière lorsque vous devrez organiser un département ou une nouvelle division de l'entreprise.
De toute évidence, il y a beaucoup de chevauchement entre la planification du travail et son organisation. Lorsque la planification se concentre sur ce qui doit être fait, l'organisation est plus opérationnelle et se concentre davantage sur la façon de faire le meilleur travail.
Lorsque vous organisez le travail, vous devez:
- déterminer les rôles nécessaires,
- assigner des tâches aux rôles,
- déterminer la meilleure ressource (personnes ou équipement) pour le rôle,
- obtenir les ressources et les affecter aux rôles , et
- affecter des ressources aux rôles et leur déléguer l'autorité et la responsabilité.
Que vous ayez été affecté à une petite équipe ou à un projet à gérer, les directeurs débutants doivent également être en mesure d'organiser des bureaux et des systèmes de données.
Vous n'êtes peut-être pas en mesure de déplacer physiquement les gens afin de rassembler votre équipe, mais vous devriez l'envisager. D'un autre côté, vous devrez peut-être déplacer plusieurs personnes dans un petit espace et vous devrez organiser les choses pour que l'équipe puisse travailler efficacement dans cet espace. Plus tard dans votre carrière, vous devrez peut-être organiser un bureau pour accueillir les équipes de plusieurs départements différents et leurs besoins spécifiques.
Vous devrez également être en mesure d'organiser tous les systèmes qui géreront les données que votre équipe doit collecter ou distribuer. Ces jours-ci, ce sont probablement des systèmes informatiques. Vous devez décider si, par exemple, vous devez configurer des pages Web partagées sur l'intranet de l'entreprise ou simplement un dossier partagé sur le serveur de fichiers. Comment allez-vous organiser les systèmes pour que tout le monde qui a besoin d'information y ait accès (et qu'il ne soit pas accessible à ceux qui ne devraient pas le voir, comme vos concurrents)?
Si votre équipe a besoin ou produit quelque chose d'autre que de l'information, vous devez vous organiser pour que votre équipe obtienne ce dont elle a besoin, quand elle en a besoin, et qu'elle puisse communiquer aux autres ce que votre équipe produit au bon moment.
N'oublie pas de t'organiser. Nous irons là-dessus à un niveau supérieur au niveau 3 de la pyramide des compétences en gestion , mais même en tant que gestionnaire débutant, vous devez être capable de vous organiser vous - même , votre temps et votre espace pour être plus efficace.
Enfin, rappelez-vous qu'il est rarement suffisant d'organiser les choses une fois. Avec des changements constants dans les ressources, les objectifs et les facteurs externes, vous devrez généralement vous réorganiser pour les ajuster.
Direct
La direction est l'étape de l'action. Vous avez planifié et organisé le travail. Maintenant, vous devez diriger votre équipe pour faire le travail. Commencez par vous assurer que l'objectif est clair pour tous les membres de l'équipe.
Est-ce qu'ils savent tous quel est le but? Est-ce qu'ils savent tous quel est leur rôle dans l'atteinte de l'objectif? Ont-ils tout ce dont ils ont besoin (ressources, autorité, temps, etc.) pour faire leur part?
Tirer, ne pas pousser
Vous serez plus efficace pour diriger l'équipe vers votre objectif si vous tirez (conduisez-les) plutôt que de pousser (asseyez-vous et donnez des ordres ). Vous voulez motiver les gens de votre équipe et les aider et les inspirer vers les objectifs de l'équipe.
Contrôle
Certains auteurs essaient d '"adoucir" cette compétence en l'appelant "coordonnée" ou des termes similaires. Je préfère le terme plus fort, le contrôle car il est essentiel que le manager puisse contrôler les activités de l'équipe.
Dans les étapes ci-dessus, vous avez planifié le travail, organisé les ressources pour que cela se produise le plus efficacement possible et dirigé l'équipe pour qu'elle commence à travailler. Dans l'étape de contrôle, vous surveillez le travail en cours. Vous comparez les progrès réels au plan. Vous vérifiez que l'organisation fonctionne telle que vous l'avez conçue.
Si tout va bien, vous n'avez rien d'autre à faire que surveiller. Cependant, cela arrive rarement. Quelqu'un tombe malade, le tri de base de données prend plus de temps que prévu, un concurrent clé baisse ses prix, un incendie détruit le bâtiment d'à côté et vous devez évacuer pendant plusieurs jours, ou un autre facteur affecte votre plan. L'étape du contrôle dicte maintenant que vous devez prendre des mesures pour minimiser l'impact et ramener les choses à l'objectif désiré le plus rapidement possible.
Souvent, cela signifie retourner à l'étape de la planification et ajuster les plans. Parfois, cela peut nécessiter un changement dans l'organisation. et vous devrez rediriger tout le monde vers les nouveaux objectifs et les inspirer. Ensuite, bien sûr, vous contrôlez le nouveau plan et ajustez si nécessaire. Ce cycle continue jusqu'à ce que vous ayez terminé la tâche.
Outils de contrôle des gestionnaires
Dans l'étape de contrôle, vous définissez des normes de performance et de qualité, puis vous surveillez pour vous assurer qu'elles sont respectées. Il y a autant d'outils disponibles que de choses à surveiller.
- Outils de planification - un certain nombre d'outils logiciels vous permettent de saisir votre calendrier et de mettre à jour régulièrement les progrès. Le programme mettra en évidence les changements dans le calendrier afin que vous puissiez identifier les mesures correctives à prendre.
- Contrôles financiers - en tant que gestionnaire, vous aurez généralement un budget. Les rapports du département des finances vous permettront de savoir comment vos dépenses (sur les personnes et les autres ressources) correspondent au plan.
- Contrôle des personnes - vous devez vous assurer que toutes les personnes de votre équipe fonctionnent comme prévu. Si ce n'est pas le cas, vous devez trouver et corriger la cause. Ne comprennent-ils pas le but? Ne disposent-ils pas de ressources ou de compétences dont ils ont besoin? La tâche est-elle trop importante pour eux et doit-elle être modifiée ou affectée à une ressource différente? Votre travail en tant que gestionnaire consiste à donner aux membres de votre équipe des commentaires sur la façon dont leur performance est conforme au plan. Quand ce n'est pas le cas, vous devez prendre des mesures correctives.