Lors de l'écriture d'une lettre d'affaires, la disposition de votre lettre est importante, de sorte qu'il sera facile à lire et a l'air professionnel. Votre utilisation d'une salutation et d'une fermeture appropriées, votre orthographe et votre grammaire, ainsi que le ton que vous employez, sont également importants.
Voici des informations sur les lettres commerciales, notamment la sélection d'une police, l'espacement des paragraphes, le formatage, les marges, les éléments à inclure dans chaque paragraphe, la fermeture de la lettre et un exemple de disposition appropriée pour une lettre commerciale.
Police de caractères et espacement
- Espacer correctement la disposition des lettres commerciales que vous écrivez, avec un espace entre l'en-tête, le message d'accueil, chaque paragraphe, la clôture et votre signature.
- Espacez votre lettre et laissez un espace entre chaque paragraphe. Lorsque vous envoyez des lettres tapées, laissez deux espaces avant et après votre signature écrite.
- A gauche, justifiez votre lettre, afin que vos coordonnées, la date, la lettre et votre signature soient alignées sur la gauche.
- Utilisez une police simple comme Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri ou Verdana. Assurez-vous que la taille de police que vous utilisez est suffisamment grande pour que votre lecteur n'ait pas besoin de chercher ses lunettes - la taille de police standard pour ces polices est de 10 ou 12 points. Si vous soumettez votre lettre commerciale à une organisation très conservatrice, il est préférable d'utiliser la police Times New Roman 12 points traditionnelle. N'utilisez en aucun cas des fontes fantaisie comme Comic Sans ou des polices d'écriture manuscrites comme Lucida pour la correspondance d'affaires.
Étiquette de lettre d'affaires et ton
- Salutation : Il est encore courant d'utiliser le titre du récipiendaire (M., Mme, Mme, Professeur, Juge) avant leurs noms de famille dans la formule de correspondance commerciale officielle (Exemple: «Cher M. Smith»). Le mot "Cher" devrait toujours précéder le nom du destinataire; n'utilisez pas simplement leur nom comme vous pourriez le faire dans une correspondance occasionnelle. De même, évitez de commencer la correspondance commerciale avec des ouvertures telles que «Bonjour», «Salut» ou «Bonjour» - les lettres commerciales doivent toujours commencer par «Cher [titre et nom du destinataire]», sauf si vous utilisez la formule «À qui? Peut concerner "(dans les cas où vous ne connaissez pas le nom du destinataire).
- Fermeture : Votre fermeture doit errer du côté du conservateur. Les fermetures acceptables à utiliser comprennent: «Cordialement», «Cordialement», «Cordialement», «Cordialement», «Merci», «Merci pour votre considération», «Respectueusement» et «Très respectueusement» (ceci, souvent abréviation "V / R", est commun dans la correspondance d'affaires militaire). Ne pas utiliser des fermetures occasionnelles comme: "Plus tard", "Cheers", "Cordialement", "Merci!", "TTYL", ou "Chaudement".
- Choix de mots et grammaire : Bien que votre choix de mots pour les lettres d'affaires ne devrait pas être trop guindé, fleuri ou orné, vous devriez également éviter d'employer l'argot, les abréviations / acronymes, les emojis, ou le texte-parler. En aucun cas vous ne devriez utiliser les fragments de phrase qui sont couramment utilisés lors de l'envoi de SMS. Au lieu de cela, utilisez des phrases complètes, en surveillant les épissures de virgules (où deux phrases complètes sont jointes par une virgule). Relisez attentivement les fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales.
- Papier : Si vous rédigez une lettre commerciale formelle à envoyer par courrier plutôt que par e-mail, le papier que vous utilisez doit être un papier blanc standard d'un poids correct - n'utilisez pas le type de papier à lettres coloré ou flamboyant qui pourrait être utilisé dans le marketing "courrier indésirable." Il est bien d'inclure un simple logo d'entreprise en haut du papier.
Exemple de mise en page de lettre commerciale
Informations de contact
votre nom
Votre adresse
Votre ville, état, code postal
Votre numéro de téléphone
Votre adresse email
(espace)
Rendez-vous amoureux
(espace)
Informations de contact
prénom
Titre
Compagnie
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
(espace)
Salutation
(espace)
Cher Mr./Ms. Nom de famille:
(espace)
Corps de lettre d'affaires
Le premier paragraphe de votre lettre d'affaires devrait fournir une introduction à la raison pour laquelle vous écrivez.
(espace entre les paragraphes)
Ensuite, dans les paragraphes suivants, fournissez plus d'informations et de détails sur votre demande.
(espace entre les paragraphes)
Le dernier paragraphe devrait réitérer la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d'avoir examiné votre demande.
Fermeture:
(espace)
Respectueusement vôtre,
(double espace)
Signature:
Signature manuscrite (pour une lettre envoyée)
(double espace)
Signature dactylographiée
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