Si vous écrivez une lettre en tant que représentant de votre organisation, sachez que si certaines entreprises permettent à leurs employés d'écrire librement des lettres de recommandation, d'autres peuvent les censurer ou les interdire entièrement.
Alors, assurez-vous de savoir quelles sont les politiques de votre employeur avant de consentir.
De nombreuses organisations ont également des références à travers les ressources humaines (RH). Vérifiez avec les politiques de votre entreprise avant de continuer.
Si vous êtes propriétaire d' une entreprise et qu'un entrepreneur actuel ou ancien vous demande une lettre de recommandation, lisez le guide suivant pour utiliser votre discrétion.
Quand devriez-vous écrire une lettre de recommandation
Le candidat doit être quelqu'un que vous connaissez assez bien et avec qui vous avez travaillé récemment. Par exemple, vous ne pouvez probablement pas fournir de recommandation pour une personne avec qui vous avez travaillé il y a dix ans ou avec qui vous n'avez travaillé que pendant un mois. Bien que cela puisse être tentant, vous vous fiez à des informations anciennes ou insuffisantes, ce qui peut être trompeur. Il n'y a juste aucun moyen de savoir. Donc, à moins que vous ne puissiez vraiment parler aux compétences existantes de quelqu'un, refusez poliment leur demande.
Vous devriez connaître le candidat dans un rôle qui vous permet d'écrire une référence significative. Par exemple, si vous avez travaillé avec la personne en tant qu'écrivain indépendant, mais qu'il commence maintenant une entreprise de promenades canines, vous ne pouvez pas attester de ses compétences dans un autre domaine.
Dans de tels cas, il vaut mieux refuser et peut-être offrir des conseils quant à savoir qui ferait un meilleur candidat. S'il veut démarrer une entreprise de promenades canines, il devrait déjà avoir une clientèle stable qui peut réellement se porter garant de ses capacités.
Écrivez la lettre seulement si vous pouvez honnêtement offrir une référence positive. Si vous n'avez rien de positif à dire sur leur performance, faites l'honnête et dites que vous êtes incapable de contribuer.
Si vous vous sentez obligé de donner une excuse pourquoi:
- Soyez complètement honnête et dites que vous ne vous sentez pas à l'aise d'écrire en leur nom.
- Dites un mensonge blanc comme, "Je ne suis pas en mesure d'écrire des lettres de recommandation."
Même si vous vous sentez mal à l'aise ou coupable, faites confiance à votre intuition. En outre, une lettre non authentique ne servira ni le demandeur ni son employeur potentiel.
S'en tenir aux faits
Une fois que vous acceptez d'écrire la lettre, gardez-la concentrée et incluez seulement l'information factuelle et véridique . Évitez de dire quelque chose qui est strictement une opinion - cela pourrait empêcher quelqu'un d'être considéré pour un emploi futur et pourrait potentiellement entraîner des problèmes juridiques pour vous et votre entreprise. Faire une prétention noble comme «Louisa est une brillante écrivaine» est à elle seule dangereuse. Vous devriez être capable de le soutenir avec une reconnaissance extérieure ou un prix que son travail a reçu. Si vous ne pouvez pas, vous pourriez dire, "Louisa a toujours produit un excellent contenu pour nous."
Dans la même veine, évitez les déclarations exagérées et trop positives. Si vous construisez quelqu'un de trop, la lettre pourrait ne pas avoir de poids auprès des futurs clients ou employeurs.
Comment structurer une lettre de référence
1. Présentez-vous dans le premier paragraphe pour définir votre position et votre relation avec le candidat.
Dites au lecteur pourquoi vous êtes qualifié pour préparer une telle lettre.
2. Confirmer les faits concernant le candidat et où il est actuellement employé (s'il l'est):
- Le titre du poste et l'entreprise de la personne
- Combien de temps avez-vous travaillé avec la personne
- Lorsque vous avez travaillé avec la personne, si vous ne le faites pas actuellement
- La nature de votre relation d'affaires ou la capacité avec laquelle vous avez travaillé avec le candidat.
- Offrez votre jugement sur les compétences et les qualités du candidat concernant ses services professionnels. Soulignez leurs traits les plus précieux, tels que les compétences en écriture, la résolution de problèmes ou la gestion du temps. Vous pouvez en extraire toutes les capacités exceptionnelles, indiquer que vous les réintégreriez volontiers et noter en particulier comment leurs services professionnels ont profité à vous et à votre organisation.
4. Utilisez le dernier paragraphe pour ajouter d'autres exemples ou anecdotes comme bon vous semble.
5. Enfin, terminez en offrant de répondre à d'autres questions ou de fournir des informations de suivi.
Lettres de recommandation commerciale recommandant des services professionnels
Passez en revue les lettres de recommandation d'affaires suivantes recommandant des services professionnels.
Exemple 1
Cher M. Eggleston,
Je vous écris pour recommander les services de Daniel Lightheart, CPA. Daniel a travaillé pour mon cabinet d'avocats au cours des quinze dernières années en tant que comptable et comptable. Ses connaissances et son attention aux détails ont aidé à garder notre entreprise sur la bonne voie pendant la récente récession et grâce à une restructuration majeure.
Je suis confiant dans la recommandation des services de comptabilité de Daniel.
Il est non seulement minutieux, mais aussi facile à travailler et toujours prêt à prendre le temps de discuter de mes préoccupations et de répondre aux questions.
Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à me contacter.
Cordialement,
Annabelle Sebastian
Partenaire, Sebastian & Associates
Bureau: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Exemple # 2
Chère Mme Kelly,
Je suis vice-président de ABC Watches et je vous écris pour recommander les services marketing de Michaela Brown. Michaela a créé et mis en œuvre de nombreuses campagnes réussies pour nous de juillet 2012 à janvier 2016.
Son expertise en logiciels de conception associée à son esprit de collaboration et d'innovation en font l'experte incontournable pour nos projets les plus importants. À elle seule, elle a fait passer notre Twitter de 1 000 à plus de 52 000 en seulement trois mois en utilisant des stratégies avant-gardistes. Elle était axée sur le détail, organisée et toujours ouverte à des commentaires constructifs, ce qui rend notre relation d'affaires à la fois facile et agréable.
Je recommande Michaela pour tout rôle à travers lequel elle peut apporter sa créativité et son dévouement remarquables. Si elle est embauchée, je suis confiant qu'elle porterait vos efforts de marketing à de nouveaux sommets.
Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à me contacter.
Cordialement,
Lisa Moore
Vice-président, ABC Watches
Bureau: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Répondre à toutes les questions de suivi
L'envoi d'une lettre de recommandation est essentiel pour un candidat potentiel ou un fournisseur de services et en suivant ce format, vous fournirez des informations utiles au client ou à l'employeur potentiel. Vous pouvez recevoir une simple réponse «merci» ou poser des questions plus détaillées sur le candidat. Dans tous les cas, assurez-vous de répondre rapidement.