1. Une personne clé est partie . Cela laisse un vide et une opportunité de questionner la structure existante.
Cela contraste avec ce que les manuels de gestion vous disent, les organigrammes sont généralement construits autour d'individus, pas de «positions». Lorsqu'un individu clé part, la position doit rester.
2. Il y a des problèmes. Ceux-ci comprennent l'inefficacité, l' inadéquation des talents , le chevauchement des rôles, les déséquilibres de la charge de travail et d'autres problèmes opérationnels. Le travail ne se fait pas ou ne se fait pas bien.
3. C'est nécessaire pour saisir une nouvelle opportunité. Un Un exemple serait un nouveau marché, produit ou service et votre structure actuelle n'a pas été conçue pour soutenir vos nouveaux objectifs d'affaires.
Alors que ce sont toutes de bonnes raisons, il est important de considérer la réorganisation comme une alternative possible. Il y a souvent beaucoup de façons moins perturbatrices d'atteindre les mêmes objectifs.
Qui devrait être impliqué dans la réorganisation?
Si seulement le chef du ministère est impliqué, il y a une occasion manquée d'obtenir une contribution et une adhésion critiques .
D'un autre côté, si le tout est impliqué, la transformation peut être trop lente et les intérêts égoïstes se mettre en travers. Le meilleur choix est de trouver un terrain d'entente composé d'un leader et d'une petite équipe de conseillers de confiance. Ce sont généralement les personnes qui ont suffisamment confiance dans leur position avec la nouvelle société pour mettre de côté leurs intérêts personnels.
Le processus de changement organisationnel
Bien qu'il n'y ait pas de science parfaite sur la façon dont la réorganisation se déroule, voici quelques conseils:
1. Commencez avec une stratégie. Il est essentiel de savoir où va l'organisation ou l'équipe. Par exemple, qu'est-ce qui est important, qu'est-ce qui ne l'est pas, et quels sont les objectifs spécifiques? Bien que cela semble évident, c'est une étape souvent négligée. Si vous avez des difficultés avec la stratégie, apprenez comment en créer un avant de restructurer l'organigramme. Rappelez-vous, la structure suit toujours la stratégie.
2. Développez vos critères. Dressez la liste des problèmes que vous essayez de résoudre et des opportunités que vous cherchez. Ensuite, évaluez chacun haut, moyen ou bas selon la priorité. Cela devient le critère que vous utiliserez pour évaluer les alternatives de conception et mesurer votre succès.
3. Développer et évaluer des alternatives de conception. Beaucoup d'équipes tombent amoureuses d'une idée et passent ensuite tout leur temps à essayer de justifier l'idée ou à la perfectionner. Au lieu de cela, proposer trois à quatre idées et les classer par rapport à vos critères. Rappelez-vous, aucune option n'est jamais parfaite. Il y a toujours des compromis et des risques. Vous sélectionnez simplement le meilleur et proposez un plan d'action pour atténuer les risques.
4. Testez la conception finale avec des scénarios.
Passez du temps à tester la conception en discutant de la manière dont les différents processus métier fonctionneraient au sein de la nouvelle structure.
Ces discussions «what if» aident à affiner la structure et à clarifier les rôles.
Qu'est-ce que le changement de leadership implique?
Avant de subir tout changement, vous devez faire vos devoirs et un bon point de départ est de passer en revue les «Dix modèles pour guider le changement».
La valeur de la communication et de l'implication de l'équipe.
La communication n'est pas une annonce à sens unique sur le changement, ou quoi que ce soit d'autre. Les parties prenantes, y compris les employés, sont plus susceptibles de se joindre à vous si vous partagez non seulement le «quoi» et le «pourquoi» mais expliquez les alternatives que vous n'avez pas envisagées et pourquoi. Faites savoir aux intervenants que vous réalisez qu'il n'y a pas un seul choix parfait et que vous reconnaissez les inconvénients potentiels de votre plan. Ce genre de franchise, de dialogue ouvert et d'authenticité vaut mieux que d'essayer de «vendre» vos idées pour le changement comme la solution parfaite. Si vous traitez des gens comme des adultes intelligents, le respect que vous manifestez sera retourné deux fois avec le soutien des parties prenantes.
Ne vous attendez pas à ce que les gens le comprennent ou y adhèrent tout de suite - il y a de fortes chances que vous ne l'ayez pas fait au début (voir «l'effet marathon»).
Une fois que vous avez communiqué avec les personnes nécessaires, n'hésitez pas à demander leur aide. C'est la nature humaine que les gens vont soutenir ce qu'ils ont aidé à créer et même si votre équipe n'a pas eu l'occasion de créer la nouvelle structure organisationnelle, ils peuvent jouer un rôle énorme dans la mise en œuvre de la nouvelle structure. C'est une autre opportunité pour vous d'obtenir une contribution précieuse afin de peaufiner la nouvelle structure.
Les réorganisations sont toujours perturbatrices et lourdes de défis et de risques. Ils ne devraient jamais être pris à la légère, et devraient toujours avoir une durée de conservation d'au moins cinq ans. Si vous suivez ces directives, vous aurez plus de chances d'atteindre vos objectifs et de minimiser les perturbations et l'anxiété.