Les meilleurs gestionnaires comprennent l'importance de ces événements, et ils comprennent que la réalisation d'une bonne réunion exige de la planification et des efforts délibérés.
Cet article propose dix conseils pour vous aider à profiter de ce précieux temps de collaboration avec votre équipe. Voici des conseils pour renforcer vos réunions d'équipe.
Avoir une attitude positive à propos des réunions
C'est la chose la plus importante qu'un manager peut faire en tant que leader pour améliorer les réunions d'équipe. Je suis choqué de voir combien de gestionnaires sont fiers de proclamer leur aversion pour les réunions. Pour atteindre des résultats significatifs, résoudre des problèmes, prendre des décisions, informer, inspirer, collaborer et motiver, les gestionnaires doivent travailler avec les gens.
Cela signifie parfois réunir ces personnes dans une pièce ou lors d'une conférence téléphonique et leur parler. La gestion ne consiste pas à s'asseoir au bureau avec la porte fermée pour envoyer des courriels. En tant que leader, essayez de regarder les réunions comme la manifestation du leadership . C'est l'heure du show de leadership, pas quelque chose à redouter comme un voyage chez le dentiste.
Rappelez-vous, vous possédez la réunion
Ne déléguez pas la planification de l'agenda à un assistant administratif ou à un autre membre de l'équipe.
En tant que leader, c'est votre réunion. C'est votre travail de planifier et d'organiser la réunion. Pour vous mettre dans le bon état d'esprit, posez et répondez à la question suivante: "Après cette réunion, que veux-je que les gens aient appris, accompli ou résolu?"
Toujours préparer un ordre du jour
Chaque article que vous lirez sur les réunions efficaces sur le lieu de travail comprend des conseils sur la préparation d'un programme .
Pourtant, nous nous montrons encore à des réunions où il n'y a aucun ordre du jour à trouver. Le fait de planifier l'ordre du jour vous aide à vous concentrer et à identifier les sujets prioritaires pour la réunion.
Demander des commentaires sur l'ordre du jour
Bien qu'il incombe au premier responsable d'élaborer le programme, les membres de l'équipe peuvent être invités à contribuer aux points de l'ordre du jour. Envoyer un appel d'idées quelques jours avant la réunion.
Pimenter!
Mettez un peu de variété dans le format. Voici quelques choses que vous pouvez faire pour pimenter vos réunions d'équipe:
- Inviter des conférenciers invités
- Célébrez quelque chose
- Organisez une «table ronde d'apprentissage» - demandez aux membres de l'équipe de s'enseigner mutuellement quelque chose
- Regarder un Ted Talk pertinent à l'ordre du jour de la réunion
- Lancer une activité de team-building
- Changer d'emplacement (envisager de prendre la réunion hors site)
- Apportez de la nourriture amusante ou intéressante
- Avoir une réunion "agenda unique"
- Demandez des mises à jour autour de la foudre
- Engager l'équipe dans un brainstorming
- Changer de chaise; changer quoi que ce soit pour briser la monotonie
Permettre un certain "espace blanc" pour la créativité et l'engagement spontanés
Ne pas entasser autant d'éléments dans l'ordre du jour que vous avez du mal à le terminer. Au lieu de cela, laissez une certaine place à la fin pour une discussion spontanée. Si la réunion se termine tôt, laissez tout le monde partir tôt.
Les gens apprécient aussi le temps trouvé.
Utiliser les réunions d'équipe pour collaborer
Au lieu de simplement partager des informations, essayez de résoudre un problème ou de travailler avec le groupe avant de prendre une décision. Oui, c'est difficile et peut être salissant, mais c'est là que nous tirons le meilleur parti des réunions.
Éclaircir
Être le leader d'une réunion ne consiste pas à brandir l'autorité ou abuser du pouvoir. Condamner quelqu'un pour être en retard devant l'équipe est un exemple de cela. Avoir un sens de l'humour et de l'humilité.
Suivre
Gardez une trace des actions et assurez-vous que les gens font ce qu'ils disent qu'ils vont faire. C'est frustrant de se présenter à la prochaine réunion et de découvrir que la moitié de l'équipe n'a pas pris la peine de faire ce qu'elle s'était engagée lors de la dernière réunion. Faites un suivi avant la réunion et tenez les personnes responsables de leurs engagements.
Soyez un leader du modèle
Les réunions d'équipe ne sont pas le moment de laisser tomber votre garde et de vous détendre avec votre équipe. Tenez-vous et votre équipe aux normes de conduite les plus élevées, ce qui signifie pas de blagues hors-couleur, en choisissant des membres de l'équipe, le cynisme et le sarcasme, ou en dénigrant d'autres départements ou la direction. Pensez au bon chef pour lequel vous voulez être connu, puis présentez-vous à chaque réunion en tant que leader.
La ligne de fond
Une occasion de rencontrer et de travailler avec votre équipe est une chose horrible à gaspiller. Il est impératif que vous développiez la discipline pour planifier et diriger des réunions que les gens apprécient et font avancer les initiatives.
Mis à jour par Art Petty