Le journal que chaque propriétaire d'entreprise doit garder
La définition d'un journal de comptabilité
Un journal de comptabilité est juste ce que cela ressemble - c'est un endroit pour enregistrer les détails de toutes les transactions financières de votre entreprise.
Il conserve un enregistrement de vos comptes concernés par ces transactions. En termes comptables, un «journal» fait référence à un document financier conservé sous la forme d'un livre, d'un tableur ou d'un logiciel de comptabilité. Il contient toutes les informations sur les transactions financières enregistrées concernant une entreprise. C'est aussi connu comme un livre de première entrée.
Cela peut empêcher votre entreprise de dépenser trop dans certains domaines tout en sous-dépensant dans d'autres. Cela peut également vous empêcher, vous et vos dirigeants, de surpasser certains comptes, et cela peut vous aider à repérer les irrégularités avant qu'elles ne dégénèrent. En bref, bien qu'il ne s'agisse que d'un simple livre ou d'un tableur informatique, un journal comptable peut empêcher le démarrage ou la propagation d'une crise potentielle.
Avant les ordinateurs, un journal de comptabilité était un journal de bord physique avec plusieurs colonnes pour enregistrer les transactions financières pour une entreprise. Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un certain type de logiciel de comptabilité financière pour enregistrer et gérer leurs transactions commerciales.
Ces transactions sont ensuite affectées à une classe de grand livre spécifique en utilisant un numéro de «plan comptable» pour préparer les états des résultats, les états financiers et d'autres rapports financiers importants.
Comment un journal de comptabilité est créé
Un journal comptable est créé en saisissant des informations à partir des reçus, des tickets de vente, des bandes de caisse enregistreuse, des factures et d'autres sources de données indiquant les transactions financières qui ont eu lieu.
Les transactions commerciales doivent être présentées dans le journal dans l'ordre chronologique.
Ils sont initialement enregistrés en utilisant la méthode de double entrée ou la méthode de comptabilité unique. Généralement, bien que les transactions soient essentiellement saisies dans l'ordre dans lequel elles se produisent, les débits sont saisis dans cet ordre avant les crédits. Vous n'avez pas besoin de vous en tenir à ce format, mais tout le monde qui enregistre dans le journal doit adhérer aux mêmes directives convenues pour éviter toute confusion.
Chaque transaction répertoriée est appelée entrée de journal . Les informations de la revue sont ensuite enregistrées dans les registres des entreprises.
Commencer
Si vous n'avez pas encore démarré votre entreprise, pensez aux personnes de votre entreprise auxquelles vous souhaitez accéder au journal comptable. Évidemment, il ne devrait s'agir que de personnes en qui vous avez confiance et de personnes ayant des rôles financiers ou de gestion au sein de votre organisation. Cela peut signifier le chef des finances ou le trésorier, ou, dans une organisation plus simple, vous, votre comptable et votre comptable.
Bien que vous ne vouliez pas que quiconque et tout le monde aient accès à votre journal comptable, il est généralement mal avisé de laisser une seule personne en superviser le contenu. Un petit nombre devrait connaître le contenu de la revue pour éviter que des dépenses inappropriées ou des déficits budgétaires ne causent des ravages dans les finances de l'entreprise.