Qu'est-ce qu'un formulaire I-9?
Les employeurs sont tenus de vérifier l'identité et l'admissibilité à travailler pour tous les nouveaux employés. Un formulaire d'admissibilité à l'emploi (I-9) est un formulaire créé par le département des Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) du Department of Homeland Security (DHS) pour chaque employé embauché aux États-Unis.
Le formulaire I-9 est utilisé pour vérifier l'identité d'un employé et pour déterminer s'il est admissible à travailler pour l'entreprise. Assurez-vous que vous utilisez la dernière version de l'I-9, le formulaire a été révisé à compter du 17 juillet 2017.
Lorsque les formulaires d'admissibilité à l'emploi sont remplis
Un formulaire d'admissibilité à l'emploi (I-9) doit être rempli pour tous les nouveaux employés . L'employeur doit vérifier l'admissibilité à l'emploi et les documents d'identité présentés par l'employé et enregistrer l'information sur le formulaire I-9 dans les trois jours suivant son embauche.
Si un employeur omet de remplir et de conserver des formulaires I-9 pour chaque nouvel employé, il peut être passible d'amendes ou d'autres conséquences juridiques du ministère du Travail. Les employés doivent fournir des documents à l'appui de leur demande et prouver qu'ils ont légalement le droit de travailler aux États-Unis.
De plus, les employés doivent présenter des documents originaux, pas des photocopies.
La seule exception est un employé peut présenter une copie certifiée d'un certificat de naissance.
Sur le formulaire, l'employeur doit vérifier l'admissibilité à l'emploi et les documents d'identité présentés par l'employé et consigner l'information sur le formulaire I-9.
Contexte de la législation
La loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) a jugé que les employeurs américains étaient juridiquement responsables de la vérification de l'admissibilité à l'emploi exigée pour tous les nouveaux employés.
La première partie du formulaire I-9 doit être remplie par l'employé, et l'employeur est tenu de remplir la deuxième section dans les trois jours suivant la date de début de l'employé. Bien que le formulaire I-9 ne soit pas requis pour les bénévoles ou les employés contractuels, les ressortissants étrangers titulaires d'un visa d'emploi doivent remplir le formulaire pour indiquer leur statut légal aux États-Unis.
Si un employé est incapable de lire ou d'écrire en anglais, le formulaire permet à un traducteur ou à un préparateur juridique de remplir le formulaire au nom de l'employé. Depuis octobre 2004, le processus de vérification I-9 peut être complété électroniquement.
Documentation requise pour prouver l'admissibilité au travail
En plus de vos informations personnelles de base, lorsque vous remplissez un formulaire I-9, vous devez fournir un document qui établit votre identité et votre admissibilité à travailler aux États-Unis . La documentation comprend généralement un certain type de photo d'identité et la confirmation du statut juridique dans le pays pour vérifier l'admissibilité à travailler aux États-Unis.
Documents I-9 acceptables
Il y a trois catégories de documents que vous êtes autorisé à soumettre. Les employés sont tenus de présenter l'un des documents de la liste A ou l'un des documents de la liste B et l'un des documents de la liste C.
Liste A (documents établissant à la fois l'identité et l'admissibilité à l'emploi)
- Passeport des États-Unis
- Carte de résident permanent ou carte de reçu d'inscription d'étranger (I-551)
- Carte de résident temporaire (I-688)
- Document d'autorisation d'emploi (I-766, I-688B ou I-688A)
- Passeport étranger avec tampon temporaire I-551
- Pour les étrangers autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique, un passeport étranger avec formulaire I-94 autorisant un emploi auprès de cet employeur
Liste B (Documents qui établissent une identité seulement)
- Permis de conduire délivré par un État ou une possession éloignée
- Carte d'identité délivrée par un état ou une possession éloignée
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire canadien ou carte d'identité avec photographie (pour les étrangers canadiens autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique)
- Carte d'identité de l'école avec une photographie
- Carte d'inscription de l'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier provisoire
- Carte d'identité des personnes à charge militaires
Liste C (documents qui établissent l'admissibilité à l'emploi seulement)
- Carte de numéro de compte de sécurité sociale sans restrictions d'emploi
- Copie originale ou certifiée d'un certificat de naissance avec un sceau officiel délivré par un organisme gouvernemental d'état ou local
- Certification de naissance à l'étranger
- Carte d'identité des citoyens américains
- Document tribal amérindien
- Formulaire I-94 autorisant l'emploi chez cet employeur (pour les étrangers autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique)
- Rapport consulaire de naissance à l'étranger (formulaire FS-240)
Quand n'avez-vous pas besoin de remplir un formulaire I-9?
Depuis que la loi a été instituée le 6 novembre 1986, la plupart des travailleurs rémunérés doivent présenter des formulaires I-9. Cependant, il y a quelques exceptions à la règle. Vous n'avez pas besoin d'un formulaire I-9 si vous:
- Ils ont été embauchés au plus tard le 6 novembre 1986 et continuent de travailler dans l'espoir de poursuivre leur carrière dans l'avenir.
- Vous êtes embauché pour «travail domestique occasionnel», comme babysitting, nannying ou nettoyage, dans une maison privée sur une base intermittente.
- Vous êtes un entrepreneur indépendant.
- Vous ne travaillez pas physiquement aux États-Unis.
Pas de documentation I-9?
Un employé qui ne produit pas le document requis, ou un reçu pour un document de remplacement (dans le cas de documents perdus, volés ou détruits), dans les trois jours ouvrables suivant le début de l'emploi, peut être congédié . Un employé qui présente un reçu a quatre-vingt-dix jours pour présenter les documents originaux.
I-9 Processus de revérification de formulaire
Les formulaires I-9 des citoyens des États-Unis sont valides indéfiniment, à moins qu'un écart d'emploi supérieur à un an ne se produise. Les ressortissants étrangers sur un visa de travail ou les étudiants et les visiteurs d'échange doivent avoir leur I-9 revérifié avec chaque extension, ou après que leur visa a expiré avec un nouveau permis d'autorisation de travail est délivré.
Les formulaires I-9 doivent être conservés par l'employeur pendant trois ans après la date de début de l'employé ou un an après la fin de son emploi, selon la dernière éventualité.
Clauses anti-discrimination
L'IRCA comprend également des clauses anti-discrimination . En vertu de l'IRCA, les citoyens américains, les résidents permanents et les demandeurs d'asile légalement autorisés à travailler aux États-Unis ne peuvent se voir refuser un emploi ou être licenciés de force en raison de leur origine ou de leur nationalité. De plus, les employeurs doivent accepter l'un ou l'autre des documents susmentionnés pour le formulaire I-9, à condition que les documents soient des originaux ou des copies certifiées conformes. L'IRCA est exécutoire pour tous les employeurs avec trois travailleurs supplémentaires.
Vérification par l'employeur de l'information I-9
Les employeurs peuvent vérifier en ligne les informations d'un employé I-9 pour éviter des amendes ou des pénalités en utilisant le système E-Verify. Il s'agit d'un service en ligne fourni par le gouvernement fédéral qui compare l'information provenant du Formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi aux renseignements provenant des dossiers du Département de la Sécurité intérieure et de la Sécurité sociale des États-Unis.
Pénalités pour les employeurs qui embauchent des travailleurs non autorisés
Les employeurs qui embauchent des travailleurs non autorisés peuvent se voir imposer une amende entre 250 $ et 5 500 $ par travailleur, selon la gravité de la situation. Accepter des documents frauduleux peut aussi amener une compagnie à payer entre 375 $ et 3 200 $ pour la première infraction et à doubler cette dernière par document pour des occurrences supplémentaires.
Enfin, les employeurs peuvent se voir infliger une amende ou subir d'autres répercussions en raison de leur nationalité, de leur origine nationale, de la fraude ou du rejet de documents ou de représailles.