Demander un congé par écrit augmente également les chances que votre gestionnaire accordera votre demande, et aide à maintenir votre statut au travail pour minimiser les retombées de votre carrière.
Le processus de demande de congé
Le processus typique pour demander un congé formel est de discuter de votre situation avec votre directeur ou votre service des ressources humaines.
Idéalement, vous devriez d'abord écrire une lettre (ou, plus généralement, un courriel) à votre superviseur direct demandant une réunion pour discuter si et comment vous devriez demander un congé.
Dans cette lettre, vous devez fournir:
- Votre raison d'avoir besoin d'un congé (comme la naissance ou l'adoption d'un enfant, des problèmes de santé personnels ou familiaux, la perte d'un être cher ou l'allégement d'un stress professionnel excessif)
- Les choses que vous êtes prêt à faire pour vous préparer à votre absence (exemples: former votre remplaçant, rédiger un manuel détaillé de vos processus de travail quotidiens ou offrir de rester disponible pour répondre à vos questions pendant votre absence)
- Les dates de départ et de retour au travail que vous anticipez
- Une demande d'aide de votre superviseur pour vous aider à négocier le processus de congé avec la haute direction et / ou votre service des ressources humaines
Une fois que vous avez assisté à cette réunion avec votre superviseur, suivez la conversation avec une demande écrite de congé.
Cela ira dans votre dossier personnel, afin d'initier le processus formel de congé et de fournir des documents afin que votre congé puisse être approuvé.
Votre entreprise peut avoir une politique en place pour demander des congés de travail qui précise les raisons pour lesquelles un congé peut être accordé et combien de temps les employés peuvent utiliser.
Consultez le manuel de votre employé pour plus de détails. Si une politique est en place, assurez-vous de respecter ces directives pour demander un congé.
À faire et à ne pas faire pour demander un congé autorisé
Il est important de demander votre congé de la meilleure façon possible. Les directives suivantes vous aideront à rédiger une demande efficace, professionnelle et attentionnée.
- Donner le plus de préavis possible. Il faut du temps pour organiser la couverture de votre travail et pour répondre aux exigences en matière de ressources humaines associées aux congés.
- Connais tes droits. La loi sur le congé familial et médical autorise de nombreux employés à prendre un congé sans solde pour faire face aux problèmes médicaux et familiaux, tels que la naissance ou l'adoption d'un enfant ou les urgences liées au service militaire actif d'un membre de la famille. Les employés admissibles qui travaillent pour des entreprises de 50 employés ou plus ont droit à 12 semaines de travail sans solde pendant une période de 12 mois. Découvrez si vous êtes couvert avant de demander un congé.
- Parlez d'abord à votre superviseur direct et décrivez votre demande par écrit.
Ce qu'il faut inclure dans votre lettre officielle
Lorsque vous demandez un congé formel, votre lettre doit inclure:
- Demande de congé
- Les dates auxquelles vous prévoyez être absent du travail
- La date à laquelle vous prévoyez retourner au travail
- Une offre d'assistance, si possible
- Merci d'avoir pris en compte votre demande
Voir ci-dessous des exemples de lettres demandant un congé formel, ainsi que des lettres et des courriels indiquant une raison de demander un congé prolongé.
Demande formelle de congé d'absence Demande écrite: Exemple écrit
Cette lettre type de congé donne lieu à une demande officielle de congé après une discussion avec le superviseur de l'employé.
votre nom
Votre adresse
Votre ville, état, code postal
Votre numéro de téléphone
Rendez-vous amoureux
Nom du superviseur
Titre
Organisation
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Cher Mr./Ms. Nom de famille:
Cette lettre est une demande officielle de congé, pour donner suite à notre réunion d'hier. Comme nous en avons discuté, j'aimerais demander un congé du 1er avril au 30 juin 20XX.
Je vais retourner au travail le 1er juillet 20XX.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux fournir des informations supplémentaires ou si vous avez des questions.
Merci beaucoup de votre considération en me donnant cette occasion de congé personnel.
Cordialement,
Votre signature (lettre imprimée)
Votre nom dactylographié
Comment envoyer une demande d'absence formelle par courriel
Voici un exemple de message électronique demandant un congé.
Objet: Congé d'absence - John Dooley
Chère Jennifer,
Comme nous en avons discuté hier, j'aimerais demander un congé formel de mon travail. Je prévois être absent du 1er juillet 20XX au 31 décembre 20XX, pour retourner au travail le 1er janvier 20XX.
Si approuvé, je serais heureux de vous aider avec un plan pour couvrir ma charge de travail en mon absence. Je serais également disponible pour répondre aux questions et fournir de l'aide pendant mon absence.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires. Merci beaucoup pour votre examen de ma demande.
Meilleur,
John
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