Conseils sur la façon d'être plus efficace
Pour des stratégies supplémentaires, passez en revue ces conseils sur la gestion du temps et les conseils sur l'équilibre travail-vie personnelle .
Comment travailler intelligemment et être plus efficace
Utiliser le temps de manière plus efficace est une compétence importante que tout le monde, de la réceptionniste à la direction, peut apprendre.
Adopter la bonne combinaison de pratiques de gestion du temps peut réduire le stress et vous faire économiser jusqu'à une heure par jour. Voici neuf conseils sur la façon de travailler intelligemment et d'être plus efficace.
1. Utilisez la technologie pour vous organiser. Vous ne pouvez pas être votre plus productif si vous êtes désorganisé et entouré de fouillis. Débarrassez-vous de ces piles aléatoires de papiers et de notes autocollantes et utilisez un simple système de classement électronique. Il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à organiser un large éventail de détails sur les clients et les produits, permettant un accès rapide et facile. En outre, adoptez un programme de planification personnel qui vous permet de conserver un calendrier, des listes de choses à faire, des plans de travail et un répertoire de contacts.
2. Regroupez les messages entrants. Constamment vérifier et répondre à vos e-mails, messages vocaux et autres messages ne fait qu'interrompre votre réflexion et entraver la productivité, en particulier dans les métiers qui nécessitent une réflexion créative, innovante ou stratégique .
Apprenez à répondre aux messages entrants par lots et envisagez de les vérifier seulement trois ou quatre fois par jour.
3. Adopter une approche «une touche». Utiliser le principe «Faire, déléguer, supprimer ou classer» pour traiter les courriels, lettres, factures, messages texte, messages vocaux et autres demandes.
4. Les pertes de temps. Beaucoup de temps est perdu sur le tas en procrastinant, en faisant du «travail occupé», en visitant des sites Web distrayants (en particulier les sites de médias sociaux), en assistant à des réunions inutiles, en éditant des rapports et en interagissant avec des collègues bavards.
Concentrez-vous sur les tâches et les activités qui «déplacent l'aiguille» de l'entreprise et réduisez ou éliminez celles qui ne le font pas.
5. Prenez des mini-pauses fréquentes. Même les personnes les plus occupées ont besoin d'éclaircir leur esprit et d'étirer leurs jambes de temps en temps. Périodiquement prendre une respiration de cinq à dix minutes loin de votre bureau. Prenez une marche rapide si vous le pouvez, faites des exercices d'étirement ou marchez et descendez les escaliers plusieurs fois. Parlez à quelqu'un que vous aimez. Eau potable. Mangez une collation santé comme des fruits et légumes frais. S'éloigner brièvement de votre travail va détendre votre corps et rajeunir votre esprit. De plus, vous serez moins fatigué lorsque vous rentrerez chez vous le soir.
6. Déléguez. Vous n'êtes pas obligé de tout faire. Vraiment. D'autres personnes sont tout à fait capables de gérer certaines des tâches que vous vous réservez généralement. Réfléchissez aux tâches que vous pourriez partager avec les autres. Puis commencez lentement à répartir certaines de ces responsabilités. Cela vous permettra de vous concentrer sur vos articles hautement prioritaires tout en donnant à vos collègues une chance de grandir et de briller.
7. Apprenez à dire non. Un si petit mot, mais si difficile à dire. Quand quelqu'un vous demande de faire quelque chose qui n'est pas votre passion ou votre priorité, refusez poliment mais fermement.
Rappelez-vous que dire non à une chose vous donne la liberté de dire oui à quelque chose d'autre qui est plus satisfaisant et plus digne de votre temps et de vos compétences.
8. Cessez de viser la perfection. Vous l'atteindrez rarement, et c'est presque toujours inutile. Le perfectionnisme conduit souvent à la microgestion, à de mauvaises relations avec les collègues, à la procrastination, à une faible productivité, à la dépression, au stress et à l'anxiété. Les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui sont satisfaites quand un travail est bien fait et gardent leur besoin de perfection pour les quelques choses vraiment importantes.
9. Sachez quand demander de l'aide. Si vous êtes accablé au travail et que cela cause un stress inutile, ne souffrez pas en silence. Jetez l'image Superwoman / Superman et expliquez votre situation à votre patron ou superviseur. Les situations de travail intenables peuvent généralement être allégées, mais cela nécessitera une certaine assurance de votre part.
De même, si une vie équilibrée continue de vous échapper ou si vous éprouvez un stress chronique, parlez-en à un professionnel (un conseiller, un travailleur en santé mentale ou un membre du clergé). Profitez des services offerts par votre programme d'aide aux employés (PAE). Permettre à votre vie de vous submerger semaine après semaine, mois après mois, peut entraîner de graves problèmes physiques, mentaux et sociaux. Soyez positif et sachez qu'il existe des solutions à vos problèmes, mais vous devrez demander de l'aide.