Comment trouver des documents importants rapidement et facilement
La seule fois où vous semblez penser à vos documents importants, c'est quand vous en avez besoin. Et, souvent, vous ne pouvez pas les trouver quand vous en avez besoin parce que vous n'avez pas de système organisé et centralisé pour stocker vos documents importants et / ou la dernière fois que vous en avez besoin, vous l'avez simplement jeté dans la mer de papiers dans votre bureau à la maison au lieu de le remettre où il appartenait.
Semble familier?
Avec tous vos papiers importants répartis dans votre maison, vous perdez beaucoup de temps et d'énergie à les chercher. Vous risquez également de perdre certains d'entre eux complètement. Mais en quelques étapes simples, vous pouvez organiser vos documents papier importants en une heure ce week-end!
Vous aurez besoin d'un petit classeur à deux tiroirs ou d'une boîte à dossiers suspendue portative, de dossiers suspendus multicolores (6 couleurs différentes), de chemises à manchette de troisième coupe manille et d'un coffre-fort ignifugé (facultatif). Ou vous pouvez acheter un grand liant et intercalaires. Une fois que vous avez les marchandises ici sont les six étapes que vous suivrez pour organiser vos documents.
Première étape: Rassemblez tous vos documents
Avant de pouvoir organiser tous vos documents importants, vous devez les localiser. C'est parfois plus facile à dire qu'à faire.
Vérifiez votre bureau à la maison comme dans les tiroirs et les papiers empilés sur votre bureau ou votre table. Vérifiez les piles de papier qui encombrent vos comptoirs de cuisine ainsi que les tiroirs de cuisine et les paniers.
Regardez sur votre commode chambre à coucher et votre table de nuit (vous pourriez les avoir laissés là dans la ruée du matin et les oublier). Dernier point, mais non le moindre, vérifiez votre sac à main ou porte-documents pour les documents importants que vous transportez encore accidentellement (opps).
Deuxième étape: catégorisez vos documents
Les documents les plus importants appartiennent à l'une des six catégories suivantes.
Triez tous vos documents rassemblés comme suit:
- Dossiers de propriété et d'habitation - hypothèque, actes de propriété, projets de rénovation domiciliaire et reçus, manuels et garanties d'appareils ménagers, renseignements sur l'impôt foncier, polices d'assurance habitation et manuels
- Enregistrements automatiques - titres, dossiers de maintenance, polices d'assurance et informations, informations sur les prêts et dossiers de paiement
- Dossiers de santé - polices d'assurance, manuels de garanties d'assurance-maladie, explication des avantages médicaux, factures de médecin, listes d'ordonnances, renseignements sur les dépenses souples, reçus médicaux, directives médicales, polices d'assurance-vie
- Documents financiers - relevés bancaires, déclarations de revenus, dossiers de déductions fiscales, dossiers de placement, dossiers de prêt, relevés de cartes de crédit
- Enregistrements électroniques - contrats de téléphonie cellulaire et manuels; reçus de vente et garanties pour ordinateurs, ordinateurs portables et iPads; plans et factures par câble et Internet; reçu de vente et manuel du routeur sans fil
- Dossiers personnels - certificats de naissance, certificat de mariage, certificat de divorce, papiers de garde, informations de sécurité sociale, dossiers de vaccination, passeports, dossiers de service militaire, registres de baptême et de confirmation, testaments, plan de funérailles et informations sur le lieu de sépulture. Si vous avez des animaux domestiques, vous pouvez également inclure leurs documents importants tels que les informations vétérinaires et vaccinales dans cette catégorie.
Troisième étape: Trouvez vos documents vitaux
La plupart de vos documents importants peuvent être stockés dans un classeur ordinaire ou dans une boîte suspendue portative. Il y en a, cependant, qui devraient vraiment être stockés dans un coffre-fort ignifuge ou une option de stockage hors site tel qu'un coffre-fort.
Les documents essentiels sont des documents qu'il serait très difficile ou très long de remplacer. Ils peuvent contenir des informations personnelles sensibles qui pourraient être compromises en cas de cambriolage ou de cambriolage. Dans le cas, votre maison a été détruite par un incendie ou une inondation, vous voudriez que ces documents vitaux restent intacts.
Pour la plupart des gens, les documents suivants sont considérés essentiels: informations de sécurité sociale, certificats de naissance, polices d'assurance, coordonnées de votre agent, testaments, titres de propriété, titres de voiture, passeport et tout contrat ou accord exigeant votre signature originale.
Faites une liste maîtresse de tous les documents essentiels que vous placez dans votre coffre-fort ignifuge ou dans une option de stockage hors site.
Quatrième étape: dupliquer votre portefeuille
La plupart d'entre nous portent des informations critiques dans nos portefeuilles chaque jour. Connaissez-vous tout ce qui se trouve dans votre portefeuille? Que feriez-vous si votre portefeuille était perdu ou volé?
Faire des copies de votre permis de conduire, carte de donneur, carte d'assurance maladie, cartes de membre comme les cartes de fidélité des épiceries, les clubs d'entrepôt et, surtout, toutes les cartes de crédit et de débit (copier recto et verso). Conservez ces copies avec vos autres documents papier importants:
Cinquième étape: créer un système de classement simple
Plus le système de classement est simple, plus vous avez de chances de l'utiliser régulièrement. Prenez chaque catégorie de document important et attribuez-lui une couleur de fichier suspendu:
- Dossiers de propriété et de propriété
- Enregistrements automatiques
- Dossiers de santé
- Dossiers financiers
- Records électroniques
- Dossiers personnels
Ajouter le nombre approprié de fichiers suspendus à votre système de classement pour le nombre de documents que vous avez dans chaque catégorie.
Utilisez les dossiers de Manila et créez un dossier pour chaque document individuel dans chaque catégorie. Placez les dossiers dans la section de fichier suspendu couleur appropriée.
Si vous avez acheté un grand classeur à trois anneaux et des intercalaires, étiquetez les onglets avec les noms d'enregistrement ci-dessus, un trou de papier perforez tous les documents et organisez-les. Si les papiers ne doivent pas être perforés, perforez un dossier et placez les documents dans le dossier.
Maintenant, si la paperasserie n'est pas votre truc, cela peut être un moment de liberté pour vous. Vous pouvez scanner tous ces documents, les enregistrer sur un disque dur, puis les détruire tous. Mais utilisez votre propre discrétion car certains documents sont mieux laissés sauvegardés. Utilisez votre meilleur jugement.
Maintenance en cours
Maintenant que vos documents importants sont organisés, gardez-les organisés. Chaque mois, lorsque vous payez vos factures, déposez les nouveaux documents dans la section appropriée de votre système de classement. Dans le même temps, recherchez tous les documents que vous avez supprimés du système au cours du mois qui pourraient encore être hors du système de classement. Re-classer les. Examinez les documents de votre système de classement au moins deux fois par année pour voir si certains peuvent être purgés. Un bon calendrier à suivre est le premier de l'année et à la fin de chaque année scolaire.
Avec un peu d'effort, vous pouvez récolter des bénéfices à long terme en organisant vos documents papier importants.
Edité par Elizabeth McGrory.