9 règles pour écrire un email facile à répondre
Beaucoup d'entre nous n'ont pas appris à écrire des courriels à l'école, mais savoir écrire un courriel est une compétence inestimable en milieu de travail. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent (ou cherchent) des emplois de télétravail. À côté de l' étiquette de bon téléphone , il n'y a probablement aucune compétence aussi importante pour obtenir - et garder - un travail de travail à la maison.
Un email bien écrit permet au destinataire de comprendre et d'agir sur son message. Dans la recherche d'emploi, le courrier électronique peut précéder ou même remplacer la première impression en face-à-face, de sorte qu'une ponctuation appropriée et un message cohérent sont la clé. Et au travail, les courriels imprécis causent de la confusion et des retards. Suivez ces conseils pour écrire des courriels efficaces à vos collègues, clients, clients potentiels, gestionnaires d'embauche et même amis et famille.
01 D'abord, considérons le message et le destinataire
Ensuite, considérez le point de vue du destinataire. De quelles informations a-t-il besoin pour agir ou comprendre votre message? Donnez les informations de base nécessaires (mais pas excessives). En outre, gardez à l'esprit l'étiquette appropriée pour ce destinataire particulier. Les émoticônes et les abréviations, comme OMG ou LOL, ne sont pas appropriées pour les demandes d'emploi et la plupart des e-mails professionnels.
02 Rédiger une ligne d'objet de courrier descriptif
Lorsque vous écrivez un courriel, n'écrivez pas quelque chose de vague dans la ligne d'objet comme «salut» ou «travail à la maison» ou laissez-le vide. Les e-mails avec ce type de ligne d'objet ont de bonnes chances de se retrouver dans le spam du destinataire ou simplement ignorés. Si vous postulez pour un emploi, mettez le nom de la position dans la ligne d'objet. Si l'e-mail est destiné à un collègue, faites de votre objet une courte phrase qui résume l'objectif du message. Un autre avantage de l'écriture d'une ligne d'objet descriptive est qu'il vous sera plus facile de trouver dans votre boîte de réception si vous avez besoin de la rechercher plus tard. Quelque chose avec une ligne de courrier électronique comme "Question" ne sera pas utile, cependant.
03 Accueillir correctement le destinataire
Si vous connaissez le nom de votre destinataire mais que vous ne le connaissez pas personnellement, vous pouvez le saluer en utilisant un titre, par exemple. Chère Mme Brunelli. (Utilisez "Madame" pour les femmes si vous ne savez pas si "Madame" ou "Mlle" est appropriée.) Si vous n'êtes pas sûr du genre, utilisez simplement le prénom et le nom, par exemple Cher Chris Smith. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, commencez par ne recevoir aucun message d'accueil ou utilisez un simple message d'accueil, par exemple. Bonjour, Salutations, Cher gestionnaire, etc.
Si le courriel est envoyé à un collègue ou à quelqu'un d'autre, utilisez le nom que vous utiliseriez en personne ou au téléphone.
04 Utiliser la grammaire et la ponctuation correctes
Il est très important d'utiliser une grammaire correcte dans un e-mail. Consciemment ou inconsciemment, les lecteurs pénalisent les expéditeurs pour des erreurs grammaticales.
- Run-On Sentences - Lorsque vous écrivez un email, n'épargnez pas les points. Cette petite pause donne aux lecteurs le temps de comprendre les mots. Des phrases courtes permettent plus de ces minuscules pauses. Divisez les phrases longues même si elles ne sont pas des phrases techniquement erronées.
- Les virgules - Trop peu ou trop de virgules peuvent être source de confusion. Apprenez à utiliser la virgule correctement.
- Accord sujet-verbe - Les peines comportant ce type d'erreur sont des signaux d'alarme pour les employeurs qui cherchent des candidats ayant de bonnes compétences en communication. Revoir les règles d'accord sujet-verbe.
05 Vérifier l'orthographe et la capitalisation
Utilisez un vérificateur d'orthographe, mais ne comptez pas dessus. Un vérificateur d'orthographe n'attrape pas "ils" pour "le" ou "là" pour "leur", et ce type d'erreur indique une négligence. N'utilisez pas d'abréviations textuelles telles que «u» pour «vous» ou «tho» pour «si».
Utilisez la bonne capitalisation. La plupart des gens savent capitaliser le début de la phrase et les noms propres, mais beaucoup ne parviennent pas à le faire dans les courriels. Montrez que cela ne vous dérange pas de prendre cette fraction supplémentaire d'une seconde pour appuyer sur la touche majuscule. D'un autre côté, trop de majuscules peuvent distraire le lecteur. Évitez d'écrire des phrases en majuscules (que beaucoup interprètent comme l'équivalent de crier en personne) ainsi que de capitaliser, juste pour souligner, la première lettre de mots qui ne sont pas au début d'une phrase ou de noms propres.
06 Utiliser la mise en forme simple dans le courrier électronique
N'oubliez pas que les programmes de messagerie s'affichent différemment. Ce qui semble parfaitement aligné sur votre écran peut fonctionner sur quelqu'un d'autre. Pour cette raison, évitez de coller un document de traitement de texte très formaté, comme un CV ou une lettre de motivation, dans un e-mail. Utilisez des documents écrits au format texte brut.
Faire des paragraphes courts. Comme les périodes, les pauses de paragraphe donnent un repos au lecteur. Quelqu'un lisant l'email sur un téléphone portable bénéficiera de courts paragraphes. Mais attention à toujours suivre les règles de base concernant les paragraphes.
07 Soyez concis
Les e-mails sinueux qui enterrent le point sont déposés et finalement oubliés. Ou pire, ils peuvent être mal compris. Faites votre objectif clair, en utilisant un langage concis.
- Éliminer la verbosité - Ecrire avec des verbes actifs. "Jack m'a envoyé les formulaires" utilise un verbe actif. "Les formulaires m'ont été envoyés par Jack" est passif. La forme passive n'utilise que quelques mots de plus, mais elle s'additionne. Plus que cela, il oblige les lecteurs à réarranger les idées dans leurs têtes.
- S'en tenir au point - Résistez à la tentation d'ajouter des informations ou des idées superflues. Enregistrez-les pour un autre e-mail.
- Utiliser des points de balle - Ceux - ci permettent à votre lecteur d'utiliser des indices visuels pour prendre en compte ce qui est important. Mais en cas de doute sur l'affichage des puces, utilisez des astérisques ou des traits d'union pour créer des puces.
08 Signer Email de manière appropriée
Si votre e-mail est par défaut une signature standard, assurez-vous qu'il est approprié pour l'e-mail que vous envoyez. Les signatures avec des déclarations politiques ou les noms et âges de vos enfants sont bien pour le courrier électronique personnel, mais pour le travail, utilisez une signature moins personnelle. Selon votre travail et votre employeur, vous pouvez toujours personnaliser votre signature électronique avec un devis. Choisissez quelque chose de non controversé. Si vous êtes à la recherche d'un emploi, utilisez votre signature pour donner les informations de contact appropriées sans devis ni personnalisation supplémentaire.
09 Relire / Repenser avant de frapper Envoyer
Vérifiez les fautes d'orthographe et de ponctuation avant d'appuyer sur Envoyer. Si vous trouvez une erreur dans un e-mail pour une application de travail, corrigez-la puis relisez-la avant de cliquer sur Envoyer. Mais aussi relu pour le contenu. Si votre courriel est long, réfléchissez à des façons de le rendre plus concis. Et si votre email est controversé ou a été écrit en colère, cliquez sur Enregistrer, pas envoyer. Revenez-y quelques heures ou un jour plus tard et voyez si vous voulez toujours l'envoyer.
Cela peut sembler beaucoup à faire avant d'envoyer un courriel, mais si vous envoyez des courriels efficaces et que vous organisez plus efficacement votre courriel, vous constaterez que vous avez réellement plus de temps, pas moins.