La communication est la clé lorsque vous voulez que les gens changent
Il n'existe aucune organisation dans laquelle les employés sont complètement satisfaits de la communication . La communication est l'un des problèmes les plus difficiles dans les organisations.
C'est un domaine qui est le plus souvent dénoncé par les employés lors des changements organisationnels et des opérations quotidiennes. La raison?
Une communication efficace nécessite quatre composantes qui interfonctionnent parfaitement pour créer une signification partagée, une définition favorite de la communication.
- L'individu qui envoie le message doit présenter le message clairement et en détail, et rayonner l' intégrité et l'authenticité.
- La personne recevant le message doit décider d'écouter, poser des questions pour plus de clarté et faire confiance à l'expéditeur du message.
- La méthode de livraison choisie doit correspondre aux circonstances et aux besoins de l'expéditeur et du destinataire.
- Le contenu du message doit résonner et se connecter, à un certain niveau, avec les croyances déjà tenues du récepteur. Il doit contenir les informations que l'employé veut entendre. Il doit répondre aux questions les plus chères et les plus aimées de l'employé.
- Avec tout cela en communication, il est étonnant que les organisations le fassent bien.
Les praticiens de la gestion du changement ont fourni un large éventail de suggestions sur la façon de bien communiquer lors de tout changement organisationnel.
Recommandations sur la communication pour une gestion efficace du changement
Développez un plan de communication écrit pour vous assurer que tout ce qui suit se produit dans le cadre de votre processus de gestion des modifications.
- Communiquez de manière cohérente, fréquente et à travers de multiples canaux, y compris la communication orale, écrite, vidéo, la formation, les groupes de discussion, les tableaux d'affichage, Intranets, et plus sur le changement.
- Communiquer tout ce qui est connu sur les changements, aussi rapidement que l'information est disponible. (Indiquez clairement que votre partialité est la communication instantanée, donc certains détails peuvent changer à une date ultérieure.) Dites aux gens que votre autre choix est de maintenir toutes les communications jusqu'à ce que vous soyez positif sur les décisions, objectifs et progrès. C'est désastreux dans la gestion efficace du changement.
- Donnez beaucoup de temps pour que les gens puissent poser des questions, demander des éclaircissements et donner leur avis. Si vous avez fait partie d'un scénario dans lequel un responsable présentait des modifications, sur des transparents, sur un grand groupe, puis a fui, vous savez quelles sont les mauvaises nouvelles pour l'intégration du changement. Les gens doivent se sentir impliqués dans le changement. L'implication crée un engagement - rien d'autre n'est aussi important au cours d'un processus de changement.
- Communiquer clairement la vision , la mission et les objectifs de l'effort de gestion du changement. Aider les gens à comprendre comment ces changements les affecteront personnellement. (Si vous ne contribuez pas à ce processus, les gens vont inventer leurs propres histoires, généralement plus négatives que la vérité.)
- Reconnaissez que la vraie communication est une conversation. C'est bidirectionnel, et une vraie discussion doit en résulter. Ça ne peut pas être juste une présentation.
- Les responsables du changement ou les sponsors doivent passer du temps à converser en tête-à-tête ou en petits groupes avec les personnes qui sont censées apporter les changements.
- Communiquer les raisons des changements de telle sorte que les gens comprennent le contexte, le but et le besoin. Les praticiens ont appelé cela: «construire un cadre conceptuel mémorable» et «créer un cadre théorique pour étayer le changement».
- Fournissez des réponses aux questions seulement si vous connaissez la réponse. Les leaders détruisent leur crédibilité quand ils fournissent des informations incorrectes ou semblent trébucher ou se tromper en fournissant une réponse. Il est préférable de dire que vous ne savez pas, et que vous allez essayer de le savoir.
- Les dirigeants ont besoin d'écouter. Évitez les attitudes défensives, les excuses et les réponses trop rapides. Agissez avec prévenance.
- Faire en sorte que les leaders et les commanditaires changent, chaque jour lorsque c'est possible, pour se mêler aux autres sur le lieu de travail.
- Tenez des ateliers et des forums interactifs dans lesquels tous les employés peuvent explorer les changements ensemble tout en apprenant davantage. Utiliser la formation comme une forme de communication interactive et comme une opportunité pour les gens d'explorer en toute sécurité de nouveaux comportements et de nouvelles idées sur le changement et la gestion du changement. Tous les niveaux de l'organisation doivent participer aux mêmes sessions.
- La communication devrait être proactive. Si la rumeur est déjà en action, l'organisation a attendu trop longtemps pour communiquer.
- Fournir des opportunités pour que les gens se mettent en réseau les uns avec les autres, à la fois formellement et informellement, pour partager des idées sur le changement et la gestion du changement.
- Examiner publiquement les mesures en place pour consigner les progrès dans la gestion du changement et les efforts de changement.
- Faire connaître les récompenses et la reconnaissance des approches et des réalisations positives dans les changements et la gestion du changement. Célébrez chaque petite victoire publiquement.
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