Comment rester en contrôle de vos réunions d'affaires

Rencontrer des stratégies pour traiter les questions des employés

Les réunions d'affaires peuvent se poursuivre indéfiniment si vous ouvrez le plancher pour répondre aux questions des employés si vous n'établissez pas les paramètres depuis le début et gardez le contrôle du plancher. Le dicton «il y en a un dans chaque foule» s'applique bien dans le contexte des réunions d'affaires, car les employés mécontents sont souvent plus disposés à s'exprimer en groupe. Tout ce qu'il faut, c'est un commentaire ou une question négative pour que les autres commencent à se mettre d'accord.

Mais l'inverse peut aussi être vrai: entamer une conversation positive et inviter d'autres personnes à se joindre à nous, et le résultat peut être une rencontre fructueuse, tout le monde s'éloignant en pensant que la réunion valait la peine.

L'une des plus grandes plaintes au sujet des réunions d'affaires est qu'elles sont souvent inutiles et gaspillent un temps de travail précieux. Assurez-vous d'indiquer clairement le but de votre réunion , de fixer à l'avance le temps que vous consacrerez à la réunion (ainsi que toute discussion ouverte), puis de vous en tenir aux sujets de la réunion et à la durée prévue. Vous pourriez également vouloir rendre les réunions plus intéressantes avec un brise-glace ou une activité d'échauffement .

Voici des stratégies pour traiter avec les employés qui posent des questions pendant les réunions auxquelles vous ne voulez pas répondre tout de suite, ou que vous ne voulez pas aborder à n'importe quel moment pendant une réunion.

Quand agir sur une question immédiatement

Si une question arrive à point nommé et que vous estimez qu'elle devrait être traitée, répondez-y immédiatement, mais brièvement, puis faites en sorte que vous répondiez à d'autres questions à la fin de la réunion si vous avez le temps.

Soutenez votre déclaration que vous vous déplacez avec le langage corporel. Regardez vos notes ou tournez-vous pour faire face à un tableau blanc, etc. En brisant le contact visuel momentanément, vous montrez que vous êtes en mouvement. Si vous regardez dans le public (en particulier avec les sourcils levés) vous pouvez envoyer un signal que vous laissez une ouverture pour plus de questions.

Si le public est négatif ou hostile, reconnaissez leurs préoccupations, mais seulement indirectement. Prenez un moment pour expliquer que vous comprenez et partagez leurs préoccupations, mais si vous êtes trop loin du sujet, rien ne sera accompli. Suggérez aux personnes d'écrire leurs questions pour plus tard, ou organisez une réunion privée pour discuter de leurs préoccupations plus en détail.

Répondre à une seule question est pratique car:

• Permet à un détenteur de réunion d'aborder quelque chose auquel il n'a peut-être pas pensé;
• Il envoie un message que vous écoutez votre auditoire;
• En prenant une seule question, vous envoyez également le message que vous êtes toujours en contrôle de la réunion, mais attention à ce que les participants pensent.

Comment différer différemment une question

Si la question posée sera abordée plus tard au cours de la réunion, dites: «C'est une bonne question et nous en parlerons bientôt.

Si la question posée est hors sujet et ne sera pas abordée lors de la réunion, donnez une série d'instructions spécifiques pour la résolution. Si vous refusez simplement de répondre à une question ou de porter un jugement, «ce n'est pas le but de cette réunion», vous risquez d'envoyer le mauvais message à vos employés: la direction s'en fiche.

Une autre façon de différer les questions qui ne seront pas abordées lors de la réunion est de demander à la personne de vous rencontrer (ou un autre membre approprié de la direction) en privé pour discuter de leurs préoccupations plus en détail.

Vous pourriez même suggérer (le cas échéant) que la question est suffisamment importante pour justifier l'examen d'une réunion distincte à une date ultérieure.

Différer une question est utile parce que:

• Dans un environnement de travail informel, les employés peuvent se sentir trop libres de dire ce qu'ils pensent et peuvent prendre le contrôle d'une réunion.
• La plupart des employés mécontents ou mécontents veulent être entendus plus que toute autre chose. En leur donnant une caisse de résonance au bon moment et au bon moment, vous éviterez que les petits problèmes ne deviennent de plus gros problèmes; et
• Les employés ont besoin et répondent à un bon leadership. Si la direction maintient le contrôle d'une manière juste et équilibrée, elle envoie le message aux employés que la direction est à l'écoute, mais elle doit établir des limites appropriées.