5 façons de suivre votre projet sans utiliser les diagrammes de Gantt
Ce n'est pas le seul défi que les diagrammes de Gantt présentent.
Les données dans un diagramme de Gantt nécessitent généralement un logiciel spécial pour la visualisation et l'édition, et leur impression est presque toujours un défi. De plus, parfois, vous ne voulez vous concentrer que sur une petite partie d'un projet sans être submergé par toutes les informations supplémentaires.
Bien que les diagrammes de Gantt soient une excellente solution, ils ne sont pas les seuls. Lorsque vous avez besoin de regarder un plus petit échantillon de l'information, ou vous devez présenter une version simplifiée ou une partie de l'information dans une situation où un diagramme de Gantt ne serait pas pratique, voici cinq alternatives que vous pourriez utiliser à la place.
Listes de tâches
Tout le monde dans le milieu des affaires devrait être familier et à l'aise avec une liste de tâches de base. En fait, l'organisation est l'une des compétences les plus importantes pour un chef de projet .
Une liste de tâches porte la liste des choses à faire au niveau suivant. Avec une liste de tâches, vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires pour indiquer qui effectuera chaque tâche, le statut de la tâche, les dates de début et de fin et la probabilité que la tâche soit terminée à temps.
Vous pouvez même ajouter des cases à cocher pour les membres de votre équipe pour vérifier que les éléments sont terminés.
Des feuilles de calcul
Un graphique simplifié sur une feuille de calcul est une autre alternative. Vous pouvez toujours lister les tâches sur le côté gauche, et vous pouvez toujours afficher les barres d'ombrage pour indiquer votre niveau de progression et les dates de début et de fin estimées pour les tâches.
Toutefois, les feuilles de calcul peuvent prendre beaucoup de temps à mettre à jour et à mettre à jour. Vous ne souhaiterez donc pas les utiliser comme solution de gestion de projet complète. Toutefois, pour un rapport ponctuel simple pour un client ou un gestionnaire, une feuille de calcul simplifiée peut présenter visuellement le projet d'une manière qui est
facile à expliquer et à comprendre. C'est aussi une bonne option pour suivre les progrès du projet.
Diagrammes de flux
Les diagrammes de flux ou les diagrammes de réseau montrent les tâches du projet dans l'ordre dans lequel elles doivent être complétées. Les diagrammes de flux peuvent être aussi simples ou complexes que vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez ou ne souhaitez pas lister des informations telles que la date de début et de fin de chaque étape, le numéro d'identification de la tâche ou
l'emplacement. Gardez à l'esprit que l'ajout de trop d'informations peut rendre ces graphiques difficiles à lire.
Alors que beaucoup de gens trouvent les diagrammes de flux plus faciles à lire et à comprendre que les diagrammes de Gantt, les rendre peut être un problème. De plus, ils sont souvent inappropriés pour des problèmes importants et complexes. Les organigrammes sont les meilleurs pour présenter des projets simples avec des tâches qui progressent naturellement d'un à
le prochain, mais ne devrait pas être utilisé comme un outil à long terme ou pour des projets trop complexes.
Tableaux Kanban
Votre projet comporte-t-il un grand nombre d'étapes qui ne doivent pas nécessairement être effectuées dans un ordre séquentiel?
Avez-vous plusieurs personnes travaillant sur le même projet ou les tâches sont-elles mises à jour fréquemment? Si oui, Kanban peut vous offrir la solution idéale. (En savoir plus sur le fonctionnement de Kanban dans la gestion de projet .)
Avec un tableau Kanban, chaque tâche de projet est écrite sur une note autocollante et placée dans la colonne appropriée, par exemple «à faire», «en cours» ou «terminé». Au fur et à mesure que chaque tâche est terminée, la note adhésive correspondante est déplacée sur le tableau jusqu'à ce que toutes les notes soient dans la colonne «terminé».
Ce système organisationnel est très facile à comprendre et à modifier rapidement, mais il n'est pas très portable, et vous devrez faire attention à ce qu'aucune des notes ne tombe et ne soit perdue.
Rapports d'état
Les diagrammes de Gantt sont d'excellents outils pour suivre vos projets, pas nécessairement pour les communiquer. Si tout ce que vous avez à faire est de communiquer vos progrès avec un client, votre sponsor du projet ou d'autres membres de l'équipe, un rapport de situation peut être votre meilleure option.
De plus, de nombreux logiciels de gestion de projet créeront des rapports d'état simplifiés et faciles à comprendre en quelques clics de souris, vous permettant ainsi d'économiser temps et énergie.
Les diagrammes de Gantt sont très pratiques pour suivre toutes les tâches qui entrent dans un grand projet, mais ils ne sont pas toujours les meilleurs pour communiquer cette information avec d'autres, particulièrement ceux qui n'ont pas l'habitude de les lire.
Vous avez plusieurs autres alternatives. Essayez l'une de ces cinq alternatives de diagramme de Gantt vous-même. Vous pourriez être agréablement surpris par combien de temps vous pouvez économiser.