1. Attention à vos manières
Même dans un monde où nous nous efforçons de faire avancer les choses le plus rapidement possible afin de passer à la tâche suivante, prenez le temps d'utiliser les bonnes manières dans votre courriel.
Ne négligez pas de dire "s'il vous plaît" et "merci".
Lorsque vous vous adressez à des personnes que vous ne connaissez pas du tout ou avec lesquelles vous n'avez qu'une relation formelle, adressez-les par leur titre et leur nom de famille, à moins qu'elles ne vous aient demandé de faire autrement. Par exemple, dites "Cher Monsieur White" ou "Chère Madame Grey". Si vous répondez à un e-mail et que l'expéditeur du message d'origine l'a signé avec son prénom seulement, vous pouvez donc supposer qu'il est acceptable de les traiter de la même manière.
2. Regardez votre ton
Tone est la façon dont vous, en tant qu'écrivain, pouvez exprimer votre attitude dans un message électronique. Cela influence la manière dont il est reçu. Vous voulez généralement vous assurer de rencontrer le destinataire comme respectueux, amical et accessible. Vous ne voulez pas paraître brusque ou exigeant. Relisez votre message plusieurs fois avant de cliquer sur Envoyer.
Lorsque vous écrivez à quelqu'un avec qui vous avez déjà communiqué, commencez par dire quelque chose d'amical comme «J'espère que vous allez bien». Même si les emojis peuvent vous aider à transmettre le ton plus facilement, évitez de les utiliser dans les courriels professionnels à moins d'écrire à quelqu'un avec qui vous avez une relation très informelle.
Ne les utilisez jamais lorsque vous écrivez à un employeur éventuel.
Il est toujours considéré comme mauvaise étiquette électronique pour écrire un e-mail ou une partie d'un en majuscules. Cela vous donnera l'air de crier.
3. Soyez concis
Les gens occupés n'ont ni le temps ni l'envie de passer plus d'une minute à lire un courriel individuel.
Si vous voulez permettre à votre destinataire de lire votre message rapidement et de le comprendre, vous devez le garder bref.
Ne pas omettre les détails pertinents, cependant. Assurez-vous que votre message exprime clairement votre raison de l'écrire en premier lieu. Personne n'économise du temps si vous finissez par avoir un va-et-vient pendant que vous essayez d'expliquer les détails que vous avez omis.
4. Évitez d'utiliser des abréviations textuelles
Même si vous voulez gagner du temps, vous ne devriez pas utiliser les abréviations de texte dans votre courriel professionnel. Si vous envoyez beaucoup de texte, comme beaucoup de gens, vous pouvez avoir l'habitude d'utiliser une sorte de raccourci pour parler à vos amis. Par exemple, vous pouvez utiliser «u», «ur» et «plz» au lieu de «vous», «votre» et «s'il vous plaît». Ces abréviations n'ont pas leur place dans la correspondance d'affaires, à moins que le destinataire soit une personne avec qui vous avez une relation occasionnelle.
5. Utilisez une adresse e-mail professionnelle
Pour les messages liés à votre emploi actuel, utilisez toujours l'adresse électronique que votre employeur vous a assignée. Toutefois, vous ne devez jamais l'utiliser pour envoyer des messages sans rapport avec votre travail, par exemple si vous en recherchez un nouveau. Utilisez un compte de messagerie personnel à la place.
Si vous ne possédez pas de compte personnel, par exemple, celui fourni par votre fournisseur d'accès Internet lorsque vous vous êtes inscrit au service, obtenez un compte de messagerie gratuit.
Utilisez Gmail ou un autre service pour configurer une adresse professionnelle. N'utilisez rien de stupide ou de suggestif. Votre prénom, votre nom de famille ou votre nom complet sont des choix appropriés.
6. N'oubliez pas l'orthographe et le nombre de grammaires
Il est impératif que vous relutiez soigneusement votre courrier électronique. Ne négligez jamais cette étape critique, peu importe comment vous êtes occupé. Les choses que vous voulez être attentif sont l'orthographe correcte et la grammaire correcte. En plus d'orthographier correctement les mots courants, vous souhaitez également épeler correctement les noms des personnes, y compris celui de votre destinataire et le nom de son entreprise.
Faites attention à ne pas trop compter sur les vérificateurs d'orthographe. Ils peuvent ne pas remarquer les fautes d'orthographe des mots lorsqu'ils sont utilisés de manière incorrecte. Par exemple, un vérificateur d'orthographe n'indiquera pas le mot «à» dans la phrase «J'ai des questions à vous poser», même si, dans ce contexte, il devrait être «deux». Vérifiez les orthographes dont vous n'êtes pas sûr en utilisant un dictionnaire en ligne gratuit comme Merriam-Webster.