Les applications de vidéoconférence en ligne telles que Zoom, WebEx, Skype et GoToMeeting sont d'excellents outils qui permettent à ceux qui travaillent à domicile de rencontrer virtuellement des collaborateurs et des collègues. Il permet de prendre des décisions en temps réel et d'établir un rapport personnel avec ses collègues en même temps. Et toute cette collaboration professionnelle permet à ceux d'entre nous qui cherchent un équilibre travail-vie personnelle de le trouver plus facilement.
Oui, ces outils en ligne sont vraiment géniaux, en fait, jusqu'à ce qu'ils ne le soient pas.
Alors que les réunions avec ces outils peuvent être des moyens efficaces et efficaces pour rassembler les gens, il y a quelques récits édifiant. Prenons, par exemple, la femme qui manucurait ses ongles lors d'une réunion ... alors qu'à son insu, elle était projetée sur un écran mural dans les autres lieux de la société à travers le monde. Et puis il y avait le gars qui travaillait de la maison et visible dans une réunion seulement de la poitrine vers le haut. Il portait une belle chemise Oxford. L'hilarité s'est toutefois assurée lorsqu'il s'est levé de sa chaise pour récupérer un livre. Il portait seulement des boxers sous l'Oxford.
Malgré ces snafus, les réunions virtuelles prennent leur essor dans le monde de l'entreprise - ce que ceux d'entre nous qui travaillent à la maison apprécient vraiment. Les progrès technologiques, combinés à la volonté de plus d'entreprises de permettre aux employés de travailler au moins une partie de leur temps à la maison, ont fait de la vidéoconférence en ligne un moyen précieux et rentable pour les travailleurs de collaborer.
Mais il y a aussi un côté obscur associé à ce type de réunion, qui peut aller de l'hystérique direct à l'abjectement humiliant au licenciement rapide de l'entreprise. Si vous avez besoin de participer à ces réunions, voici quelques points à garder à l'esprit.
01 Gaffes vidéo et vidéo
Vous pourriez penser que cela n'a pas besoin d'être dit, mais si vous êtes dans une pièce pleine de monde, et que vous êtes engagé dans une vidéoconférence avec d'autres salles éloignées, et que vous êtes en face de votre groupe, donc au centre de la prise de vue, ce n'est pas un bon moment pour une manucure. N'oublie pas où tu es. Vous êtes dans une réunion de travail. Ayez du respect pour vos collègues et votre entreprise.
Quelque part sur toutes les applications de vidéoconférence, il existe un moyen de couper votre audio afin que vous ne puissiez pas être entendu. Devenez intimement conscient de l'emplacement de ce bouton et de pouvoir cliquer dessus à la vitesse de la lumière.
Une fois dans une réunion d'appel de vidéoconférence il n'y a pas si longtemps que le vice-président de l'entreprise tenait sur ceci et cela, cloche comme une cloche, une femme qui était sur l'appel a dit: «Ce gars ne sait pas ## dont il parle. Il est un tel @ @ # @ %%. "Avec près de 200 personnes sur l'appel, le silence était une division de l'oreille. Peu de temps après, cette femme a été séparée de la compagnie. Leçon du jour: Le bouton muet est votre ami.
02 Problèmes familiaux
Bien sûr, un bébé qui pleure entendu dans une conférence téléphonique est un problème. Cela est évident. Mais qu'en est-il de l'épouse jurée en arrière-plan ou du tout-petit nu qui traverse votre bureau pendant une conversation vidéo? Si vous essayez de faire preuve de professionnalisme pendant que vous travaillez à la maison, cela va vous nuire énormément! Assurez-vous que votre famille connaît (et adhère à) vos règles de base du travail à domicile.
03 Problèmes d'animaux de compagnie
Qui n'aime pas Rover? Les gens avec qui vous tenez une vidéoconférence et qui doivent l'écouter aboyer. Même chose pour Kitty qui roule sur le clavier que vous tapez dans le chat!
À moins qu'il y ait un très petit groupe dans la réunion et que vous ayez atteint un haut niveau de confiance avec ces personnes, ce n'est pas une bonne idée de mettre votre Shih tzu sur vous, vous êtes dans une réunion de travail!
Un bureau à domicile devrait toujours avoir une porte afin que vous puissiez exclure les animaux domestiques et autres distractions potentielles lors de réunions vidéo et de bonnes réunions téléphoniques à l'ancienne. Ceci est également utile si votre réunion coïncide avec le moment le plus heureux de la journée du chien ... l'arrivée du facteur.
04 Partage d'écran Snafus
De nombreux systèmes de visioconférence vous permettent de partager votre écran avec d'autres participants à la réunion. Cela vous permet d'ouvrir cette feuille de calcul sur laquelle vous avez travaillé toute la semaine et de la partager avec les membres de votre équipe afin qu'ils puissent voir (a) que vous savez vraiment de quoi vous parlez en ce qui concerne ce projet et (b) vous êtes un grand accomplisseur parce que vous avez maîtrisé la capacité de partager votre écran.
Mais ne devance pas toi-même. Si vous avez l'impression, avant une réunion vidéo, que vous devez partager votre écran, n'oubliez pas que votre écran sera visible par tous avant d'ouvrir cette feuille de calcul. Ce ne serait pas optimal, par exemple, si vous commenciez à partager votre écran et que tout le monde, y compris votre patron, voyait que vous étiez en train de vérifier la dernière vente en ligne chez Bed Bath & Beyond ou pire encore d'écrire une lettre de motivation!
05 Etiquette de chat
Le chat en ligne est rapide et accrocheur et amusant. Qu'est ce qui pourrait aller mal? Eh bien ... en ce qui concerne la vidéoconférence, le chat peut devenir un trou de lapin, une ruelle numérique qui attire l'attention de la réunion proprement dite. Zoom, une solution de réunion virtuelle populaire, a une fonction de chat agréable qui peut être utile. Les messages de chat tels que «J'ai perdu l'audio» ou «Y a-t-il un lien vers la présentation?» Sont de bonnes questions car ils peuvent alerter un organisateur de réunion qu'il peut y avoir un problème technique ou qu'il est nécessaire largement.
Mais ce type de discussion en cours de réunion - surtout quand il y a des dizaines de personnes à la réunion - peut être très distrayant. Rappelez-vous que tout le monde voit ces discussions hors-sujet telles que «Que faites-vous pour le déjeuner aujourd'hui, je meurs de faim» ou «Vous êtes le chien est le CUTEST!"
06 The Upshot: utilisez votre bon sens
Comme avec la plupart des technologies, la vidéoconférence en ligne est un outil merveilleux qui stimule l'engagement des entreprises et permet aux personnes travaillant à l'extérieur du bureau traditionnel d'apporter une contribution importante à l'équipe du lieu de travail.
Mais comme avec la plupart des technologies, les utilisateurs ont besoin d'une notion forte et sensée de ce qui est et ce qui n'est pas approprié dans les réunions de vidéoconférence. Il y a plusieurs lunes, mon premier patron avait ce petit conseil concernant le courrier électronique : «Si vous n'écriviez pas votre message sur une carte postale à votre mère, vous ne devriez probablement pas l'envoyer dans un e-mail. vidéoconférence, ce genre de bon sens est toujours un très bon conseil.